校園會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)的研究

王曉琳

會(huì)議在人們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪袝r(shí)刻發(fā)生著，會(huì)務(wù)管理工作是為保障會(huì)議成功召開而進(jìn)行的重要且不可缺少的事務(wù)性工作。繁雜、瑣碎的會(huì)務(wù)工作給人們帶來很多困擾。會(huì)議的組織管理包括兩個(gè)方面：一方面是對(duì)參會(huì)人員的組織管理：另一方面是會(huì)議室的預(yù)定。目前，絕大多數(shù)會(huì)務(wù)管理仍采取傳統(tǒng)、低效的工作模式處理事務(wù)性、重復(fù)性、意外性強(qiáng)的會(huì)務(wù)工作，往往造成高成本，低效率的尷尬狀況。而會(huì)議室作為一個(gè)單位的公共資源，它通常存在使用頻繁、時(shí)間沖突、預(yù)約困難、協(xié)調(diào)麻煩、查詢復(fù)雜、設(shè)備不完善等問題，導(dǎo)致會(huì)議室資源利用率低下，造成資源的浪費(fèi)。

當(dāng)今，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入飛速發(fā)展的信息時(shí)代，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)逐步在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域和層面得到應(yīng)用，發(fā)揮著重大的作用和深遠(yuǎn)的意義。半智能、智能化管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)將幫助人們輕松解決各項(xiàng)繁瑣工作和事務(wù)，提高工作效率。本系統(tǒng)的研發(fā)成功，將會(huì)改變了傳統(tǒng)手工作業(yè)的會(huì)務(wù)管理模式，使困擾各個(gè)地方的會(huì)務(wù)難題迎刃而解，將大量從事會(huì)務(wù)工作的人們從繁重而壓力大的會(huì)務(wù)管理工作中解放出來，輕松、高效完成核心工作，實(shí)現(xiàn)了會(huì)務(wù)工作半智能化、自動(dòng)化管理。這對(duì)于我國會(huì)務(wù)管理信息化建設(shè)工作來說具有劃時(shí)代的重要意義，且系統(tǒng)具有廣泛的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

目前我國對(duì)于會(huì)務(wù)管理工作信息化建設(shè)的研究仍處于初級(jí)階段，而這方面的市場(chǎng)需求卻是巨大的，而且具有廣泛的推廣價(jià)值。

校園會(huì)務(wù)事務(wù)管理平臺(tái)是一種網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的一種支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交流，開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。利用本系統(tǒng)，數(shù)據(jù)獲取突破傳統(tǒng)模式，從根本上解決了紙質(zhì)信息字跡難識(shí)別，字段漏填，工作周期長，效率低，易沖突，易出錯(cuò)等問題。

本系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)校園會(huì)務(wù)管理過程的自動(dòng)化，達(dá)到提高資源使用效率、節(jié)省會(huì)議組織者時(shí)間、降低使用成本的目的。同時(shí)結(jié)合快速發(fā)展的移動(dòng)通信技術(shù)，本系統(tǒng)還具有會(huì)務(wù)管理短信通知功能。本系統(tǒng)具體研究遠(yuǎn)程會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)（視頻會(huì)議、考勤、行政事務(wù)管理）、網(wǎng)上信息交流系統(tǒng)（網(wǎng)上聯(lián)絡(luò)、信息共享、數(shù)據(jù)交流）。具體如下:

1、實(shí)現(xiàn)整個(gè)會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)過程的網(wǎng)絡(luò)化。并結(jié)合通信技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)快捷辦公，并形成全校范圍內(nèi)的信息交流。

2、可以起草、審核、簽發(fā)、簽收、歸檔功能。

3、具有完善的身份認(rèn)證功能。支持基于數(shù)字證書的身份認(rèn)證和信息加密傳輸，能提供硬件加密的方式識(shí)別用戶身份，不同級(jí)別的身份登錄系統(tǒng)及處理業(yè)務(wù)等。

4、為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議綜合合管理，能方便用戶對(duì)校園的會(huì)議申請(qǐng)、查詢和信息進(jìn)行管理。被批準(zhǔn)的申請(qǐng)具有短信提醒功能。可以新建、修改和刪除會(huì)議室的信息及會(huì)議室的預(yù)定管理。可以進(jìn)行會(huì)議簽到及考勤管理。可以進(jìn)行文本會(huì)議、視頻會(huì)議及互動(dòng)會(huì)議的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

校園會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)主要包括：會(huì)議申請(qǐng)與安排模塊，會(huì)議室管理模塊，會(huì)議簽到和考勤模塊，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議模塊，是對(duì)學(xué)院各種會(huì)議進(jìn)行管理的平臺(tái)。“會(huì)議申請(qǐng)與安排”共分為“會(huì)議申請(qǐng)”、“會(huì)議查詢”、“會(huì)議管理”和“會(huì)議室設(shè)置”、“管理員設(shè)置”和“會(huì)議紀(jì)要”六個(gè)部分。會(huì)議申請(qǐng)模塊可以申請(qǐng)會(huì)議，并將自己已申請(qǐng)的會(huì)議按照待批會(huì)議、已準(zhǔn)會(huì)議、進(jìn)行中會(huì)議和未準(zhǔn)會(huì)議分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請(qǐng)。在用戶申請(qǐng)會(huì)議后，會(huì)議管理員未審批通過時(shí)，該會(huì)議處于“待批會(huì)議”中。如果會(huì)議審批人已經(jīng)批準(zhǔn)會(huì)議申請(qǐng)，該會(huì)議進(jìn)入“已準(zhǔn)會(huì)議”，不批準(zhǔn)則是“未批準(zhǔn)會(huì)議” 。會(huì)議查詢模塊主要實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)于各種狀態(tài)中的會(huì)議進(jìn)行詳細(xì)的查詢，查詢的結(jié)果以列表列出。會(huì)議管理模塊是會(huì)議管理員用來管理所有用戶已提交的申請(qǐng)，按照待批會(huì)議、已準(zhǔn)會(huì)議、進(jìn)行中會(huì)議和未準(zhǔn)會(huì)議分類列出。管理人員可以修改申請(qǐng)的會(huì)議信息，并且可以批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)申請(qǐng)的會(huì)議，對(duì)于已經(jīng)申請(qǐng)的或者進(jìn)行中的各個(gè)會(huì)議都有修改和批準(zhǔn)的權(quán)限。會(huì)議室設(shè)置用來新建和管理會(huì)議室的基本信息，用戶可以新建、修改和刪除會(huì)議室的基本信息，也可查看每個(gè)會(huì)議室的預(yù)定情況。

