如何做好特檢機(jī)構(gòu)管理評(píng)審工作

文/萬(wàn)明輝

特檢機(jī)構(gòu)從事特檢工作就必須按《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系要求》建立質(zhì)量體系，一些特檢機(jī)構(gòu)因從事委托檢驗(yàn)、司法鑒定、能效測(cè)試等業(yè)務(wù)還須進(jìn)行計(jì)量認(rèn)證等認(rèn)證，還得按《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》等規(guī)定建立質(zhì)量體系，這些質(zhì)量體系都要求機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理評(píng)審。現(xiàn)結(jié)合我所管理評(píng)審實(shí)際和其他一些特檢機(jī)構(gòu)的管理評(píng)審經(jīng)驗(yàn)，淺談如何做好特檢機(jī)構(gòu)管理評(píng)審工作。

意義和目的

管理評(píng)審是特檢機(jī)構(gòu)最高管理者的重要職責(zé)，是特檢機(jī)構(gòu)實(shí)施管理改進(jìn)的工具，是特檢機(jī)構(gòu)自我診斷、自我修復(fù)和自我完善的一種管理機(jī)制，是由特檢機(jī)構(gòu)的最高管理者組織有關(guān)人員對(duì)特檢機(jī)構(gòu)管理體系的適宜性、充分性、有效性開(kāi)展的評(píng)價(jià)和改進(jìn)活動(dòng)，使特檢機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理體系的薄弱環(huán)節(jié)以及實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針、目標(biāo)存在的差距或不足，尋求改進(jìn)機(jī)會(huì)。管理評(píng)審目的是促使特檢機(jī)構(gòu)建立自我改進(jìn)機(jī)制，滿足管理需求和相關(guān)方期望，提高特檢機(jī)構(gòu)的管理水平和競(jìng)爭(zhēng)能力。

存在的問(wèn)題

很多特檢機(jī)構(gòu)的管理評(píng)審工作開(kāi)展得不太理想，究其原因主要存在以下問(wèn)題：

1.把管理評(píng)審作為靜態(tài)的會(huì)議，缺乏過(guò)程管理思想。許多特檢機(jī)構(gòu)把管理評(píng)審作為所長(zhǎng)辦公會(huì)來(lái)組織，輸入、輸出不充分，沒(méi)有運(yùn)用PDCA循環(huán)對(duì)管理評(píng)審形成閉環(huán)管理。

2.管理評(píng)審流于形式。只是走過(guò)場(chǎng)而不關(guān)注效果，使之流于形式，有的特檢機(jī)構(gòu)甚至只是將管理評(píng)審要求的相關(guān)資料匯總，連管理評(píng)審會(huì)議都不用開(kāi)，能夠應(yīng)付外審就可以，初看管理評(píng)審資料有計(jì)劃、有記錄、有報(bào)告, 但深入查閱卻發(fā)現(xiàn)評(píng)審記錄無(wú)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，沒(méi)有關(guān)鍵問(wèn)題和環(huán)節(jié)。

3.把管理評(píng)審開(kāi)成擺功會(huì)，缺乏持續(xù)改進(jìn)思想。主要領(lǐng)導(dǎo)更多地是看到業(yè)績(jī)，重點(diǎn)是總結(jié)成績(jī)，對(duì)存在的問(wèn)題輕描淡寫(xiě)，很難正視存在的不足，甚至對(duì)一些不足進(jìn)行很多客觀上的解釋，缺乏持續(xù)改進(jìn)的意識(shí)。

4.評(píng)審的重點(diǎn)不突出，回避問(wèn)題的評(píng)審方式。有些特檢機(jī)構(gòu)的管理評(píng)審抓不住主要問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)于較敏感或難以解決的問(wèn)題，評(píng)審時(shí)避重就輕，回避問(wèn)題，解決不了主要問(wèn)題，甚至遺漏對(duì)文件的評(píng)審。

5.糾正措施落實(shí)不到位。糾正預(yù)防措施缺乏可操作性，由于責(zé)任不清，計(jì)劃性不強(qiáng)，使糾正措施模糊操作，不能解決實(shí)際問(wèn)題。

6.有改進(jìn)要求，但跟蹤驗(yàn)證不力。沒(méi)有按體系文件的要求進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證、實(shí)行閉環(huán)管理。

7.錯(cuò)位式的管理評(píng)審。錯(cuò)位式管理評(píng)審是指最高管理者沒(méi)有親自參加和主持管理評(píng)審，由單位副職甚至職能部門負(fù)責(zé)人替代的評(píng)審方式。由于最高管理者沒(méi)有參加評(píng)審決議，使管理評(píng)審的執(zhí)行力度大打折扣，收效甚微。

