試論我國院校研究中的信息管理建設

關鍵詞：信息管理；院校研究；高等教育管理；信息管理系統

摘要：我國高等學校信息管理欠透明、缺乏真實性和系統性，缺乏有效的制度保障，信息管理專業人才匱乏，對院校研究所需要的數據信息不夠重視，這已成為制約院校研究發展的瓶頸。應借鑒國外院校研究的經驗，使政府、學校各司其職，共同建立健全學校管理的規范和監督機制，同時注重數據信息的收集管理和院校研究人才培養，不斷提高院校研究人員的專業素質和職業道德，以構建科學的信息管理系統。

中圖分類號：G640

文獻標志碼：A文章編號：1009－4474(2012)04－0112－05

Information Management in Chinese Institutional Research

ZHAO Lei

(School of Education， Huazhong University of Science and Technology， Wuhan 430074， China)

Key words: information management; institutional research; institutional administration; information management system

Abstract: There are many problems in information management such as obscurity， lack of systematization， and unreality in Chinese universities. The failure in the recognition of the importance of information needed by IR and that in the formulation of an information system prevent the development of IR. Therefore， on the basis of the experience of IR in foreign institutions， we should make rules and regulations to build an information management system in higher-educational field and focus on the cultivation of talents skillful at information management and IR.

一、問題的提出

自20世紀90年代以來，院校研究在中國高等教育領域迅速發展，尤其是隨著高等教育改革的推進，院校研究越來越受到高等教育管理者和研究者的重視。眾多學者對什么是院校研究，如何開展院校研究進行了大量的探討。如蔡國春教授就把院校研究看成是一種“應用性研究”，認為院校研究是研究者借助一定的理論和方法論工具，收集所要研究問題的相關數據資料，并認真分析這些數據資料，最后提出解決問題的方案和建議〔1〕。而院校研究協會(AIR)前任主席薩珀(JoeL.Saupe)則認為：“院校研究是在一個高等院校內部所進行的研究，這樣的研究主要是針對高等院校內部存在的問題收集大量信息進行研究，以支持院校規劃、政策制定和決策”〔2〕。

院校研究的過程就是院校研究人員運用科學的方法收集數據、分析數據，并把數據轉化成對高等學校管理者有用的信息，使高等學校管理者能夠根據有價值的信息資料科學、高效地做出決策。院校研究的主要功能是：（1）系統地收集本校與外校的管理信息，并仔細評估學校的發展狀況；（2）為學校領導和有關部門提供信息資料，使得學校領導和有關部門能科學地制定學校發展規劃，以提高學校的管理水平；（3）通過為政府、公眾與其他機構提供學校有關信息，加強學校與社會的聯系與溝通，強化社會對高等學校的問責制度〔3〕。

通過院校研究的定義以及從事院校研究的步驟，我們可以看出收集的數據、信息在院校研究中的作用和重要性。收集高校管理的數據、信息是院校研究的基礎工作，不僅在開展院校研究之前需要數據資料，在院校研究的過程中也需要數據和信息資料作為分析的依據；同時，在院校研究之后形成的研究報告中更需要數據和信息資料作為論據，來論證決策建議的合理性。所以說，準確的信息資料貫穿院校研究的始終。但是，目前國內學者對院校研究的探討還只是停留在對院校研究的研究階段。這種對“院校研究”的研究在現階段或許有一定的合理性和必然性，但院校研究歸根結底是應用性、實踐性的活動，它不僅需要理論研究，還需要應用研究。作為高等教育研究領域的院校研究對于作為實踐領域的院校研究只能起補充作用，而不是替代作用，是“次”而不是“生”。院校研究作為高等教育研究新領域的前提條件是院校研究實踐的廣泛存在，并且院校研究主要是作為一個實踐領域存在，主要服務于大學自身發展，而不是提供普適性的關于高等教育的知識〔4〕。國內學者目前對此認識不足，對院校研究所需要的信息更是認識不夠，管理不力，沒有形成信息系統，這已成為院校研究發展的一個瓶頸。

