高校職能部門網(wǎng)絡(luò)工作日志系統(tǒng)建設(shè)研究

任旭林，齊琳琳，盧 博

（西南財經(jīng)大學(xué)，四川 成都 611130）

工作日志最早出現(xiàn)在航海行業(yè)，是一種工作人員如實(shí)客觀、定期定向?qū)θ粘９ぷ鲀?nèi)容所做的記錄文本。現(xiàn)代企事業(yè)在一定范圍內(nèi)使用工作日志形式，作為員工工作行為表現(xiàn)評估的主要依據(jù)，由于主要沿用基于紙質(zhì)文本記錄形式，實(shí)施難度比較大，效果不佳。[1]新型網(wǎng)絡(luò)工作日志系統(tǒng)很大程度上避免了傳統(tǒng)日志記錄的缺陷，一些政府部門嘗試并逐漸推廣網(wǎng)絡(luò)工作日志平臺，取得積極進(jìn)展。[2]但還需要進(jìn)一步構(gòu)建和完善日志功能模塊，使之形成強(qiáng)大的具有系統(tǒng)性和集成性的行政效能建設(shè)平臺。

為進(jìn)一步貫徹落實(shí) 《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》對信息化建設(shè)的要求，本文運(yùn)用戰(zhàn)略人力資源管理理論，結(jié)合高校行政運(yùn)行機(jī)制，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作日志系統(tǒng)（daily network records system，DNRS），主要依托信息化平臺，將傳統(tǒng)工作日志“記錄內(nèi)容”轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化、模塊化的日志登錄、傳遞、發(fā)布、反饋和評價以及信息集成為一體的內(nèi)部綜合管理平臺，適用于高校職能部門行政效能建設(shè)，作為高校戰(zhàn)略性人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的重要支撐，也可以為其他行業(yè)效能建設(shè)與內(nèi)部管理提供借鑒。[3]

一、網(wǎng)絡(luò)工作日志系統(tǒng)主要特點(diǎn)

DNRS與傳統(tǒng)紙質(zhì)工作日志分析存在本質(zhì)差異，主要表現(xiàn)在由靜態(tài)性轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)性、延時性轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時性、單向性轉(zhuǎn)變?yōu)榻换バ浴⒎稚⑿赞D(zhuǎn)變?yōu)榧尚裕w現(xiàn)出新時期高校無紙化、高效、簡捷辦公理念，有效克服工作懈怠，提升高校行政效能。

1.動態(tài)性。傳統(tǒng)工作日志一般按照自然時間記錄事件發(fā)生發(fā)展，較少對歷史記錄進(jìn)行回顧，缺乏對現(xiàn)有任務(wù)的階段性分析與總結(jié)。DNRS能夠隨時與任務(wù)進(jìn)度表進(jìn)行核對，評估任務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，根據(jù)發(fā)展需要適時調(diào)整工作要求，并能對發(fā)展情況做出判斷和預(yù)測。

2.實(shí)時性。傳統(tǒng)工作日志通常按月、季度或年度呈交相關(guān)部門查閱，員工的業(yè)務(wù)心得、工作感想往往不能及時與上級溝通。DNRS能夠保證員工實(shí)時將工作進(jìn)展、存在問題、改進(jìn)意見以及業(yè)務(wù)體會登錄系統(tǒng)。上級即使處于非辦公環(huán)境，也能夠動態(tài)查詢員工工作狀態(tài)，即時給予指導(dǎo)意見和建議。

3.交互性。傳統(tǒng)工作日志僅限于員工與直接上級之間的交流，對其他同事的工作業(yè)務(wù)情況不甚了解，更談不上跨部門任務(wù)交流。DNRS提供查詢功能和公共討論空間，為跨崗位、跨部門工作交流、典型業(yè)務(wù)分析提供強(qiáng)大的互動平臺；通過優(yōu)秀日志模塊，分享成功或失敗經(jīng)驗，促進(jìn)員工之間相互交流、理解和支持。

4.集成性。傳統(tǒng)工作日志主要供員工本人記錄工作狀況和體會，缺乏結(jié)構(gòu)化、條理性和提煉度。DNRS有助于員工按照規(guī)定要求詳細(xì)整理工作情況，有助于部門整合所屬員工的工作日志，系統(tǒng)分析本部門工作成效、經(jīng)驗教訓(xùn)和改進(jìn)意見；有助于學(xué)校集合各部門的工作日志，全面分析戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)程度、重要工作進(jìn)展?fàn)顟B(tài)、協(xié)同任務(wù)執(zhí)行情況等，為學(xué)校重大工作決策和部署提供重要參考。

