基于“天健軍衛(wèi)”系統(tǒng)構(gòu)建的新型高值耗材管理流程

閆偉，侯羿，蔣勇

第二炮兵總醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，北京 100088

基于“天健軍衛(wèi)”系統(tǒng)構(gòu)建的新型高值耗材管理流程

閆偉，侯羿，蔣勇

第二炮兵總醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，北京 100088

目的 建立一種精細化的醫(yī)用高值耗材管理模式。方法 錄入大量的字典數(shù)據(jù)，運用“天健軍衛(wèi)”系統(tǒng)完成一物一碼，耗材信息同病人信息相關(guān)聯(lián)。結(jié)果 可確保使用的每一件高值耗材都經(jīng)過有效驗收，所有高值耗材30 min內(nèi)可完成溯源和召回。結(jié)論 現(xiàn)代化的信息技術(shù)和與之配套的管理流程可以讓庫房精確地掌握、控制高值耗材的使用情況。

高值醫(yī)用耗材；條形碼；醫(yī)用耗材管理；數(shù)據(jù)字典

“天健軍衛(wèi)”系統(tǒng)是總后于2009年開始向全軍各大醫(yī)院推廣的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)，用以取代老版的“軍衛(wèi)一號”耗材管理系統(tǒng)。“天健軍衛(wèi)”是一個集成了耗材庫房管理、收費管理、成本核算的現(xiàn)代化物流管理軟件，相較于老版本“軍衛(wèi)一號”，由于實現(xiàn)了入庫與物價收費、財務(wù)付款相關(guān)聯(lián)，出庫與成本核算相關(guān)聯(lián)，使醫(yī)院的耗材管理水平大幅度提高。

1 醫(yī)院高值耗材管理面臨的主要困難

高值耗材可以定義為單價＞500元的一次性使用三類耗材，不同的醫(yī)院有不同的定義方法，也制定了不同的管理層次。對于植入性材料，即使某些配件價值不高，也應(yīng)納入高值耗材管理。醫(yī)用高值耗材主要有以下特點：

（1）價格較高，大多數(shù)能夠單獨計費，需要確保計價不漏費。

（2）尚未建成統(tǒng)一完善的分類、名稱、規(guī)格型號系統(tǒng)。

（3）對于植入、介入類耗材，有可溯源、召回的要求。

（4）屬專科手術(shù)耗材，多數(shù)需要手術(shù)醫(yī)生在手術(shù)臺上確定具體使用的規(guī)格型號。

（5）由手術(shù)醫(yī)生決定使用耗材的品牌、品種、數(shù)量，病人花錢買單，是商業(yè)賄賂的重災(zāi)區(qū)。

（6）高值耗材的物流經(jīng)過供應(yīng)商、耗材庫房、使用科室、手術(shù)室等多個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)記錄的信息經(jīng)常不匹配，導(dǎo)致溯源信息中斷。

（7）生產(chǎn)廠商為應(yīng)對各級各類招標(biāo)，每年都會推出大量的新品種、新規(guī)格，實際上并沒有太多的技術(shù)改進和工藝改良。

（8）大多數(shù)高值耗材都列入了各級衛(wèi)生行政部門的統(tǒng)一招標(biāo)范疇，但混亂的名稱和規(guī)格型號使招標(biāo)目錄與實物難以對應(yīng)。

（9）有些產(chǎn)品尚未使用條形碼標(biāo)識。

由于上述情況的存在，多數(shù)醫(yī)院的高值耗材管理流程采用了科室備貨-使用-開發(fā)票-入庫-出庫，這樣一種從物流到信息流皆為反向的操作模式，表面上看是耗材庫房的零庫存，實質(zhì)上是耗材庫房無法對整個流程實行有效監(jiān)管。再加上科室使用人員、保管人員并非專業(yè)物流人員，條形碼知識欠缺，導(dǎo)致病人病案中粘貼的高值耗材唯一性標(biāo)識經(jīng)常出現(xiàn)錯誤標(biāo)簽，無法做到全部準(zhǔn)確溯源，且這些信息沒有錄入耗材管理信息系統(tǒng)，即使能夠溯源也無法進行召回檢索。