本文中所說的數據（data）是指院校研究者在研究的過程中通過各種科學的方法（例如訪談、觀察、查閱資料等）搜集并記錄到的有關研究對象（即高等學校）的符號。這些符號本身是無序的、繁雜的，但是可以被鑒別。只有經過研究人員的分析、解釋后，它們才變成有價值的信息。所以，信息（information）就是指有關高校的數據經過研究者加工、分析和解釋后形成的對高等學校管理決策的制定產生影響的數據。信息管理即指有效地開發和利用信息資源，以現代信息技術為手段，對信息加以收集、加工、傳遞、存儲和利用。信息管理的過程包括信息收集、信息加工、信息傳輸和信息儲存。簡單地說，信息管理就是對信息資源和信息活動的管理。信息管理在院校研究上層面就是指有關人員對高等學校的信息資源和信息活動的一種管理。

二、高等學校信息管理的現狀

（一）信息管理欠透明和公開

目前，我國還沒有覆蓋全國的教育統計數據資料，也未形成信息共享機制。雖然政府主管部門要求高校每年都要上報有關統計數據資料及相關報告，教育部或國家統計局等機構每年也會發布統計公報，公布一些高校統計數據與信息，但由于各級政府及高等學校有關部門出于政績、競爭等各種原因的考慮，不愿意公布某些數據，使得院校研究者在進行研究時無法快速、便捷地獲取想要的數據。而沒有準確、全面的數據作為研究依據，院校研究者是很難得出準確的結論的，也不能為管理者提出切實可行的決策建議，這就嚴重影響了院校研究的科學性和實踐性。

（二）缺乏系統性的信息管理

當前我國還缺乏系統性的信息管理。一方面，分管教育的相關部門沒有制定統一的標準來統計各校數據，亦沒有專門的信息管理人員來管理信息。對于學校一年一度上報的數據的要求，教育部門只是規定了一些常規的硬性指標，比如學生數量、師生比、畢業生就業率等，并沒有形成一個統一而有效的標準來統計教師工作滿意度、學生學習質量等軟指標要素。而這些隱性的要素往往更能體現一所學校的辦學質量，對院校研究者來說也更有意義，可使院校研究者提出針對性更強、更符合高校實際情況的建議。另一方面，高等學校雖然也會做一些數據收集方面的工作，但在多數情況下，只是局限于完成教育部要求每年提供的《高等學校基本信息報表》。雖然學校內部建立了校園網，一些數據(如招生數據庫、財務數據庫、畢業生信息庫等)也已經實現了電子化，但由于學校管理缺乏必要的協調機制，許多數據散落在各個學院或部門，并沒有形成統一的、系統的數據信息流通機制，致使這些數據成了一個個獨立的“信息孤島”。而且，每個學校往往只根據自己的需要或標準來收集管理信息，這就使得信息資料缺乏一定的可比性，增加了院校研究者的工作難度。因此，今后我國在信息管理的系統性、標準化方面還有很多的工作要做。

（三）信息數據缺乏真實性

每次高校評估時，一些高校為了“應付”評估專家的評估，不得不臨時偽造一些數據。高校的這種行為使得教育部門收集上來的各校數據資料也是不真實的。高等學校的這些做法，雖然能獲得一些短期利益，但從長遠看，它對于以真實數據為基礎的院校研究和建立健全高等教育信息管理系統無疑會起阻礙作用。

信息真實是院校研究最基本的前提條件，只有獲得真實的數據和信息，院校研究者才能充分了解研究對象的真實情況，繼而做出符合研究對象實際的判斷，并協助高校管理者做出正確的決策。相反，院校研究者如果無法掌握關鍵的基礎性數據資料，而只能從虛假的數據信息中得出結論，其結論必然是不真實的。這反而會誤導研究對象，阻礙高等學校發展，也不利于院校研究本身的發展。

