科研經費管理系統建設與實施方案

陳翠華 金從凱 陳梁華 劉宇平

廣州醫學院第一附屬醫院，廣東廣州 510000

科研經費管理系統建設與實施方案

陳翠華 金從凱 陳梁華 劉宇平▲

廣州醫學院第一附屬醫院，廣東廣州 510000

隨著科技及國民生產技術的不斷提高，國家下撥的科研經費也日趨龐大，如何有效管理好這筆”巨資”成為當今管理層一個首要的難題，本文剖析了科研管理經費中存在的問題及產生這些問題的主要原因，提出新的解決措施及方法。

經費管理；系統建設與實施；科研項目

科研經費管理普遍存在手工操作，依賴自覺性使用，多數管理部門仍舊使用“經費簿”，即所有項目開支均需在“經費簿”上登記及辦理簽名手續，存在科研人員等待時間長、支出項目不明確、離預算開支差距較大等現象，由于是紙質管理，財務在審計調查時也無法提供實際報銷的明細數據，由于不清楚經費使用進度及合理分類項目開支，單純依靠人工管理無法達到管理目的，如何實現電子化管理及監控不良費用的使用成為本文討論的重要議題。

1 研發目的

不斷規范和完善科研經費財務管理體制：

1.1 加強科研經費的成本核算

首次從固定資產管理系統中將資金劃分為五大類：預算安排、科研教學、自籌、專項經費以及其他，對于不同分類每月均生成財務累計月折舊表、月均折舊表、月末調節表，明確了各資金來源，有效地與成本核算系統對接，掌控了實際科研成本的投入，甚至具體到每臺設備的具體用途歸屬都清清楚楚。

1.2 加強科研經費的支出明細控制

科研項目中的會議費、餐費及辦公用品等非正常科研業務行為開支較大，有的甚至占7至8成。為杜絕此類違規現象，有必要建立三級審核制度，對科研業務范圍外的費用均需經科研科負責人、財務科、主管院長審批，對于不合理開支實行“一級否決”制，有效制止了濫用科目套取費用的現象。

1.3 加強科研經費過期或即將過期的資金監控

據統計，除零余額項目外，7成項目超過項目結束日期后均存在剩余金額，對于這些結余金額，課題組往往不重視，隨意使用或不用于正常的科研行為。對于這些資金可建立“科技發展基金”，對項目結束逾期半年均未使用的均撥入“科技發展基金”，一年后若未使用完者按照零余額項目管理辦法結轉。

1.4 縮短科研人員報銷周期，提高工作效率

對重要階段網上報銷階段均在提交后發送短信提示，如無需科研科負責人的申請經費，金額在1萬元以下，保存后系統將發送溫馨短信“請在[全部申請經費]下將經費申請單打印并簽字，與發票等一起去財務科前臺辦理”。

2 研發內容

經費使用與審批：按照不同金額及類型分成三級作處理，見圖1。

對預算支出范圍內的勞務費、接待費、餐費、交通費、辦公用品等經費報銷，不論支出金額大小，均需三級審批。

明確項目支出范圍：①科研業務費：測試、計算、分析費，動力、能源費，差旅費，調研和學術會議費，資料、論文版面費和印刷費，文獻檢索、入網等信息通訊費，學術刊物訂閱費。②實驗材料費：原材料、試劑、藥品等消耗品購置費，實驗動物、植物的購置、種植、養殖費，標本、樣品的采集加工費和包裝運輸費。③儀器設備費：專用儀器設備購置、運輸、安裝費和修理費，自制專用儀器設備的材料、配件購置費和加工費。④協作費：外單位協作承擔自然科學基金項目部分研究試驗工作的費用。⑤國際合作與交流經費：是指用于與資助項目研究工作有直接關系的國際合作與交流費用，包括項目組人員出訪及外國專家來訪的部分費用，支出比例按相關上級部門經費管理辦法執行，一般不超過資助經費的15%。⑥勞務費：是指用于直接參加項目研究的研究生、博士后人員的勞務費用。支出比例按相關上級部門經費管理辦法執行，一般不超過資助經費的15%。⑦管理費：是指項目依托單位為組織和支持項目研究而支出的費用，包括項目執行中公用儀器設備、房屋用費等。管理費支出比例按相關上級部門經費管理辦法執行，一般不超過資助經費的5%，協作單位不得重復提取。

3 實施過程

科研經費管理系統實施過程見圖2。

具體的操作界面見圖3。

需要補充說明的是：①勞務費在網上下載填寫模版并打印“科研勞務費支出申請表”，與經費申請表一并同時簽名，由于無發票，填寫經費申請表時不需要填發票號。若填寫的經費申請表內容不符合報銷規定，科研人員可以自行選擇刪除舊申請，重新申報經費。②勞務費與合同書必須作為附件上傳。③暫付款說明（無發票暫時借款）：借款，科研人員網上填寫經費申請表，在“是否暫付款”中打勾，剩下流程與普通報銷流程一樣。還款，科研人員網上填寫經費申請表，在“是否暫付款”中打勾，走完科研負責人及主管院長審批流程后，財務人員進入“暫付款審批”模塊關聯之前的借款記錄，核對單據無誤后確認審核。審核后舊借款記錄刪除，新增還款記錄。剩余經費以新增還款記錄為準。④經費申請各階段狀態：科研科待審|主管院長待審|財務科待審|完成審核：⑤系統剩余金額提醒：系統登陸后自動切換到工作助理界面，對當前項目及工作進度等予以提醒，見圖4。

⑥系統模塊接口改造圖：見圖5。

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Scientific research outlaysmanagement system′s construction and im p lementation

CHEN Cuihua JIN Congkai CHEN Lianghua LIU Yuping▲
The First Affiliated Hospital of Guangzhou Medical College,Guangdong Province,GuangZhou 510000,China

With the development of science and the national production technology,the country's research budget is also increasing,how to effectivelymanage the“huge”to be the first of amanagement problem,this paper analyzes the scientific research management in funds of existing problems and themain cause of these problems,and puts forward the new solutions.

Fundsmanagement;The system construction and implementation;Scientific research project

G475

C

1673-7210（2012）11（b）-0150-03

廣東省科技計劃項目（項目編號：2010B010600038）。

▲通訊作者

2012-06-20 本文編輯：衛軻）