在原有物資管理模式中，雖然耗材庫房也采用了類似老版“軍衛(wèi)一號”一類的管理軟件，但是出入庫的電子賬目同計價收費系統(tǒng)和財務(wù)付款系統(tǒng)并不關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致對耗材的計價收費和財務(wù)付款無法實現(xiàn)技術(shù)上的有效監(jiān)管，只能停留在負責(zé)人簽字，偶爾抽查的低效行政監(jiān)管手段上。

在這種模式下，高值耗材自進入醫(yī)院開始，其基本的效期檢查、資質(zhì)審核庫房便不得不寄托給使用科室，使用科室由于相關(guān)知識缺乏，自然又寄托給廠商；計價收費核查則由庫房寄托給使用科室；應(yīng)付款項對應(yīng)耗材的入庫記錄核查則由財務(wù)部門寄托給庫房，這種完全依靠自我約束的高值耗材管理模式無疑會給醫(yī)院帶來巨大的醫(yī)療風(fēng)險。

2 “天健軍衛(wèi)”系統(tǒng)打造全新高值耗材管理流程

“天健軍衛(wèi)”系統(tǒng)設(shè)置了高值耗材管理模塊，對高值耗材實行單獨的條碼化管理。該系統(tǒng)除了針對耗材庫房使用的物資管理程序外，還針對其他使用部門開發(fā)了相應(yīng)的子程序：科室物資管理程序針對耗材使用科室，可以用來進行網(wǎng)上請領(lǐng)、出庫成本查詢等工作；門診高值耗材使用登記程序可登記門診使用的高值耗材；升級的計價程序可以將已計價高值耗材清單對應(yīng)成耗材庫房的入庫單；價表對照程序供物價部門使用，可以將物資目錄按物價規(guī)定對照價表條目，并能接收庫房發(fā)出的調(diào)價、停用通知；財務(wù)經(jīng)濟管理程序供財務(wù)、經(jīng)管部門使用，可以將財務(wù)付款對應(yīng)到物資入庫單上。新的高值耗材管理流程，見圖1。

2.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入分為3個部分：物資名稱字典、廠商名稱字典和價格字典。名稱字典錄入物資的分類、名稱（別名）、規(guī)格型號三級數(shù)據(jù)；廠商名稱字典除了錄入廠商名稱外，還可錄入組織機構(gòu)代碼、營業(yè)執(zhí)照及醫(yī)療器械經(jīng)營許可證的有效期、公司地址、開戶銀行賬號、業(yè)務(wù)聯(lián)系電話等信息，并且可以設(shè)置停用；價格字典為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的主字典，將物資的名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家進行組合后，錄入產(chǎn)品標(biāo)識條形碼、REF碼、注冊證號碼、進貨價格等信息。

2.2 采購訂貨

科室備貨補充由采購中心完成，使用科室依據(jù)數(shù)據(jù)字典中的名稱、規(guī)格、品牌、價格、REF碼等信息檢索出所需耗材，通過科室物資管理程序向庫房提交申請，庫房審核后提交采購中心執(zhí)行。

2.3 科室備貨

供貨商接到送貨通知后，將耗材送到庫房作備貨登記。庫房人員驗收貨物，將供貨商、備往科室、產(chǎn)品批號（Lot碼）、有效期等信息錄入物資管理系統(tǒng)。產(chǎn)品的錄入可利用條形碼或REF碼從價格字典抽調(diào)。這些信息錄入后，系統(tǒng)為其生成一個唯一的序列號，以條形碼形式粘貼在產(chǎn)品上，產(chǎn)品一物一碼，以序列號為主鍵生成科室備貨列表。備貨由使用科室領(lǐng)取、保管。通過科室備貨表，可以完成溯源、召回、效期報警和科室備貨盤點的功能。

2.4 使用登記

科室備貨使用后，掃描粘貼在包裝上的序列號計費，同時，物資管理系統(tǒng)會將科室備貨庫存中的對應(yīng)產(chǎn)品從待用狀態(tài)轉(zhuǎn)換為已用，并將病人姓名、病案號、計費時間等信息加入。對門診收費病人要在門診高值耗材使用登記程序中將病人病案號、收費收據(jù)號和耗材序列號一并錄入。這些已用的高值耗材信息經(jīng)庫房審核后，形成入庫、出庫單據(jù)，由庫房通知供應(yīng)商開具發(fā)票。