二、網(wǎng)絡(luò)工作日志系統(tǒng)主要架構(gòu)與模塊功能設(shè)計

主要包括部門任務(wù)子系統(tǒng)、員工任務(wù)子系統(tǒng)和管理者任務(wù)子系統(tǒng)以及任務(wù)交互子系統(tǒng)。

1.部門任務(wù)子系統(tǒng)

高校職能部門緊緊圍繞學(xué)校發(fā)展大局推進(jìn)工作，代表學(xué)校履行行政職能，是學(xué)校工作的具體踐行者和落實(shí)者。

圖1 部門任務(wù)子系統(tǒng)

（1）學(xué)校任務(wù)模塊。主要包括發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和年度工作要點(diǎn)，也可以呈現(xiàn)學(xué)校日常重要動態(tài)信息。發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃是一所大學(xué)的行動綱領(lǐng)，可以分為長期、中期和短期目標(biāo)。長期規(guī)劃主要展現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的使命和宏偉藍(lán)圖，表達(dá)學(xué)校發(fā)展的基本路線、原則與綱領(lǐng)；中期規(guī)劃是學(xué)校制定的階段性目標(biāo)，是長期規(guī)劃的具體反映，一般為五年，通常和國家每五年規(guī)劃編制保持一致；短期目標(biāo)通常為一年或者稍長一段時間，主要為年度工作計劃或者解決某項重大專題任務(wù)。學(xué)校任務(wù)模塊主要向各個部門傳遞方向性思路，起到指導(dǎo)工作作用，便于各職能部門查閱、了解和落實(shí)相關(guān)要求。

（2）部門任務(wù)模塊。主要包括部門工作職能、工作計劃和崗位設(shè)置等情況。部門工作職能比較詳細(xì)地界定工作邊界和范圍，明確其責(zé)權(quán)利，具體落實(shí)學(xué)校各項任務(wù)；部門工作計劃通常為年度工作要點(diǎn)，主要是本部門分解學(xué)校年度要點(diǎn)并采取相應(yīng)行動措施；部門崗位設(shè)置主要為各崗位的主要職責(zé)、承辦業(yè)務(wù)、辦事流程和人員簡介等。

（3）部門協(xié)同模塊。主要包括跨部門職能查詢和任務(wù)協(xié)同部門工作分解等。跨部門職能查詢有助于快速了解業(yè)務(wù)相關(guān)部門的工作計劃、崗位設(shè)置和工作進(jìn)展等，了解學(xué)校整體工作分解和落實(shí)情況；任務(wù)協(xié)同部門工作分解主要查詢某項重大任務(wù)的牽頭部門、參與部門的工作進(jìn)展情況，有利于推進(jìn)本部門工作，實(shí)時分享任務(wù)協(xié)同進(jìn)展?fàn)顩r和相關(guān)信息。

2.員工任務(wù)子系統(tǒng)

員工是學(xué)校、部門各項任務(wù)的直接實(shí)施者和執(zhí)行者，直接和廣大師生員工發(fā)生工作聯(lián)系的人員，需要強(qiáng)化任務(wù)導(dǎo)向，總結(jié)工作業(yè)務(wù)，改進(jìn)工作方式，提高工作能力和服務(wù)質(zhì)量。

圖2 員工任務(wù)子系統(tǒng)

（1）個人任務(wù)模塊。主要包括崗位工作職責(zé)和崗位工作要點(diǎn)。崗位工作職責(zé)主要根據(jù)部門工作職能進(jìn)行分解和確定，包括崗位主要職責(zé)、工作方式、聯(lián)系部門、素質(zhì)要求等。崗位工作要點(diǎn)主要是對部門年度工作要點(diǎn)的細(xì)化和落實(shí)，明確承擔(dān)的具體工作業(yè)務(wù)內(nèi)容。

