芻議如何利用計(jì)算機(jī)辦公軟件提高審計(jì)的效率

馬秀清

（桂林桂鑫誠(chéng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司，廣西 桂林 541000）

改革開放以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)一直處于快速發(fā)展的階段，很多公司企業(yè)也同時(shí)得到建立和發(fā)展的機(jī)會(huì)。對(duì)于企業(yè)公司的財(cái)政狀況、財(cái)政收支情況以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的分析是通過審計(jì)完成的，因此，審計(jì)對(duì)于評(píng)估這些公司企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況具有重要的意義，如何能夠科學(xué)合理地進(jìn)行審計(jì)，并得到真實(shí)可靠的審計(jì)結(jié)果一直是審計(jì)人員面對(duì)的首要問題。近些年，關(guān)于審計(jì)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)逐步完成，利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行審計(jì)已經(jīng)廣泛得到應(yīng)用。但目前設(shè)計(jì)完成的審計(jì)軟件可操作性較差，一般在得到專業(yè)培訓(xùn)后，才能夠熟練掌握，所以如何利用大家都熟悉的辦公軟件幫助會(huì)計(jì)審計(jì)工作就成為關(guān)鍵。

1 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行審計(jì)的必要性

審計(jì)是一項(xiàng)復(fù)雜的對(duì)公司企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)以及計(jì)算分析的系統(tǒng)工程，在審計(jì)過程中會(huì)遇到審計(jì)項(xiàng)目繁雜、審計(jì)任務(wù)量巨大以及審計(jì)結(jié)果不準(zhǔn)確等問題。因此，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算能力以及零錯(cuò)誤的計(jì)算準(zhǔn)確度幫助審計(jì)工作，就是將審計(jì)工作信息化。這不僅僅是豐富審計(jì)工作的手段，更是對(duì)于審計(jì)事業(yè)發(fā)展啟到巨大的推動(dòng)作用。利用計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行審計(jì)工作，具有提高審計(jì)效率、豐富審計(jì)方式、加強(qiáng)審計(jì)精確度、控制審計(jì)成本以及避免人為因素干擾等優(yōu)點(diǎn)。

目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地運(yùn)用到審計(jì)工作中，主要是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為審計(jì)基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)審計(jì)數(shù)據(jù)共享，然后通過計(jì)算機(jī)對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、處理和儲(chǔ)存，從而快速準(zhǔn)確地完成審計(jì)工作。利用計(jì)算機(jī)可以將審計(jì)工作模板化，將文字處理、數(shù)據(jù)表格、審計(jì)的程序以及底稿按照規(guī)定的格式完成，不僅可以使審計(jì)結(jié)果查閱方便，更加能夠高速、準(zhǔn)確地對(duì)審計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。在業(yè)務(wù)量眾多的財(cái)務(wù)方面，通過計(jì)算機(jī)幫助審計(jì)工作，會(huì)使能夠監(jiān)察的資料數(shù)目更為巨大，并利用審計(jì)人員的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)重點(diǎn)方面進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)察。這樣的審計(jì)方式不僅能夠讓審計(jì)結(jié)果更加準(zhǔn)確，對(duì)于在審計(jì)中出現(xiàn)的問題也能有更加詳實(shí)的證據(jù)。總之，計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)，豐富了審計(jì)方式、明確了審計(jì)思路、突出了審計(jì)重點(diǎn)、提高了審計(jì)效率以及審計(jì)的質(zhì)量。

2 計(jì)算機(jī)審計(jì)遇到的問題

由于專業(yè)審計(jì)軟件操作不便，給一些審計(jì)業(yè)務(wù)人員帶來很多不便，特別是那些不精通計(jì)算機(jī)使用的業(yè)務(wù)人員。因此，在遇到這種情況時(shí)，由于舊思維模式以及簡(jiǎn)單否定計(jì)算機(jī)應(yīng)用的價(jià)值，部分審計(jì)業(yè)務(wù)人員認(rèn)為利用計(jì)算機(jī)幫助進(jìn)行審計(jì)反而要比人工麻煩、時(shí)間上也相差不多，就會(huì)產(chǎn)生審計(jì)業(yè)務(wù)人員抵制計(jì)算機(jī)審計(jì)的方式。即使勉強(qiáng)學(xué)習(xí)，也只是掌握計(jì)算機(jī)膚淺的使用知識(shí)，很難滿足審計(jì)信息化的要求。而能夠做到真正利用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)，就是要掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)、審計(jì)軟件的編譯檢測(cè)技能以及利用審計(jì)軟件進(jìn)行行之有效的系統(tǒng)分析。從而需要審計(jì)業(yè)務(wù)人員花費(fèi)很多的時(shí)間及精力去學(xué)習(xí)，這在一定程度上阻礙了審計(jì)信息化的發(fā)展。

3 利用辦公軟件提高審計(jì)工作效率

由于專業(yè)審計(jì)軟件操作難度較大，因此如何能利用現(xiàn)有一些已經(jīng)熟悉的辦公軟件來幫助完成審計(jì)工作就成為一個(gè)需要解決的新問題。

