淺談中學(xué)檔案管理工作的實(shí)踐與思考

郭小芳

摘要：檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；檔案管理

學(xué)校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。多年來，學(xué)校高度重視了檔案的管理工作，一直堅(jiān)持專人負(fù)責(zé)，規(guī)范化管理，形成了我們既有自己的特色也符合規(guī)范化學(xué)校的模式，對學(xué)校的教育教學(xué)工作及時(shí)做好總結(jié)，作出了重要貢獻(xiàn)。

一、當(dāng)前學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀

我校建校十余年，為市教育局直屬單位。多年來幸得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，把檔案工作列入學(xué)校的議事日程，成立以校長為組長，各處室參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。為了保障工作的扎實(shí)開展，學(xué)校建立了檔案人員崗位責(zé)任制，設(shè)置專人負(fù)責(zé)學(xué)校全體檔案管理規(guī)整和借閱。學(xué)校各處室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

學(xué)校檔案主要內(nèi)容包括教學(xué)工作類檔案、文書類檔案、儀器設(shè)備類檔案、黨群類檔案等。其中教學(xué)工作類檔案是學(xué)校檔案的基礎(chǔ)，是學(xué)校檔案重中之重。教學(xué)工作類檔案是教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，是記載和反映學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理等主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在今后學(xué)校教學(xué)工作中有一定查考利用價(jià)值的文件材料。學(xué)校此類檔案包含教學(xué)檔案、教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生檔案和德育管理檔案等。這類檔案學(xué)校每學(xué)期收集一次，分年級、分類別由相關(guān)處室負(fù)責(zé)收集、整理、編號(hào)、裝盒，在學(xué)期結(jié)束前統(tǒng)一歸檔至綜合檔案室存檔。文書檔案及人事檔案是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的見證。學(xué)校對所使用的文件材料及時(shí)歸檔，歸檔率達(dá)到100%。歸檔的文件符合質(zhì)量要求，書寫材料、紙張都嚴(yán)格按照規(guī)定去使用，為此，學(xué)校還特地制定了《文件檔案材料格式規(guī)范要求》。每份文件都有登記其來文單位、來文時(shí)間、來文編號(hào)、存檔編號(hào)（校內(nèi)設(shè)置）及負(fù)責(zé)人落實(shí)情況等信息。

學(xué)校檔案我們會(huì)根據(jù)不同的類別在指定鐵柜存放，材料一旦歸檔，無特殊情況不得外借。檔案管理員負(fù)責(zé)對各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編排、立卷、加工和保管；對各類檔案要目錄齊全、類別清楚、排列有序、便于查閱；每年進(jìn)行一次全面清點(diǎn)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，妥善處理。各項(xiàng)檔案的收進(jìn)與移出，嚴(yán)格履行交接、登記手續(xù)，借閱或借出復(fù)印均需登記借出日期、借閱人、借閱材料等信息，對檔案的去向有所追蹤。

二、存在的不足之處

1． 對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

2． 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3． 檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。受學(xué)校資金的限制，檔案室未能專門配備有掃描儀、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備；對檔案室的改造不到位，通風(fēng)設(shè)施安置不夠。檔案室狹窄、 “六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

三、做好學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)思考

檔案工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)跟教職員工都要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持。

1. 加強(qiáng)意識(shí)，規(guī)范管理。

增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好檔案工作的重要保證。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識(shí)競賽來提高教職工的檔案意識(shí)。使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。其次，建立健全的檔案工作制度，如《檔案管理員崗位職責(zé)》、《檔案利用制度》、《檔案室管理制度》等。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，各處室要積極參與和配合，及時(shí)收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2. 提高檔案工作人員的素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉室藏檔案資料、檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，注重檔案的收集質(zhì)量，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高檔案的利用率。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

3. 配器設(shè)備、做好充分的物質(zhì)保障

在檔案逐漸增多的情況下，檔案室面積和檔案柜的數(shù)量都需增加，同時(shí)注重防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施的落實(shí)；為檔案室添置必要的設(shè)備，以便于開展工作；不斷加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、分類、檢索、保護(hù)、開發(fā)。

4. 注重檔案的實(shí)效性和應(yīng)用價(jià)值

檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案工作人員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。

5. 采用信息化管理手段

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，也做到了主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。

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