（2）工作日志模塊。主要包括日志撰寫、周志分析和上級反饋等，是DNRS原始資料儲存和關(guān)鍵數(shù)據(jù)庫，是系統(tǒng)的核心要件。日志撰寫主要為員工整理當(dāng)天工作情況，主要做了哪些工作、完成程度怎樣、與哪些人發(fā)生工作聯(lián)系、存在哪些問題、有哪些建議以及提前完成的、未完成的、延期的任務(wù)情況說明等。同時，網(wǎng)絡(luò)工作日志還可以記錄典型業(yè)務(wù)案例的分析與處理過程，甚至還可以記錄讀書、講座和生活中的感悟與體會等。周志分析主要為回顧本周工作內(nèi)容、重要工作階段性進(jìn)展、反思工作存在問題以及工作展望等。上級反饋主要指員工的直接負(fù)責(zé)人對其工作表現(xiàn)行為進(jìn)行綜合評價，肯定成績、指出工作不足，并提出改進(jìn)意見和建議等。上級反饋根據(jù)任務(wù)進(jìn)度要求，可以當(dāng)天反饋或者階段性反饋，及時給予指導(dǎo)，建立建全工作動態(tài)監(jiān)控與實(shí)時反饋機(jī)制。另外，員工還可以查詢同事的優(yōu)秀工作日志，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)工作經(jīng)驗、問題解決方式以及提出合理建議等。

3.管理者任務(wù)子系統(tǒng)

管理者是部門的領(lǐng)導(dǎo)者和組織者，也是部門業(yè)務(wù)的直接推動者和實(shí)踐者；同時，承擔(dān)跨部門相關(guān)業(yè)務(wù)合作與交流，協(xié)同推進(jìn)學(xué)校重大工作任務(wù)。

圖3 管理者任務(wù)子系統(tǒng)

（1）日志處理模塊。主要包括員工日志（周志）查詢、員工日志（周志）反饋和優(yōu)秀日志（周志）報送等。日志查詢主要指管理者根據(jù)工作需要，實(shí)時查詢員工工作進(jìn)展情況、了解工作動態(tài)信息以及工作困難，便于及時解決業(yè)務(wù)難點(diǎn)。日志反饋與員工任務(wù)子系統(tǒng)中的上級反饋內(nèi)容相同，管理者督促工作推進(jìn)，并錄入相關(guān)意見和建議，便于員工及時了解工作質(zhì)量評估意見。優(yōu)秀日志報送主要為管理者結(jié)合本單位工作實(shí)際，選擇具有典型性、示范性、可推廣的工作日志，傳遞至公共系統(tǒng)，由DNRS建設(shè)的主管部門進(jìn)行審核、篩選和評估。

（2）分析安排模塊。主要包括分管（主管）業(yè)務(wù)周志分析和業(yè)務(wù)工作安排等。周志分析主要為管理者根據(jù)分管崗位員工的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行總結(jié)，檢查各崗位員工任務(wù)落實(shí)情況，總結(jié)業(yè)務(wù)取得的進(jìn)展、存在的問題和改進(jìn)工作的思路等。業(yè)務(wù)工作安排主要為管理者根據(jù)學(xué)校、部門近期工作計劃，結(jié)合自己的分管業(yè)務(wù)，將分解的工作計劃和工作要求傳遞至相關(guān)崗位員工。業(yè)務(wù)工作安排一般每周布置一次，也可以根據(jù)臨時任務(wù)要求及時布置。

4.任務(wù)交互子系統(tǒng)

設(shè)計該系統(tǒng)有兩個因素：一是DNRS需要實(shí)時進(jìn)行數(shù)據(jù)交換處理，涉及管理權(quán)限、公共互動等內(nèi)容；二是提升多業(yè)務(wù)并行加工能力。高校處于快速發(fā)展階段，許多固有的工作業(yè)務(wù)和流程逐漸精簡、合并和重組，傳統(tǒng)串行處理的工作流程逐漸減少，新的協(xié)同任務(wù)大量增加，比如學(xué)科群建設(shè)、隊伍建設(shè)、教學(xué)改革、社會服務(wù)重大項目等，需要多部門共同參與合作。通過任務(wù)交互系統(tǒng)，有助于降低會議協(xié)商的時間成本，避免多源信息傳遞沖突，實(shí)時全面掌握交互任務(wù)最新進(jìn)展。

圖4 任務(wù)交互子系統(tǒng)

（1）公共互動模塊。主要分為三個層面：學(xué)校、部門和員工。學(xué)校層面主要是制定網(wǎng)絡(luò)工作日志管理制度，包括審核制度、評估制度和應(yīng)用制度等，并將工作日志運(yùn)行狀況與評估結(jié)果定期公布。部門層面主要為部門工作日志集成，總結(jié)部門工作的進(jìn)展、思路與問題等。員工層面主要為員工優(yōu)秀工作日志共享，這部分與員工任務(wù)子系統(tǒng)中日志共享內(nèi)容相同，可以發(fā)表工作業(yè)務(wù)討論主題、分享學(xué)習(xí)體會和經(jīng)驗等。

