高校教工體檢檔案管理探討

　　摘要：針對高校教工體檢檔案管理存在的諸多問題，分析造成影響的各類因素，提出了促進體檢檔案管理規范化、科學化的幾點建議，以期更好地為廣大教工的健康需求服務。
　　關鍵詞：高校教工；體檢檔案；管理和建議
　　近年來，隨著高校高速發展，教師隨著教學、科研、管理及社會責任的增加，工作壓力越來越大，心理負擔越來越重。工作時間過長、睡眠不足、缺乏運動鍛煉等危害健康的行為在高校教師中亦十分普遍。健康問題在教職工隊伍建設中表現突出，也引起教育主管部門的高度重視和關注。加強高校教職工醫療保健工作，定期體檢，建立體檢電子檔案，針對其健康狀況進行動態跟蹤，提供連續、綜合、有效的健康服務，已成為高校教師預防、控制疾病的重要手段。體檢檔案是記錄健康狀況的系統化檔案資料，包括個人基本資料、體檢項目記錄、異常所見、體檢結論及醫生指導意見等記錄。我校領導及校醫院領導很重視教工體檢，每年都對1100多名教工進行體檢，各項檢查指標均正常者只有100多人，其余均患有1種以上疾病。從我校近三年教工體檢統計情況可以看出，男性患病率高于女性，且慢性非傳染性疾病發病率呈增加趨勢。盡管學校已經建立了教工體檢電子檔案，為疾病的預防和控制提供了有力依據，但管理中仍存在許多問題，如管理不規范、管理方式混亂，管理制度和辦法缺乏等，給醫療保健工作帶來不便。我院領導應認識到教工體檢檔案管理的重要性，及時完善教工體檢檔案管理，以適應現代化的醫療管理需要。
　　一、高校教工體檢檔案管理中存在的問題
　　1.體檢檔案資料不齊全
　　體檢檔案資料不齊全是體檢檔案管理中存在的較為普遍的問題，我校教工體檢資料完成情況不好，存在不全、不規范。每一個教工檔案至少有一項沒有，見表1、圖1。主要原因如下：①高校教師教學任務重，科研工作忙。而高校的體檢往往是每年在規定的時間內統一進行，部分教師由于缺乏時間而不能按時參加體檢。②部分教師由于忽視自己的身體健康狀況，缺乏對體檢的重視，而放棄體檢。③部分教師只重視血液生化、B超、心電圖等實驗室檢查，而拒絕身高、體重、心肺聽診等基本體格檢查項目，導致檔案資料的不完整。④缺乏相應的診斷告知和建議。從我校近三年教工體檢數據統計可以看出，在職教工每年參加體檢人數比例比退休人員低，男教工參加體檢人數比例比女教工低，且呈上升趨勢，見表2所示。
　　對體檢項目認識偏頗，導致整理體檢檔案資料不完整。從我校近三年教工體檢狀況可以看出（表3），高校教職工對乙肝、脂肪肝、高脂血癥、高血壓、老年性白內障、糖尿病、冠心病、膽結石癥等體檢比較重視，忽視其它體檢。體檢結論沒有針對不同的疾病及某種病的不同程度進行具體分析，并提出相應合理建議指導教師疾病的預防和治療。
　　2.體檢檔案缺乏連續性
　　完整的體檢檔案既包括當時體檢的原始資料，還應包括后續復診的跟蹤原始資料。高校教職工脂肪肝、高脂血癥、高血壓、心律失常、糖尿病、冠心病、膽結石癥等慢性非傳染性病檢出普遍比較高，這些慢性疾病患者，應定期到指定醫院復診相關指標。部分教工由于對醫學常識的不了解，不明確其危害性，忽視復查復診。有的即使進行了復查復診，后續復查的如血壓、血脂、血糖、心電圖、化驗、B超等零散資料，醫護人員往往會忽視登記，平均登記率不到10%。導致體檢檔案缺乏后續資料，沒有連續性。這種情況容易影響對復診病人綜合的動態分析，而延誤病情。
　　3.管理人員相對缺乏，體檢檔案管理混亂
　　教工體檢檔案工作歸屬保健科管理，而保健科專職人員有限。體檢資料整理人員往往是各科室臨時分派，非固定人員。且資料的整理既沒有統一格式要求，也沒有制度規范，體檢檔案管理混亂，缺乏統一性、完整性、準確性。
　　4.原始資料管理不當
　　體檢后的原始資料，如化驗結果、特檢報告、B超報告等，往往在錄入計算機后，全部退還給教師本人管理。醫院保健科只留取電子檔案。計算機病毒、黑客的入侵或操作失誤等問題會導致電子檔案的丟失。一旦醫生需要查看病人原始資料，就比較困難。
　　5.體檢檔案的管理保密意識不足
　　健康體檢檔案中所涉及的各項檢查結果、有關數據均屬教工個人隱私，屬于教工隱私權，必須保密。而在健康體檢檔案的管理具體工作中，因為檔案管理員或檔案使用者保護隱私意識不強，忽視了對體檢檔案的隱私保護，會不同程度地損害體檢者如肺結核、乙肝大三陽、小三陽等教職工的權益，讓當事人在工作、日常生活中受到“歧視”，使當事者精神受到傷害，并造成工作或生活的不便。
　　二、相關建議
　　1.明確體檢檔案管理的重要性