當然，對于一些突發事件或特殊情況，原本沒有相關數據記錄可依據。在這種情況下，就需要研究者去實地調查、收集信息，以便獲取第一手資料。但在有些情況下，院校研究者去調查得到的數據也未必都是真實的，對于一些比較機密或不便于公開的信息資料，有關部門會對院校研究者保密，或者只給他們提供經過處理后的信息。而在現實中，這種經過處理的數據資料屢見不鮮，這也是我國目前許多統計數據資料嚴重失實的重要原因，它給院校研究工作帶來了極大的困難。

三、高校信息管理不善的原因分析

（一）高等學校信息管理缺乏制度保障

目前，我國在高等學校信息管理系統和數據庫的建設方面缺乏制度保證，這種“制度性的缺失”使得我國高等教育研究和實踐相脫節，制約了我國院校研究的發展。雖然隨著高校辦學自主權的擴大和高等教育改革的不斷推進，高等學校更加重視自我管理，但值得關注的是院校研究并沒有成為各大高校管理中不可或缺的部分，院校研究因始終被管理者視為可有可無，而游離于高校管理的邊緣。除了一些學者的呼吁之外，政府和學校管理人員并沒有充分認識到建立高校信息管理系統和數據庫對于院校研究和整個高等教育管理的重要性。

另外，政府有關部門對高校運行管理缺乏必要的監督機制，社會對高校管理的問責制度也沒有建立起來，且不管是政府還是社會，對高校建立系統的信息管理中心都沒有表現出應有的熱情，這就使得高校在信息管理方面失去了外部壓力，加之高校本身也沒有意識到信息管理的重要性，自然也就不會主動公布真實的數據信息和報告，這就使院校研究因缺乏基本的數據條件而無法深入展開。

（二）高校信息管理缺乏科學性和系統性

目前，我國高校很少有系統收集數據的習慣。雖然學校每年都會向上級主管部門上報統計數據資料或報告，但有“應付”的成分，所收集的數據準確程度不高，且在不少高校中都存在著不同部門統計出的數據不一致的現象。多數高校對相關數據資料的統計、核對及更新都難以做到，更不用說建立信息資源統計系統了。由于高校自身所收集的數據信息質量參差不齊，所以院校研究機構掌握的數據、信息資源也不完全，甚至很少〔5〕。

高等學校作為一個組織，具有其特殊性，即各學院、各部門之間是一種松散的組織結構。雖然大多數高校內部都建立了校園網，但是沒有形成暢通的信息共享渠道，這使得學校各院系、部門之間的信息鏈是不連續的、零散的，彼此之間就像一座座“信息孤島”。各院系、部門只是憑借自己的經驗管理本單位的事務，這就使得學校內部信息閉塞，缺乏相互了解和競爭意識，阻礙了學校發展。

（三）專業人才匱乏

信息管理和信息系統在我國尚屬于新興事物，隨著我國經濟建設的不斷發展，大型數據庫數據管理人才供不應求。但在高等教育研究領域，尚未建立由大批信息管理人才組成的信息管理機構或組織來系統地收集、整理和分析相關數據。由此導致院校研究者在進行院校研究時，面對大量的、零散的信息，不得不花費大量的人力、物力來重新收集整理。這樣一方面使得院校研究的效率大大降低，另一方面也浪費了大量的人力和物力。

除此之外，院校研究的專業人員也比較短缺。由于院校研究從國外引入的時間不長，發展緩慢，了解、熟悉院校研究的人員還偏少，且大部分院校研究人員沒有接受過系統的專業化的學習、培訓，研究能力有限、水平不高〔5〕。目前在大學中還沒有開設專門的院校研究專業招收系統學習院校研究課程的學生，這使得院校研究者自身的專業素質和能力參差不齊。而院校研究者在工作的過程中會接觸到許多屬于學校機密的信息，有些高校迫于競爭的壓力不愿把這些信息公布于眾，這就要求院校研究者要有良好的職業道德，嚴守職業秘密。但是現階段我國院校研究人員復雜，這嚴重影響了院校研究的專業性和在社會中的良好形象。很多高校領導者和管理人員不相信院校研究者的能力和素質，不敢把攸關學校發展命運的信息交給院校研究者，這就切斷了院校研究者獲取信息的渠道，使得信息系統的建立步履維艱。