（2）部門協(xié)同模塊。該模塊功能與部門任務(wù)子系統(tǒng)中的部門協(xié)同模塊內(nèi)容類似，不僅包含業(yè)務(wù)相關(guān)部門情況，還包括全校各單位部門協(xié)同任務(wù)整體狀況，尤其是學(xué)校當(dāng)前重點(diǎn)工作任務(wù)的進(jìn)度跟蹤、狀況分析以及未來展望等。

（3）權(quán)限管理模塊。主要包括查閱、審核、反饋、評估等權(quán)限層級，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠通過系統(tǒng)實(shí)時了解各單位工作總體狀態(tài)，知曉工作新進(jìn)展、新問題和新對策；系統(tǒng)主管部門有權(quán)查詢各部門工作日志，整理、分析和撰寫工作任務(wù)進(jìn)展報告，為學(xué)校制定相關(guān)政策提供參考和依據(jù)；某些部門由于業(yè)務(wù)的需要，也可以向主管部門申請高級權(quán)限等。

（4）任務(wù)交互功能。員工任務(wù)子系統(tǒng)、部門任務(wù)子系統(tǒng)和管理者任務(wù)子系統(tǒng)之間的信息需要實(shí)時并行加工、多任務(wù)協(xié)同處理，保障各任務(wù)系統(tǒng)之間無障礙協(xié)作，實(shí)現(xiàn)實(shí)時動態(tài)互動。

三、網(wǎng)絡(luò)工作日志系統(tǒng)與高校行政效能建設(shè)的關(guān)系

DNRS是集學(xué)校行政事務(wù)、工作方式、動態(tài)評估與學(xué)習(xí)成長于一體的平臺，充分利用系統(tǒng)功能，能夠有效分析行政投入與產(chǎn)出之間關(guān)系，切實(shí)改進(jìn)職能部門工作作風(fēng)、提升工作質(zhì)量、服務(wù)學(xué)校發(fā)展。

1.健全行政系統(tǒng)立體溝通機(jī)制

DNRS有效實(shí)現(xiàn)“自上而下”和“自下而上”以及“縱橫協(xié)同”的多向加工方式，形成“員工—部門—學(xué)校”的全方位立體溝通網(wǎng)絡(luò)。“自上而下”是學(xué)校工作計劃逐級分解，通過DNRS具體傳遞至相關(guān)職能部門；職能部門根據(jù)崗位性質(zhì)，細(xì)化到具體崗位和經(jīng)辦人員。“自下而上”是每位員工的工作完成情況與部門工作總體狀況以及跨部門協(xié)同任務(wù)進(jìn)展情況，通過DNRS進(jìn)行信息互動和傳遞，有利于學(xué)校直接掌握各項工作的整體推進(jìn)狀況。“縱橫協(xié)同”是學(xué)校對相關(guān)職能部門的工作要求，通過DNRS分解到牽頭單位和協(xié)作單位，提出具體工作內(nèi)容和時間進(jìn)度要求；各單位根據(jù)統(tǒng)一工作安排，通過DNRS系統(tǒng)交互溝通，提交階段性進(jìn)展和任務(wù)總體報告。

2.促進(jìn)人力資源職能動態(tài)匹配

崗位分析是現(xiàn)代人力資源管理的基石，但職能部門的崗位分析一直是管理工作的難點(diǎn)。基于DNRS能夠極大改進(jìn)職能部門的崗位分析質(zhì)量，促進(jìn)崗位管理、招聘選用、培養(yǎng)培訓(xùn)以及績效管理之間的動態(tài)匹配。

（1）提高崗位管理效益。分析各位員工和部門一年或一周期的DNRS，可以較為合理地測算出每位員工的工作總量、工作壓力和素質(zhì)要求以及部門工作總量等，確定合理崗位職數(shù)、崗位職責(zé)以及崗位負(fù)荷，完善編制管理，促進(jìn)各崗位協(xié)調(diào)、規(guī)范、有序，發(fā)揮最佳的崗位管理效益。

