淺談關(guān)門巖水電站工程建設(shè)檔案管理

牟美娟

（湖南澧水流域水利水電開發(fā)有限責(zé)任公司 長沙市 410014）

關(guān)門巖水電站是澧水公司在完成國家重點(diǎn)防洪工程江埡水庫后，在建設(shè)皂市水庫的同時(shí)，自籌資金實(shí)施澧水流域滾動(dòng)開發(fā)戰(zhàn)略建設(shè)的第一個(gè)水電項(xiàng)目。工程位于湖南省慈利縣境內(nèi)，澧水一級(jí)支流溇水中下游，上距已建成的江埡水利樞紐12km，樞紐建筑物主要由攔河壩、電站廠房等建筑物組成，工程以發(fā)電為主，兼有旅游、養(yǎng)殖等綜合效益。水庫正常蓄水位126.5m，總庫容2541萬m3，依托已建成的江埡水庫進(jìn)行調(diào)蓄，對(duì)電力系統(tǒng)具有調(diào)峰作用。電站裝有3臺(tái)11MW的燈泡貫流式機(jī)組，多年平均發(fā)電量10008萬 kW·h。

1 水利工程檔案管理的重要性

關(guān)門巖水電站工程是澧水公司自籌資金開發(fā)的第一個(gè)水電項(xiàng)目，檔案管理工作是工程建設(shè)的重要內(nèi)容之一。水利工程檔案是工程建設(shè)、管理的真實(shí)記錄，具有憑證和依據(jù)作用。工程檔案資料對(duì)于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造等具有不可替代的作用。一項(xiàng)水利工程從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收，到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造等要經(jīng)過若干不同階段、跨越漫長的時(shí)間。在這一過程中會(huì)由不同的專業(yè)人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環(huán)節(jié)，還是形成后的長期管理過程中，任何紕漏都會(huì)給工程帶來隱患，甚至引發(fā)重大責(zé)任事故。所以必須加強(qiáng)這項(xiàng)管理工作。同時(shí)，檔案資料是工程正常運(yùn)行管理的基本保障。完善的檔案資料對(duì)于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會(huì)影響工程的安全運(yùn)行和效益的正常發(fā)揮。

2 領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合是檔案管理的關(guān)鍵

關(guān)門巖水電站工程自2004年12月正式開工至2007年7月3臺(tái)機(jī)組全部并網(wǎng)發(fā)電，主體工程比原設(shè)計(jì)工期提前近1個(gè)月。其建設(shè)規(guī)模大、時(shí)問長、要求嚴(yán)，在施工中還會(huì)有許多新工藝、新技術(shù)，如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。而詳細(xì)、全面地記載施工過程，并及時(shí)收集歸檔，領(lǐng)導(dǎo)的重視、各部門的積極配合是關(guān)鍵。沒有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒有施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，是不可能做到的。檔案管理人員在認(rèn)真完成檔案的收集、整理等各項(xiàng)工作的同時(shí)，還要及時(shí)將允許公開的檔案信息數(shù)據(jù)公開，供其他部門人員參考利用，體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。同時(shí)，在搞好內(nèi)部服務(wù)的過程中，還要積極宣傳檔案的重要作用，增強(qiáng)用檔人員的檔案意識(shí)，提高他們共同參與檔案管理的積極性。

3 建章立制，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

在工程建設(shè)的前期，根據(jù)《檔案法》、《保密法》、水利部頒發(fā)的《水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，結(jié)合本工程的實(shí)際情況，健全了各項(xiàng)檔案管理制度，包括檔案人員崗位職責(zé)、檔案利用制度、檔案管理制度、加強(qiáng)專用設(shè)備管理的規(guī)定、檔案庫房管理制度，還專門建立了湖南省慈利縣關(guān)門巖水電站工程檔案管理辦法（試行）、編制建設(shè)項(xiàng)目檔案分類方案、檔案保管期限表等，初步形成了包涵收集、移交、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)在內(nèi)的一整套科學(xué)規(guī)范的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)流程。堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理，立出預(yù)備案卷；可以裝訂成正規(guī)卷的，及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷。使檔案管理工作可以根據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度有條不紊地逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)，還要根據(jù)《保密法》以及澧水公司對(duì)保密工作所規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度及事項(xiàng)做好檔案資料的保密工作。

4 高度重視工程資料和工程檔案的移交工作

工程檔案的移交工作是整個(gè)工程檔案資料管理過程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，一旦移交將按照工程檔案資料的性質(zhì)和檔案管理的規(guī)定年限長期保存，其中存在的缺憾和不足將不再存在更改的余地。因此一定要高度重視檔案資料的移交工作，切實(shí)把好最后一個(gè)關(guān)口。

（1）工程檔案管理資料必須達(dá)到移交的基本條件方能進(jìn)行移交。一是項(xiàng)目已經(jīng)通過相應(yīng)階段的驗(yàn)收；二是驗(yàn)收過程中所提出的需要整改的問題已經(jīng)整改完成并經(jīng)有關(guān)部門審查通過。三是檔案資料的裝訂、分類等必須符合檔案管理的有關(guān)要求。

（2）必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交，一是避免工程檔案資料的遺失和受損，二是盡早發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（3）必須按照規(guī)定的方式和規(guī)定的程序進(jìn)行移交，移交時(shí)必須履行必要的簽字手續(xù)。

（4）檔案資料移交后，要及時(shí)歸檔，以免遺失和受損。

5 結(jié)語

水利工程檔案是隨著工程建設(shè)過程不斷形成和產(chǎn)生的，它客觀、真實(shí)地記錄著工程建設(shè)的全過程和結(jié)果，在工程建設(shè)中有其重要的地位和作用，對(duì)其他工程也有起著借鑒與參考的價(jià)值，因而工程檔案的收集、整理、歸檔是工程建設(shè)過程中的一個(gè)必要環(huán)節(jié)。檔案管理工作需要建設(shè)、監(jiān)理等各參建單位的共同努力，以及領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，各部門的相互配合，只有各參建單位、部門都加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，結(jié)合工程實(shí)際不斷改進(jìn)工作方法、提高管理水平、工作效率，才能確保工程各個(gè)階段的檔案資料的完整性、規(guī)范性。建立健全檔案管理體系，加強(qiáng)制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案資料的保密工作，重視檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)。