3.1 建立審計(jì)資料庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源共享

目前對(duì)于審計(jì)時(shí)需要利用的資料保存，都沒有明確的保管制度，安防也比較隨意。因此，由于資料放置方式?jīng)]有按照審計(jì)業(yè)務(wù)人員要求進(jìn)行，這就為審計(jì)業(yè)務(wù)人員在查找資料時(shí)造成不變。如果能夠建立電子信息庫(kù)，將審計(jì)報(bào)告、審計(jì)底稿等審計(jì)資料變?yōu)閿?shù)字信息，并通過時(shí)間順序以及邏輯關(guān)系鏈接好。這樣在審計(jì)人員需要資料進(jìn)行查找時(shí)，就會(huì)有效減少因?yàn)椴灰撞檎屹Y料而浪費(fèi)的時(shí)間，從而達(dá)到提高審計(jì)效率的目的。

這樣工作需要審計(jì)部門在審計(jì)工作開始前，利用WORD軟件規(guī)定審計(jì)中文字處理的方式，并用EXCEL軟件對(duì)于審計(jì)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和保管。然后通過統(tǒng)一的方式將文件命名，在審計(jì)工作結(jié)束后，只需要提交WORD和EXCEL表格，并按照文件名進(jìn)行分類保管。并在最后制定一份審計(jì)情況表，主要是將各項(xiàng)審計(jì)類別和審計(jì)中涉及到的單位、報(bào)告、基本情況進(jìn)行詳盡統(tǒng)計(jì)，方便在日后需要查找審計(jì)資料時(shí)，只需要根據(jù)這張表查找到WORD和EXCEL等文件就可以找到相應(yīng)的審計(jì)資料。當(dāng)全部審計(jì)資料建檔完成后，還可以根據(jù)需要上傳到總服務(wù)器，沒有條件的直接復(fù)制給相關(guān)工作人員，就可以達(dá)到信息共享的目的。

3.2 匯編常用法規(guī)

在審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)工作時(shí)，通常需要翻閱一些審計(jì)中用到的法律、法規(guī)以及制度規(guī)范等工作規(guī)范，如果將紙質(zhì)文件帶在身上，不僅不方便，查找時(shí)也容易出現(xiàn)缺漏以及查找時(shí)間長(zhǎng)等缺點(diǎn)。而目前審計(jì)工作中應(yīng)用的軟件對(duì)于審計(jì)需要的針對(duì)性不強(qiáng)，因此根據(jù)審計(jì)的實(shí)際情況，根據(jù)使用法律、法規(guī)及制度規(guī)范的使用頻率將資料編寫輸入進(jìn)WORD文件，然后分享給審計(jì)人員。利用索引等方式就可以快速查找到需要用到的法規(guī)，從而減少了法規(guī)的查閱時(shí)間，提高了審計(jì)效率。

3.3 將審計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行模板化分析

根據(jù)審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，將經(jīng)常用到數(shù)據(jù)類型的處理方式提前設(shè)定好，在審計(jì)工作時(shí)，審計(jì)人員只需要通過輸入數(shù)據(jù)就可以得到數(shù)據(jù)的分析結(jié)果。如利用EXCEL表格，將某個(gè)表格按照審計(jì)計(jì)算方式進(jìn)行公式化處理，在審計(jì)時(shí)只需要在這個(gè)表格填入初始數(shù)據(jù)，就可以直接得到審計(jì)計(jì)算后的結(jié)果。這樣可以將需要審計(jì)時(shí)復(fù)雜計(jì)算的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單化和程序化處理，從而節(jié)省了數(shù)據(jù)處理的時(shí)間，提高了審計(jì)效率。

3.4 制定固定使用的電子模板

由于個(gè)人喜好不同，所以每個(gè)審計(jì)人員制作出的審計(jì)結(jié)果表格都有差別，這樣就為審計(jì)結(jié)果的查閱帶來不便。因此，將審計(jì)結(jié)果填入到規(guī)范化的電子模板，可以讓審計(jì)結(jié)果的具體項(xiàng)目查閱更加方便，審計(jì)結(jié)果也顯而易見，從而提高了審計(jì)的效率。

3.5 利用被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)軟件

一般的企業(yè)公司，在其財(cái)務(wù)記錄分析方面都會(huì)利用軟件來完成，因此如果能夠直接利用其軟件中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析就可以更加快速的完成審計(jì)工作。一般的財(cái)務(wù)軟件都可以轉(zhuǎn)換為EXCEL的使用格式，然后通過EXCEL軟件打開文件，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和分析。這樣就可以通過減少審計(jì)數(shù)據(jù)的獲取時(shí)間而提高審計(jì)效率

結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，科技人員一定會(huì)研發(fā)出操控性更好的審計(jì)專用軟件。但在此之前，對(duì)于如今審計(jì)專用軟件的復(fù)雜使用方式一籌莫展的審計(jì)人員，就應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，利用身邊現(xiàn)有的資源，比如巧妙地利用辦公軟件來幫助審計(jì)工作，來提高審計(jì)精度以及審計(jì)效率。

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