（2）提高招聘選用質(zhì)量。員工配置要做到員工特征與崗位特征匹配，實(shí)現(xiàn)按需設(shè)崗、因崗選人、人盡其才。通過分析DNRS，了解員工應(yīng)具備分析問題和解決問題的綜合能力，明確勝任該崗位的關(guān)鍵素質(zhì)特征，或者核心能力要求，為崗位的人才招聘、內(nèi)部聘任提供依據(jù)，優(yōu)化人力資源配置。

（3）提升培養(yǎng)培訓(xùn)效果。通過分析DNRS，可以發(fā)現(xiàn)員工的業(yè)務(wù)知識、工作技能和綜合素質(zhì)等方面存在的不足，明確員工改進(jìn)的方向，為員工培養(yǎng)培訓(xùn)需求分析提供充分依據(jù)，有利于實(shí)施分層次分類別培訓(xùn)，提高培訓(xùn)針對性，并通過實(shí)踐中的工作行為表現(xiàn)檢驗培訓(xùn)效果。

（4）完善績效管理體系。績效計劃、績效考核、績效反饋與結(jié)果運(yùn)用是績效管理體系的主要環(huán)節(jié)。通過分析DNRS，能夠直觀反映高校績效管理的全過程，改變以往學(xué)校僅僅關(guān)注結(jié)果導(dǎo)向的績效考核模式，缺乏績效過程管理。學(xué)校通過DNRS分解績效計劃，并由部門落實(shí)到相應(yīng)崗位；根據(jù)DNRS記錄情況進(jìn)行績效考核與評估；部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工工作取得的進(jìn)展和不足，及時反饋；結(jié)果運(yùn)用方面，充分運(yùn)用DNRS記錄情況，結(jié)合員工需求，采取分類激勵措施，如設(shè)計工作貢獻(xiàn)、工作進(jìn)步和經(jīng)典工作案例以及最佳執(zhí)行力等獎項。

3.推進(jìn)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)

以構(gòu)建共同愿景為基礎(chǔ)，團(tuán)隊學(xué)習(xí)為特征，扁平化管理系統(tǒng)為要素的“學(xué)習(xí)型組織”，是現(xiàn)代高校組織建設(shè)的重要內(nèi)容。高校行政管理包括人才人事、教學(xué)科研、學(xué)生工作、財務(wù)審計、國有資產(chǎn)管理、后勤服務(wù)以及對外關(guān)系等諸多要素，借助DNRS的共享展示平臺，使多源信息從單純縱向轉(zhuǎn)為縱橫融合，有利于集思廣益、群策群力，分享工作經(jīng)驗，研討工作難題，培育學(xué)習(xí)氛圍；有利于有機(jī)整合員工與員工之間、員工與部門之間、部門與部門之間工作目標(biāo)與內(nèi)容；有利于促進(jìn)員工站在學(xué)校發(fā)展大局來整體思考工作、前瞻性設(shè)計思路，避免所在崗位、部門因素的制約，促進(jìn)員工素質(zhì)與學(xué)校行政效能同步提升。

四、結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)工作日志系統(tǒng)是在傳統(tǒng)工作日志功能基礎(chǔ)上，以信息化平臺為載體，形成模塊化的日志登錄、傳遞、發(fā)布、反饋和評價以及集成等為一體的內(nèi)部行政效能管理平臺。該系統(tǒng)主要表現(xiàn)出動態(tài)性、實(shí)時性、交互性和集成性等特點(diǎn)，結(jié)合高校行政運(yùn)行體系，提出系統(tǒng)的主要架構(gòu)與模塊功能設(shè)計，即部門任務(wù)子系統(tǒng)、員工任務(wù)子系統(tǒng)和管理者任務(wù)子系統(tǒng)以及任務(wù)交互子系統(tǒng)。該系統(tǒng)在健全職能部門溝通機(jī)制、促進(jìn)人力資源職能動態(tài)匹配和推進(jìn)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)中將發(fā)揮重要作用。

[1]孫紹然,田慶軍,王哲.高等學(xué)校輔導(dǎo)員工作日志制度建設(shè)探析[J].沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版),2010(5).

[2]李林松,王雨.政務(wù)內(nèi)網(wǎng)應(yīng)用需求的突破——國家外國專家局內(nèi)網(wǎng)工作日志系統(tǒng)[J].辦公自動化,2008(14).

[3]崔斌,張?zhí)煳?高校人力資源管理信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略發(fā)展與系統(tǒng)設(shè)計[J].中國教育信息化,2007(9).