目前，信息管理人員的缺乏和院校研究者能力、素質和職業道德修養不高，這兩個方面嚴重阻礙了高等教育信息管理系統的建立。

四、建立健全高校信息管理系統的對策

數據資源系統的建設是一項耗資巨大、技術復雜、影響深遠的基礎性工程，它主要依賴政府的推動和專家的參與〔6〕。由于目前各方面因素的制約，我國高等教育信息管理系統的建設還需要漫長的過程。因此，教育行政主管部門及高等學校要樹立正確的觀念，正視院校研究及高等學校信息管理系統的作用，鼓勵并支持高等學校開展院校研究，建立健全信息管理系統。筆者認為，可以從以下幾方面入手。

（一）政府、學校各司其職，共同完善高校管理制度

制度化是發展我國院校研究和建立健全信息管理系統的必由之路。制度化，即通過制定相應的制度和機制，將開展院校研究和建立完善的信息管理系統納入高等學校管理體制之中，使之成為高等學校管理科學化、高等教育理論研究實踐化的重要組成部分。目前，我國對于高校信息管理缺乏詳細的制度規定，這種“制度性缺失”是信息管理缺乏公開性、系統性和真實性的重要原因之一。雖然我國制定了構建信息管理系統的規定，但大部分規章制度對于如何構建信息管理系統缺乏詳細、具體的制度規范，這就使得構建信息管理系統流于形式。將構建全面的信息管理系統真正納入制度化軌道，任重而道遠。

1.國家及地方各級各類教育行政主管部門應建立健全規范的監督機制

一方面，國家及地方各級教育行政主管部門應制定明確的規章制度和健全監督機制，利用各種媒體，如教育部官方網站等，定期如實地公布高等學校各類統計數據信息（包括高等學校每年一度的統計報表、高等學校各項業務報表、政府撥款與資助項目等）。要逐漸改革教育行政部門的考核標準，把信息管理情況納入績效考核指標之中，并重新修改高等學校評估標準，加大對學校信息系統建設的評估權重，確保高校信息的真實性。同時，要制定高校信息管理辦法，并把它作為政府對高校財政撥款的一項依據。還要規范院校管理過程，使院校管理規范化、程序化。

另一方面，教育部應制定并實施相關的數據發布政策，明確要求高等學校應利用本校的校園網向社會各界公布學校辦學的有關數據資料。要建立社會監督和問責機制，以充分調動高等教育利益相關者及社會各界的積極性，加強對高等學校管理的關注度和對公布信息資料的監督。同時規范上報數據的標準，保證上報信息資料的一致性、連貫性和可比性。還要規定高等學校要定期向政府的信息管理機構匯報更新數據，以保證全國信息數據庫中數據的準確，并真正實現全國高校的信息共享，減少信息黑洞。

2.各級各類高等院校應因校制宜，構建科學的信息管理系統

一方面，高等學校應根據相關規定，結合本校的情況，建立健全全校范圍內的信息管理系統，并將其納入學校管理章程，充分肯定院校研究和信息管理系統對于高等教育發展和高等學校管理的重要性；要充分利用校園網等校內媒介的作用，搭建校內各學院、各部門工作的數據信息共享平臺，真正做到各項信息在校園內部自由流動；要不斷提高學校領導及管理者對信息管理系統的認識，建立健全高校信息管理系統，使信息管理系統的建設成為專家和管理者的“共同事業”。事實證明，構建高等學校信息管理系統僅僅依靠專家的力量是遠遠不夠的，只有專家和高校管理者共同努力，才能加快高校信息管理系統的建設步伐。

