對中小企業電子原始憑證會計處理的分析

張永安

（南北疆水泥公司，內蒙古 牙克石 022150）

引言

網絡化的電子商務在一定程度上加速經濟全球化的進程。現代企業能否在同行企業中立足，其關鍵的生存要素就在于能否清楚的看到電子商務的重要意義和充分地利用好電子商務給自己的企業帶來更多的經濟效益。電子商務具有簡單，快捷，易操作、收費低的特點，方便了人們生活的同時也給企業帶來了更多的商機，網絡銷售、購買貨物、網上交易等這類新型的商業運行模式的涌現，導致記載交易內容和各種經濟活動的紙質原始憑證向電子化方向轉變，例如，電子繳費、電子訂貨單、電子結算單等等，這些都記載著整個交易活動發生到結束的新型的原始憑證，這些電子原始憑證更容易保存，更加的節省時間，符合現代社會的快節奏生活。

1 電子原始憑證的特征

電子原始憑證和早先的紙質的原始憑證都是在社會經濟活動中產生并被人們大量使用的證明經濟活動發生及明確與該業務密切聯系的相關責任人承擔責任的一種票據形式，它們都具有規范的形式和相應的法律效力。但電子商務在具有這些特點的同時還擁有紙質原始憑證不具有的特征。

1.1 高技術性

它是通過電腦中設計相應的程序及一定的網絡技術達到電子原始憑證的產生和存儲，所以具有一定的安全性和重復查看性。

1.2 無形性

電子原始憑證和紙質原始憑證的最大區別就是它的無形性，因為它是電腦中一種存儲程序生成的電子信息，它利用了無形編碼表達相關的憑證信息。

1.3 多樣化

電子原始憑證不像紙質原始憑證那樣只有一種形式，它不僅有文本、圖像、圖形，甚至還可以通過人工智能識別的音頻和視頻等多媒體信息。它不僅可以存放在磁介質的磁盤上，也可以存放在光介質的光盤上，還可以存放在電子介質的USB電子硬盤上。同時，它可以通過網絡在不同計算機之間傳遞，也可以在不同介質載體之間相互復制，而信息內容不發生任何變化。

1.4 標準化

電子原始憑證的格式標準化有利于網絡系統的識別、審核與加工，標準化的編碼區分不同的業務，并與系統的自動化處理銜接起來。

1.5 脆弱性

電子原始憑證是以磁介質或光介質作為信息載體的，使得技術舞弊和誤操作都有可能破壞憑證的真實性、完整性與可靠性。

2 電子原始憑證的審核

電子原始憑證因其形式的特殊性，在審核的時候必然會與紙質的原始憑證有些區別，傳統的原始憑證因為它是紙質的，所以會計人員直接翻看就可以了，比較容易辨認，而電子原始憑證要考慮的因素就很多了，既要考慮確認原始數據的生成，還要控制管理好數據的存儲同時應看在傳遞過程中的方式是否可靠，在審核電子交易數據時，不僅要考慮一筆電子業務中生成的不同數據，還要考慮和此筆業務相關的經辦人、簽約人等等人的電子簽字，有利于保證相關責任人對于相關數據完整性負責，我們已經明確了解電子簽名對于電子憑證的重要性，就應該給予肯定。那么，作為一名會計人員該如何讓判定電子簽字的有效性呢？如果電子簽字使用哪種很普通的漢字和字母填寫，就有可能出現偽造現象，致使會計人員無法辨認其有效性，現代解決這一問題的普遍做法就是使用電子加密碼的方式簽名，這種方法的作用還是比較明顯的。

3 電子原始憑證的會計處理

3.1 手工條件下的會計處理

雖然現在電子原始憑證已經開始快速的普及開來，但傳統的會計模式已經根深蒂固，有相當一部分的中小型企業由于業務量少，會計管理模式應沒有改變，或者由于企業會計人員已經習慣傳統的核算模式，很難再更改等等原因，把電子原始憑證作為一種擺設或是紙質原始憑證代替品，會計人員不是通過電腦去梳理憑證，而是把電子版的原始憑證打印出來，還是像整理紙質原始憑證的流程一樣蓋章、簽字，仍然用手填記賬單手匯財務報表。這種方式雖然簡便，但是當工作量非常大的時候，效率就會十分的低，滿足不了一個發展中企業的需求。

3.2 記賬憑證電子化的會計處理

為了緊跟社會的發展，實現經濟效益的提高，在一些中小型企業中也應用了會計電算化，就是使用電腦財務軟件，建立賬目，輸入記賬憑證，就會自動的生成相應的明細賬和總賬及財務報表，通過處理記賬憑證實現了計算機系統電子化，提高了企業的工作效率。任何事物都不是完美的，在處理會計憑證的問題上僅僅只停留在記賬憑證傳輸的水平上。原始憑證處于整個會計信息的系統之外，它與紙質的原始憑證在范圍上差不多，在處理的方式上也沒有多大的區別，會計人員先將電子版的原始憑證打印出來，剩下的步驟和紙質原始憑證基本相同，最后錄入會計信息系統，這樣的方式降低了會計人員的工作量，提高了工作效率而且有效地減少錯誤的出現。問題是這個軟件只能使用于企業的會計部門，不能通過電腦和企業內部的其他部門聯系，這樣不但不能使電子原始憑證發揮優勢也不利于提高工作效率。

3.3 原始憑證電子化的會計處理

電子商務的發展促進了電子數據的廣泛使用，產生了大量電子原始憑證，人們必須想出相應的處理對策。沿用"記賬憑證電子化"階段的手工式輸入，顯然是缺乏效率的。面對大量的網上交易產生的外來的電子原始憑證與網上傳輸的自制的電子原始憑證，重組會計業務流程，重新設計系統，是適時之需。

會計部門從收到原始憑證到把它變成會計信息并輸入會計信息系統中，需要經過從審核到編制分錄再到錄入的流程。首先是會計信息系統通過內部的網絡系統從企業的其他部門或同其他企業得到由電子商務產生的經有關部門確認的標準化電子原始憑證，其次企業的會計部門審核這些電子原始憑證，會計信息系統自動接收憑證中的數據并生成標準化的憑證庫，再次會計信息系統會按照工作的需要自動生成需要的記賬憑證、賬簿等等。最后，會計信息系統會自動的對這些數據歸檔，形成方便人員的查找的資料庫。

綜上所述，中小型企業如果能夠看到開展電子商務的好處，并真正的做到通過會計信息系統對企業開展的商務業務和內部其他部門的電子原始憑證做很好的處理，真正的形成網絡化的會計信息處理系統的運行模式，就能更加的提高企業的經濟效益。它的好處不僅有利于企業內部會計部門的重組，提高會計核算的效率，而且可以使會計人員從繁重的核算工作中解放，使他們能夠更好地參與、管理和監督會計信息的其他方面，能夠充分地發揮出會計的優勢。

[1]董惠良.網絡財務[M].高等教育出版社.2002年版.

[2]劉俊宇，任路.小議電子商務下的電子原始憑證[J].財會月刊.2004.11.