　　體檢檔案是以教師個人健康為核心，醫療衛生機構為教師提供醫療衛生服務過程中的規范記錄，是涵蓋各種健康相關因素的系統化文件記錄，也是醫療衛生機構為教師提供高質量醫療衛生服務的有效工具。建立體檢檔案的目的是醫療衛生機構為教師提供高質量醫療衛生服務的有效載體；對全校教師的健康狀況開展評價，掌握高校內多發病、常見病、慢性病等動態變化，以便有針對性地開展健康教育、醫療、預防、保健和康復等服務。隨著高校教師健康體檢工作的常規化，體檢檔案管理工作的重要性也越來越突出。醫院領導應從思想上重視檔案管理工作，給予大力的關心和支持。適時建立健康檔案，妥善保管，以便客觀、真實、全方位了解教師健康演變過程，對疾病做到早發現、早診斷、早治療。要讓體檢檔案不是一疊被隔離在柜子里長期儲存起來的資料，而是一份保管簡便，查找方便，能充分體現其使用價值的活資料。
　　2.完善教工體檢檔案資料
　　完整真實的體檢檔案是臨床醫生做出正確診斷的基礎，漏查項目會導致健康資料殘缺不全，影響結果的綜合分析。完善教工體檢檔案，應主要做到以下幾點：①提高教師體檢率。組織健康教育宣傳活動，普及推廣健康教育知識，提高教工對體檢重要性的認識。定期鍵康體檢可早期發現身體無主觀癥狀的潛在疾病，以達到早發現、早診斷、早治療的目的。通過健康體檢異常指標的分析，了解引起疾病隱患的相關因素，規范人群的傳染病、遺傳病，保證正常工作和生活質量的重要手段。②嚴格執行各項操作規程。從教工基本信息、既往史、家族史等的填寫，到血液的采集，血液化驗結果的收集和分類，各臟器病灶的大小、形態的描述，再到檢查報告，體檢結果的對比分析和建議，檔案管理人員要認真核對，對好檔案號裝入教工體檢檔案袋。整理過程中，檔案管理人員要注意查看該年度的體檢項目是否有遺漏，對于記錄不完整的體檢資料，或者沒有按工作流程歸檔的資料，可拒絕收回，通知補檢。③原始體檢檔案和電子檔案必需集中管理，同時列入病案管理體系。④需要復查復診的教工借出檔案時，先到保健科辦理借檔手續，提取體檢檔案再去就醫，用畢交回保健科。同時，保健科應將教工復診的所有資料及時登記，并存入教工體檢檔案中。
　　3.建立跟蹤服務制度
　　對教工體檢結果進行對比分析、動態比較，評定教工健康狀況，為教工提供有針對性和連續性的追蹤服務。醫生要善于觀察，勤于記錄，管理人員要隨時登記這些資料。針對教工體檢出現的普遍性問題或疾病隱患，定期通知教工去指定醫院進行復查，及早治療。進行健康教育，指導教工健康飲食，戒煙限酒，加強體育鍛煉，保持良好生活方式。勞逸結合，保持良好的心態，改善綜合健康指數。通過后續追蹤服務，可以避免很多疾病的發生、發展，使教工體檢真正成為預防疾病的重要手段。
　　4.完善教工體檢檔案管理制度
　　①體檢檔案的管理，參照病案管理的基本要求，制定相應的管理規范、報告和要求，逐步完善其書寫格式和內容，提高教工體檢檔案管理水平，使教工體檢檔案管理逐步成為病案管理工作的重要組成部分。②建立短信發送平臺和電子郵件發送平臺，根據體檢檔案的統計分析、體檢檔案資料，及時告知教工體檢結果。③制訂健康促進計劃方案、預測健康走向，制定并實施健康監測與健康追蹤等服務體系。④組織專門人員整理資料，按要求歸檔。
　　5.建立教工體檢檔案的質量監控系統
　　只有建立教工體檢檔案的質量監控，才能使其管理的規范化和制度化，才能保證教工的利益，才能真正為醫院的醫療提供有價值的資料和數據。具體如下：①確定主要負責質量監控人，對保健科實行定期考核和抽查；②建立體檢各環節的質量監控系統，落實到人；③要逐步建立不同類別的體檢檔案書寫、報告規范，以保證不同類別的評估和資料的編號和分類相對科學；④逐步完善電子檔案管理模式，更方便、準確、簡單管理檔案，有利于質量監控的操作和管理。
　　6.加強體檢檔案管理的保密工作
　　隨著體檢檔案開發利用工作的日益增強，體檢者的隱私保護應成為重要內容之一。①強化職業道德建設和保密意識，使檔案管理人員認識自己的崗位職責。②建立檔案保密制度，規范管理。通過業務技能、專業知識的繼續教育，及時更新和拓寬檔案管理人員的知識面，增強及時解決問題的能力，把保密隱患消滅在萌芽狀況，確保體檢檔案的安全。③制定崗位責任制，實行工作責任細化，使各項工作責任到崗、責任到人，切實提高工作效能。體檢檔案中的文字資料輸入計算機應加密，設專人管理，不能暴露個人隱私。任何人不得查閱他人的體檢結果；體檢報告單必須由本人或家屬領取，其他人不得代領。
　　對體檢檔案實施管理，使教工體檢檔案得到及時、正確、規范、連續、保密的處理。能動態地對教師個人或教師人群的危險因素與健康狀態進行全面檢測、分析、評估、預防和干預。隨著醫院管理者及病案管理人員對體檢工作的認識加強，各項檔案管理制度的健全，高校教工體檢檔案管理工作將會有較大的提高。
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