另一方面，各級各類高等學校之間應積極加強交流、合作，共同建立校際間的信息資源共享機制，按照地理區域、院校類型等要素建立區域間的、同類型間的信息交流平臺。這不僅有利于院校研究的發展，也有利于各個學校開展比較研究，在借鑒其他學校管理經驗的基礎上，完善本校的管理機制。

（二）培養信息管理和院校研究的專業人才

1.大力培養信息管理人才

信息管理人才在高等學校信息管理系統的建立中起著至關重要的作用。各國政府都意識到了這一點，紛紛采取措施大力扶持信息管理教育和信息系統專業。信息管理人才除應具備現代管理學理論基礎知識、計算機科學技術知識及應用能力外，還應掌握系統思想和信息系統分析與設計方法等方面的知識，要擅長信息管理以及信息系統分析、設計、實施管理和評價。與其他國家相比，我國對于信息管理與信息系統這門專業的重視程度還遠遠不夠，僅有少數高校在專業設置中涉及到了相關專業，而這些高校多為職業技術學校，信息管理與信息系統在高等教育領域沒有得到應有的重視。因此，我國政府應加大對信息管理人才培養的投資力度，要在高校開設相關的課程及實驗室，以培養大量的高素質信息管理人才；同時還應重視國家信息基礎設施的建設，為搭建信息管理系統提供便捷的服務；最后，還應營造良好的社會輿論，使人們充分認識到信息管理和信息系統的作用，以提高人們對信息管理和信息系統的重視程度。

2.提高院校研究人員的專業素質和職業道德

我國教育行政部門應組織有關專家制定和編纂院校研究教科書，規范院校研究專用教材。應在高校中設置專門的院校研究專業，招收學生，開設院校研究課程，以培養專業的院校研究人員。同時，應加強對院校研究人員的工作方法、能力的訓練，以提高院校研究人員的素質和職業道德，使院校研究更專業、更規范地發展。院校研究者要轉變現在坐等各種信息資料上門的觀念，以一個專業研究者的身份主動收集所需資料信息，并與更多的兼職研究者進行合作研究，充分發揮團隊合作精神〔7〕，將院校研究推向深入。

綜上所述，在我國建立完善的高等學校信息管理系統與院校研究自身的發展是分不開的。因此，推動高等教育信息管理系統的建立，首先要促進院校研究自身的發展，使院校研究在院校發展中擁有明確的定位。只有院校研究本身發展了，社會和高等學校對院校研究充分重視了，各部門才會重視相關數據信息資料管理系統的建設。同時，我們要虛心學習和借鑒國外特別是美國開展院校研究的經驗，結合我國高等學校的具體情況，創建出具有中國特色的院校研究和為高等教育服務的信息管理系統。

參考文獻：

〔1〕蔡國春.“院校研究”是什么，不是什么——解讀美國“院校研究”〔J〕.比較教育研究，2005，（11）：28.

〔2〕Joe L.Saupe.The Functions of Institutional Research (2nd Ed)〔EB/OL〕.(2005-01-26)〔2011-01-01〕.http://www.airweb.org/page.asp?page=85.

〔3〕劉獻君.關于院校研究的幾個問題〔J〕.高等工程教育研究，2004，(2):25-26.

〔4〕王建華.論我國院校研究的現狀、問題與出路〔J〕.高教探索，2007，(3):7.

〔5〕賈正暉，王 浩.我國院校研究發展狀況、存在的問題及其原因分析〔J〕.長春理工大學學報（高教版），2010，(1):74-76，76.

〔6〕蔡國春.我國推進“院校研究”的制約因素與對策分析〔J〕.大學?研究與評價，2007，(4):21.

〔7〕王洪才.院校研究：困境、出路與突圍〔J〕.清華大學教育研究，2007，(2):6.

（責任編輯：舒莉霞）