8.沒(méi)有將日常管理與管理評(píng)審有機(jī)結(jié)合起來(lái)，認(rèn)為管理評(píng)審是質(zhì)量管理體系運(yùn)行的“特產(chǎn)”, 屬一般技術(shù)管理范疇, 不能與特檢機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展、人力資源配置、組織機(jī)構(gòu)等決策之類的日常管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)。

上述問(wèn)題的產(chǎn)生, 既有思想認(rèn)識(shí)的原因，也有實(shí)際操作的原因。歸納起來(lái)有以下幾方面: 一是思想認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)管理評(píng)審只是被動(dòng)應(yīng)付，沒(méi)有明確管理評(píng)審的目的；二是管理評(píng)審策劃時(shí)機(jī)不合理，準(zhǔn)備不充分；三是管理者對(duì)匯報(bào)材料分析歸納不到位、主題不突出、缺乏針對(duì)性；四是管理評(píng)審會(huì)議走過(guò)場(chǎng)。

措施與建議

一是將管理評(píng)審工作與年度管理工作總結(jié)會(huì)議結(jié)合起來(lái)，以便于將機(jī)構(gòu)現(xiàn)行管理模式與管理評(píng)審結(jié)合起來(lái)，減少機(jī)構(gòu)重復(fù)總結(jié)檢查工作，提高機(jī)構(gòu)管理水平。

1.制定管理評(píng)審計(jì)劃。確定評(píng)審輸入，做好評(píng)審準(zhǔn)備，確保評(píng)審輸人內(nèi)容要充分、具體。

⑴ 制定管理評(píng)審計(jì)劃，確定評(píng)審輸入。特檢機(jī)構(gòu)在開(kāi)展管理評(píng)審時(shí)，首先應(yīng)根據(jù)特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)所所長(zhǎng)對(duì)管理評(píng)審的意圖、要求組織策劃活動(dòng)，制定管理評(píng)審計(jì)劃下發(fā)到相關(guān)部門及人員。管理評(píng)審計(jì)劃應(yīng)包括評(píng)審時(shí)間、地點(diǎn)、目的、范圍、方式、評(píng)審內(nèi)容和要求、參加部門和人員、應(yīng)提供的材料、改進(jìn)措施的初步設(shè)想、資源需求、有關(guān)建議等內(nèi)容。

⑵ 做好評(píng)審準(zhǔn)備，確定評(píng)審重點(diǎn)。特檢機(jī)構(gòu)在進(jìn)行評(píng)審之前，各部門接到任務(wù)后，要認(rèn)真準(zhǔn)備管理評(píng)審輸入資料，為實(shí)施評(píng)審做好充分準(zhǔn)備。整理輸入材料時(shí)可以按照管理狀況、需要關(guān)注問(wèn)題、改進(jìn)建議三大項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分類。管理評(píng)審要解決的重點(diǎn)問(wèn)題是影響特種設(shè)備檢驗(yàn)質(zhì)量、安全等的關(guān)鍵問(wèn)題，長(zhǎng)期存在的質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)量體系運(yùn)行中的系統(tǒng)問(wèn)題。

2.進(jìn)行管理評(píng)審，做出改進(jìn)決議。進(jìn)行管理評(píng)審可以采取召開(kāi)評(píng)審會(huì)議、審閱文件、網(wǎng)絡(luò)傳輸審閱信息、電話溝通等多種方式進(jìn)行，由檢驗(yàn)所所長(zhǎng)根據(jù)評(píng)審需要以及評(píng)審內(nèi)容選擇，可以是上述方式的一種，也可以將上述方式進(jìn)行組合。管理評(píng)審即將結(jié)束時(shí)，所長(zhǎng)應(yīng)對(duì)評(píng)審的議題做出最后結(jié)論，對(duì)評(píng)審后的改進(jìn)活動(dòng)提出明確要求，對(duì)較難解決的問(wèn)題做出指示，對(duì)體系、方針、目標(biāo)、資源、報(bào)告、過(guò)程、市場(chǎng)等各項(xiàng)管理的變更做出安排。