2.5 付款管理

財務(wù)部門在進行發(fā)票的結(jié)賬付款時，通過財務(wù)管理程序提取發(fā)票號對應(yīng)的入庫記錄，填寫結(jié)賬信息反饋給庫房，以此作為付款憑證。這樣，高值耗材備貨有驗收，使用有反饋，付款有憑證，每個環(huán)節(jié)都在上級環(huán)節(jié)的監(jiān)督之下。

3 使用技巧

對于數(shù)據(jù)庫的使用，數(shù)據(jù)錄入的標(biāo)準(zhǔn)化是至關(guān)重要的。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式便于進行各種統(tǒng)計查詢。在此系統(tǒng)的使用中，有以下的一些技巧：

（1）保持字典數(shù)據(jù)的唯一性和統(tǒng)一性。物資名稱最好備有1張統(tǒng)一的分類、名稱列表，產(chǎn)品錄入字典時從中選取名稱。

（2）在價格字典的備注欄里可以添加一些標(biāo)記，例如招標(biāo)標(biāo)記或醫(yī)保標(biāo)記，這樣可以在出庫入庫單明細中按標(biāo)記進行統(tǒng)計。

（3）產(chǎn)品的規(guī)格型號要盡量細化，這樣才能以條碼GTIN和REF碼區(qū)分。

（4）規(guī)格型號細化錄入會導(dǎo)致列表龐大，可以在物資名稱后用品牌作為后綴來區(qū)分。

（5）錄入產(chǎn)品條形碼時為避免重碼，應(yīng)以國際標(biāo)準(zhǔn)碼為準(zhǔn)。我院采用的是GS1條碼或美國Hibcc條碼，避免使用企業(yè)內(nèi)部編碼。

（6）錄入條碼應(yīng)以產(chǎn)品最小包裝的條碼為準(zhǔn)，GS1條碼在應(yīng)用標(biāo)識符（01）后一位為包裝指示符，“0”表示單個包裝產(chǎn)品。

（7）為防止計費“張掃李碼”的問題，應(yīng)定期清點科室備貨。

（8）在科室的計費單尚未轉(zhuǎn)換成入庫單之前，科室可以自行退費，用于糾正錄入錯誤。

（9）物資屬性可作為另外一種分類方式看待，但必需包含高值耗材和醫(yī)療包兩個屬性，且屬性代碼固定不變。

（10）雖然物資的名稱可以更改，但在實際使用中，改名會造成以前的數(shù)據(jù)無法統(tǒng)計。

目前，我院價格字典數(shù)據(jù)已達到7000條，完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)使后續(xù)工作大為簡化，高值耗材的入庫、出庫工作完全依靠條碼檢索，既提高了準(zhǔn)確率，又避免了名稱含混不清，價格無法對應(yīng)的問題。由于字典錄入涉及到物資名稱的確定和招標(biāo)價格，必須由專業(yè)人員進行此項工作，且盡量保持延續(xù)性，以避免出現(xiàn)一物多名，一商多名的混亂數(shù)據(jù)。在我們進行的召回測試中，根據(jù)廠商提供的召回批號，可以在30 min內(nèi)檢索出全部未使用耗材的數(shù)量和所在位置、已使用耗材的病人姓名和病案號。

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Management Process of New High-cost Medical Consumables Based on Tianjian Military Medical System

YAN Wei, HOU Yi, JIANG Yong
Medical Engineering Department, Second Artillery General Hospital of PLA, Beijing 100088, China

Objective To establish a precise management mode of high-cost medical consumables. Methods By inputing enormous dictionary data, Tianjian military medical system could complete a thing one yard. In this way, patient information could connect with consumables information. Results We could ensure that all high-cost medical consumables would be inspected effectively, and would be traced and recalled in 30 minutes. Conclusion We would accurately control the warehouse and highcost medical consumables with contemporary information technology and corresponding management process.

high-cost medical consumables; bar code; medical consumables management; data dictionary

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2012.09.024

1674-1633(2012)09-0092-03

2012-02-16

本文作者：閆偉，工程師，碩士。

作者郵箱：leucocyte@sina.com