政府部門記賬憑證規范化管理探討

山西省臨汾市曲沃縣財政局 薛馨

當前，利用信息化手段來管理記賬憑證已經成為一種趨勢，但對于政府部門特別是基層政府部門而言，在“村帳鄉代理”等制度體系下，受制于財務人員素質等多方面因素的影響，存在著一些不規范的行為。因此，探討記賬憑證規范化管理問題具有重要的意義。

一、政府部門記賬憑證的編制

政府部門記賬憑證是指會計人員對通過審核的原始憑證進行分類，以此為基礎確定會計分錄后所填制的會計憑證。真實、完善的記賬憑證可以有效的對經濟活動進行反應，并通過分類匯總等方式對經濟活動進行有效的監督，因而是一項具有重要意義的活動。從當前我國政府部門的實際來看，在財政集中核算模式下，記賬憑證由核算中心進行統一處理。但若執行集中支付制度，各預算單位自主進行核算，則記賬憑證一般由各預算單位進行處理。但無論是何種模式，其記賬憑證的管理開始向信息化進行過渡，甚至在相當程度上實現了信息化。

按照《會計基礎工作規范》，政府部門的記賬憑證包括以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替的記賬憑證，都必須包括記賬憑證應有的編號、摘要、科目、金額、原始憑證張數以及相關工作人員等信息，按照這一規定，編制會計憑證的基本流程是：第一步是要按照記賬憑證的實際處理時間填寫好日期，并且這種處理要及時，不能出現嚴重滯后于經濟活動發生的時間等問題。第二步是按照連續性的要求對會計憑證進行編號，這一過程中要注意一筆經濟業務涉及多張記賬憑證或者記賬憑證出現錯誤時的編號的處理，如可以用紅字填寫的記賬憑證來注銷原來的憑證，用藍字來訂正出現錯誤的記賬憑證。第三步要簡明扼要的記錄經濟業務活動，這種記錄既要清晰明了，又要做到不遺漏關鍵信息。第四步即填寫其他相關信息，包括金額、原始憑證張數等內容。第五步即要求相關的人員如填制憑證人員、稽核人員、會計部門負責人等。第六步則是在月末對記賬憑證進行整理歸檔。當然，如果對會計憑證進行了分類，則在填制會計憑證的過程中需要根據分類的方法來“對號入座”，如收款和付款記賬憑證分別填寫現金和銀行存款的收款和付款原始憑證信息，其他內容的填制基本與上述步驟相同。

二、政府部門記賬憑證管理中存在的問題

當前，政府部門記賬憑證管理中存在著可能出現錯誤記賬憑證、記賬憑證編制效率和質量有待提升等方面的問題。

(一)出現錯誤記賬憑證

出現錯誤的記賬憑證主要有2種類型，一種是錄入階段出現錯誤，從而導致錯誤憑證出現錯誤。另一種是由于現代信息管理系統本身的原因，如利用自動轉賬來編制會計憑證的過程中，一張憑證反映了多項有關的信息，但這明顯不符合現實要求，這也是一種冗余性的錯誤。

(二)編制效率不高

當前，在進行記賬憑證編制的過程中，基層政府部門可能仍然按照傳統的收款、付款和轉賬三種類型進行分類，但無論何種模式，都面臨可能出現數據混合需要事后進行調整與修訂、信息失真帶來的監督成本高、不同部門編制的記賬憑證通用性不強不利于事后監督等問題，這就使得憑證的編制效率下降。特別是，需要花費相當的人力資本來監督和檢查編制過程中是否存在失誤，這將進一步降低整個編制工作的效率。

(三)編制質量有待提升

首先，由于自身的素質等因素的影響，部分會計人員在編制記賬憑證時無法準確的對經濟活動進行描述，或者無法準確的原始憑證進行分類整理，從而使得記賬憑證無法為會計核算工作的開展提供高質量的支持，甚至誤導了會計核算工作。其次，部分政府部門為逃避審計、監察等部門的監管，有意隱藏了原始經濟活動信息，甚至用其他活動發票進行替代，這就使得財會人員難以有效的識別，影響了會計憑證的質量。

三、強化政府部門記賬憑證管理的對策建議

強化政府部門記賬憑證管理，可以從完善制度及時發現和更正記賬憑證存在的錯誤，充分利用信息化手段編制記賬憑證，加強培訓與管理提高記賬憑證的規范化編制水平等方面著手。

(一)完善制度及時更改記賬憑證存在的錯誤

首先，要建立完善的記賬憑證更改制度，在遵循《會計基礎工作規范》等國家相關法律制度的前提下，政府相關部門可以進一步細化已經錄入尚未審核、已經錄入并通過審核單尚未記賬，已經記賬等不同類型的記賬憑證錯誤更正處理規章，從制度層面來完善錯誤更正事宜。其次，要建立完善的監督檢查機制，政府部門要借助于審計、監察、紀檢等部門的力量，強化對記賬憑證各項工作的監督。再次，要建立責任分解與責任追究機制，對監督檢查中發現的記賬憑證存在的各種問題，要明確相關責任人的責任，從而維持記賬憑證的嚴肅性。

(二)充分利用信息化手段編制記賬憑證

首先，要充分利用信息化軟件來提高記賬憑證的管理水平，如利用財務軟件中的總賬工具、利用Excel辦公軟件來編制記賬憑證，從而提高記賬憑證的編制效率和總體質量。其次，要充分利用現代互聯網技術來提高記賬憑證的編制質量，如要求各預算單位必須在規定的時間內將經濟活動的記賬憑證進行處理，從而提高管理水平。再次，要根據技術的進步，以及計算機編程水平的提升，不斷的改進現有的記賬憑證處理方式和方法。

(三)加強培訓與管理推動會計憑證編制規范化工作

首先，要對會計人員進行專業化的培訓。要結合我國推動國庫收支向集中支付轉軌的現實需求，結合當前經濟活對記賬憑證提出的新要求進行有針對性的培訓，提高會計人員編制記賬憑證的水平。其次，要加強對記賬憑證的管理，政府部門要規范流程，對記賬憑證中能夠規范化處理的業務一定要規范化，并制定質量管理辦法，從而提高會計憑證編制的總體質量。

[1]金曉茜.總賬工具編制記賬憑證方法淺析[J].財會通訊，2010

[2]楊定泉.信息化環境下的記賬憑證分類探討[J].中國管理信息化，2008