3.編制管理評(píng)審報(bào)告，落實(shí)糾正預(yù)防措施，并限期實(shí)施。管理評(píng)審結(jié)束后，主管部門要及時(shí)編制管理評(píng)審報(bào)告，應(yīng)將管理評(píng)審報(bào)告發(fā)放到相關(guān)部門及人員。管理評(píng)審報(bào)告包括評(píng)審目的、評(píng)審日期、評(píng)審內(nèi)容、評(píng)審結(jié)論、參評(píng)人員和采取糾正預(yù)防或改進(jìn)措施的要求和期限。特檢機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)管理評(píng)審過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不合格、不符合、潛在的不合格或不符合，根據(jù)特檢機(jī)構(gòu)自身的能力和需要，提出切合實(shí)際并具有可操作性的改進(jìn)措施。并應(yīng)確保改進(jìn)措施得到有效的實(shí)施，對(duì)于那些長(zhǎng)期存在的問(wèn)題或系統(tǒng)性問(wèn)題，有時(shí)不能急于求成，應(yīng)分期采取改進(jìn)措施。

4.改進(jìn)措施一定要進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。管理評(píng)審中決定的改進(jìn)措施均要有關(guān)部門進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證并在下次評(píng)審會(huì)議上進(jìn)行匯報(bào)。管理評(píng)審會(huì)議后，主管部門應(yīng)組織各有關(guān)部門和人員根據(jù)報(bào)告決議和措施，制定整改方案，并逐項(xiàng)落實(shí)，按PDCA循環(huán)的方法進(jìn)行整改。并對(duì)整改的符合性和有效性進(jìn)行驗(yàn)證，對(duì)效果不明顯或沒(méi)有達(dá)到要求的，責(zé)成有關(guān)部門重新采取措施，直到有效。

5.管理評(píng)審記錄歸檔保存。管理評(píng)審活動(dòng)結(jié)束后，要保存管理評(píng)審形成的所有記錄。保存的記錄應(yīng)包括：管理評(píng)審計(jì)劃、各種管理評(píng)審輸入信息資料、管理評(píng)審會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、紀(jì)要等、管理評(píng)審報(bào)告、改進(jìn)措施的驗(yàn)證記錄、管理評(píng)審報(bào)告的分發(fā)清單等。

二是將臨時(shí)性管理評(píng)審工作與機(jī)構(gòu)行政會(huì)議（日常管理工作）有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)管理動(dòng)態(tài)化，提高管理評(píng)審的有效性。

管理評(píng)審會(huì)議的核心是尋找體系持續(xù)改進(jìn)的空間，但許多特檢機(jī)構(gòu)搞管理評(píng)審?fù)耆菫榱速|(zhì)量體系的要求，機(jī)械地召開(kāi)一年一次的管理評(píng)審會(huì)議，可能會(huì)貽誤改進(jìn)的最佳時(shí)機(jī)，對(duì)持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量體系發(fā)揮的作用不大，造成這一現(xiàn)象的重要原因是管理評(píng)審沒(méi)有和機(jī)構(gòu)日常管理活動(dòng)相結(jié)合。

比如，某關(guān)鍵崗位人員突然辭職或去世，機(jī)構(gòu)人力資源發(fā)生變化，需要馬上配備資源，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)通過(guò)內(nèi)外招聘的方式，任命該崗位新的關(guān)鍵崗位人員，此過(guò)程就是管理評(píng)審過(guò)程，因?yàn)楣芾砣藛T發(fā)生變動(dòng)，可能影響到質(zhì)量管理體系的充分性，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)充分性進(jìn)行評(píng)審(人員調(diào)整)，形成評(píng)審輸出——任命文件。由此可見(jiàn)，將臨時(shí)性管理評(píng)審與行政會(huì)議或解決管理問(wèn)題的會(huì)議融合進(jìn)行，將有助于提高管理評(píng)審的效率。

因此，管理評(píng)審這一管理活動(dòng)在文件的規(guī)定上就應(yīng)盡量符合特檢機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，臨時(shí)性管理評(píng)審內(nèi)容可靈活決定，可以事先組織各部門對(duì)擬評(píng)審的內(nèi)容作些口頭或書(shū)面準(zhǔn)備。既然質(zhì)量管理體系規(guī)定應(yīng)保持管理評(píng)審的記錄，并未規(guī)定記錄的格式和形式，那么管理評(píng)審的記錄不應(yīng)只限于管理評(píng)審報(bào)告，只要是能為管理評(píng)審提供證據(jù)的任何形式記錄，都可以作為管理評(píng)審的有效記錄。但不論記錄是何種形式，都應(yīng)標(biāo)明評(píng)審日期，醒目標(biāo)明或圈出記錄中哪一段落或全部記錄是管理評(píng)審的內(nèi)容。