本系統(tǒng)是基于J2EE平臺(tái)的B／S模式的分層設(shè)計(jì)的會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)。B／S模式采用了不斷成熟的WWW瀏覽器技術(shù)，結(jié)合瀏覽器的多種Script語言和ActiveX技術(shù)，通過瀏覽器實(shí)現(xiàn)以前需要專用軟件才能實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)大功能，節(jié)約了開發(fā)成本，是一種全新的軟件系統(tǒng)構(gòu)造技術(shù)。本系統(tǒng)利用開源社區(qū)中設(shè)計(jì)優(yōu)秀的Struts、Spring和Hibernate框架搭建一個(gè)SSH的J2EE的開發(fā)平臺(tái)，構(gòu)造一個(gè)松耦合、高可靠性、周期短、低成本的設(shè)計(jì)模式，讓辦公自動(dòng)化也能在會(huì)議的管理中大放異彩。基于J2EE和.AJAX技術(shù)體系，跨平臺(tái)運(yùn)行，支持各流行操作系統(tǒng)。選用了成熟關(guān)系性數(shù)據(jù)庫如Oracle作為實(shí)現(xiàn)功能強(qiáng)大的公文流轉(zhuǎn)的存儲(chǔ)應(yīng)用基礎(chǔ)，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析和與其它系統(tǒng)的銜接方面更加突出，可以加強(qiáng)系統(tǒng)的查詢和綜合數(shù)據(jù)處理能力，為提高辦公效率和輔助決策提供有力的支持。在較低的成本和工作量上，基于Web Service多層分類的設(shè)計(jì)，更加容易實(shí)現(xiàn)與其它系統(tǒng)的無縫聯(lián)接。

本系統(tǒng)主數(shù)據(jù)庫采用Oracle或Oracle核心的系統(tǒng)，具備整個(gè)學(xué)院網(wǎng)上辦公的負(fù)載、數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)的能力。實(shí)時(shí)在線應(yīng)用大于200用戶。系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)展性、兼容性和集成性，具有跨平臺(tái)、模塊化的特點(diǎn)，方便系統(tǒng)的升級(jí)和后期維護(hù)。另外本系統(tǒng)應(yīng)提供多種接口，方便辦公系統(tǒng)與學(xué)院其他系統(tǒng)集成。

本系統(tǒng)采取多種的技術(shù)手段來確保數(shù)據(jù)的安全：數(shù)據(jù)備份模塊采用Veritas Backup，實(shí)現(xiàn)ORACLE數(shù)據(jù)庫模塊、LOTUS DOMINO數(shù)據(jù)庫的在線備份。對(duì)日常的會(huì)務(wù)工作通過日志記錄下所有的操作過程，便于管理員監(jiān)控備份過程，科學(xué)合理地調(diào)整備份策略，使備份工作做到最有效、最合理，從而為整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的保障。會(huì)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換時(shí)使用的加密方式，系統(tǒng)與移動(dòng)通信數(shù)據(jù)交換應(yīng)用數(shù)字證書進(jìn)行數(shù)字簽名和加密，系統(tǒng)與用戶數(shù)據(jù)交換采用MD5加密認(rèn)證，服務(wù)器采用SSL加密通道，確保數(shù)據(jù)不被截取和篡改。系統(tǒng)采用電子簽章、數(shù)字簽名、二維碼防偽標(biāo)識(shí)等多種安全機(jī)制，驗(yàn)證用戶身份，保證用戶的合法性和唯一性。具有完善的身份認(rèn)證功能， 支持基于數(shù)字證書的身份認(rèn)證和信息加密傳輸，能提供硬件加密的方式識(shí)別用戶身份，用于不同身份的人員登錄系統(tǒng)及處理業(yè)務(wù)等，實(shí)現(xiàn)可靠的安全的信息管理，系統(tǒng)采用J2ME技術(shù)開發(fā)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫采用Oracle，通過相應(yīng)的系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)和軟硬件的有效結(jié)合，達(dá)到即時(shí)通信的目的，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議組織、安排等事宜的網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、信息化、自動(dòng)化，解決了傳統(tǒng)會(huì)議組織形式的低效率、場(chǎng)地時(shí)間沖突等突出問題，會(huì)議的組織將會(huì)變得方便、快捷、高效。

軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵循模塊化、組織化、標(biāo)準(zhǔn)化、靈活部署等原則進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，充分考慮系統(tǒng)的實(shí)用、穩(wěn)定、速度、安全以及可擴(kuò)展性，創(chuàng)造完美的個(gè)性化特征。軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)高等院校辦公與日常事務(wù)管理的各項(xiàng)法律法規(guī)，確保系統(tǒng)使用安全保密、方便和靈活。