淺談在定式公證書格式中靈活使用加“注”防范公證風險

　　摘要：公證書格式歷來是作為公證證明方式的具體承載而在我國公證制度的構建中占有重要位置，其具體體現便是書寫格式的規范化，目前，我國公證活動中使用的公證書格式分為定式公證書格式與要素式公證書格式，文章在目前格式規定的框架下如何靈活使用加“注”來彌補定式公證書格式，實踐中越來越體現出其在使用中的不足和實用上的缺陷方面展開研究。
　　關鍵詞：定式公證書格式 加注 公證風險 防范
　　中圖分類號:D923 文獻標識碼:A
　　文章編號:1004-4914（2012）10-066-02
　　公證書是公證機構按照法定程序和格式制作的，具有特殊法律效力的法律證明文書。在我國，公證文書的規范化一直受到充分的重視，《公證法》第32條規定：公證書應當按照國務院司法行政部門規定的格式制作；《公證程序規則》第42條規定：公證書應當按照司法部規定的格式制作。可見公證書格式歷來是作為公證證明方式的具體承載而在我國公證制度的構建中占有重要位置，其具體體現便是書寫格式的規范化。目前，我國公證活動中使用的公證書格式分為定式公證書格式與要素式公證書格式，定式公證書格式與要素式公證書格式二者的區別不同主要在公證證詞部分，定式公證書格式固定化，使用時主要對涉及的當事人名稱、時間、地點等進行填充，其他證詞內容基本不做變化；要素式公證書格式則針對公證事項的不同法律特性規定了其公證證詞應包含的各項必備要素與選擇要素，具體內容則需公證員根據辦證的實際情況充分撰寫，能夠比較充分地滿足對復雜公證事項的證明需求。
　　司法部1981年制定的24式、1992年制定的56式、2011年制定的35式公證書格式都屬于定式公證書格式。在要素式公證書格式中加“注”是普遍方式，本文所談的公證文書加注，是特指35式公證書格式的加“注”。
　　一、定式公證書格式加“注”的發展過程
　　定式公證書格式加注，早見于上世紀90年代，司法部《涉臺公證工作座談會會議紀要》（司發（1990）015號）中載明：“由于親屬關系公證書既可用于探親，又可用于繼承在臺遺產，為防止遺漏法定繼承人，對凡用于赴臺探親的親屬關系公證書的證詞中增加使用目的的內容”，即后來《涉臺親屬關系公證書》中在定式公證詞后附加上的“本證書用于赴臺探親、本證書用于赴臺繼承”等等內容的“注”。
　　2003年，司法部在關于公證處辦理居民身份證復印件與原件相符公證的批復司復[2003]15號中載明：申辦此類公證，必須由當事人親自申請并提交證明其符合上述申辦用途的材料。在公證書證詞中，應當明確限定公證書只用于該項公證申辦事由，用于其他事由無效。即在定式格式證詞后另起一行加注“本公證書僅限用于XX，用于其他事由無效。”
　　2011年10月1日起實行的司法部（2011年版）《公證書格式》定式公證書格式中載明：根據需要，可以另起一行注明公證書用途，如“本公證書用于辦理繼承XXX在臺灣的遺產手續”。以下各格式相同，不再另行加注。
　　可見，“注”從原來特別規定的定式單項證詞中才能加特定的“注”，已發展到在新35式定式格式公證書中根據需要可在任何一種定式證詞中使用，加注從特定格式使用到這次新定式中越來越廣泛的使用，說明了靈活使用加“注”的重要性，原有定式格式的簡單、零散在發展時代的實踐中越來越凸現出公證書在使用中的不足和實用上的缺陷，而加“注”正可以彌補其不足和缺陷。
　　二、定式公證書格式靈活使用加“注”的重要意義
　　所謂公證文書格式中的“注”，是對格式中相關內容的說明或者解釋，是對格式內容的必要補充，是需要貫徹執行的內容。正確領會“注”的內容，是對正確適用格式，解決實踐中的常見問題具有指導意義（見司法部律師公主工作指導司編《定式公證書格式使用指南》）。
　　在公證工作個人實踐中，感覺靈活使用加“注”，對拓寬定式公證書格式的使用、方便當事人以及保護公證員自己等具有重大的意義。例如有一哈爾濱人在福建XX工作，東北老家一處不動產要轉讓，本人無法回去，欲委托家里人代辦，而到公證處申辦委托公證。在此份委托書公證中，公證處對委托書中涉及的“婚姻事實、不動產產權是否真實存在，是否存在產權共有關系”等的審查有二種方式：一是形式審查，公證員通過審核當事人提供的結婚證、產權證影印件來證實“婚姻事實、不動產產權人等”，程序比較簡單，可以在較短的時間內出證；二是實質審查，即按民法通則第55條規定做審查，對其婚姻關系和不動產的真實性、合法性進行審查，此類審查，要么是公證員外調，遠赴千里到實地耗時耗力的核實，要么是由公證處發函后，漫長的等待同行復函，二種途徑的核查都會大大增加當事人的辦證費用和等待的時間。考慮到辦理此類公證要求的“快捷、方便”、使用的“及時性”等因素，為此，公證處就建議按照第34式定式公證書格式加“注”方式，對當事人提供的委托書內容做形式審查，按簽名類予以公證。征得當事人同意，公證處當天就可辦結該項公證發給當事人使用。這個例子說明，靈活使用定式公證書格式中的加注，能解決許多實際問題：一是解決了因公證調查難度大，導致出證時間長；二是相當減輕了公證員承擔的風險責任；三是避免了因調查取證導致的公證成本提高，從而達到公證機構、當事人、證書使用單位三方共贏的局面。
　　三、如何靈活使用定式公證書格式加“注”
　　如何靈活使用定式公證書格式加“注”，需要公證員結合實際，認真分析，加以運用。作者根據自己的工作實踐，總結出加“注”的幾個原則，以供參考。
　　1.有規可依地加“注”。如在中公協出臺的《辦理房屋委托書公證的指導意見》第十條中規定，公證機構適用《公證程序規則》第三十八條的規定辦理涉及處分房屋的委托書公證，可以在公證書中加注：“本公證書未對委托人是否具有處分權做出證明”；中公協業務規則委員會在《主要公證事項告知內容和詢問筆錄參考格式之一》的“房屋委托公證告知書參考格式”中也是認可委托處分房屋的委托書公證采用第34式定式公證書格式出具并可加注。
　　2.有規可依地不加不適當的“注”。“注”也不是什么內容都可以加的，更不得通過加注的方式規避公證機構負有的法定義務，如前述申請辦理出售房屋委托公證的當事人是否為房屋所有權人，參照中國公證協會《辦理房屋委托書公證的指導意見》第十條的規定，可以在公證書中加注：“第十六條，……僅對轉委托人的簽名（印鑒、指印）和簽署日期進行證明”，不應加注“本公證書對XX為房屋所有權人未予證明（或未予審查）”之類等內容。在此類轉讓房屋的委托公證書證詞中加注，主要是告知不特定的第三人，公證處只證明了簽名、日期和簽署地點，配合這份公證書使用的前提是對公證書中涉及的財產需要進行另行的實質的審查。
　　3.靈活合理地在公證文書上進行加注，重在把握加“注”的尺度和實質精神。加“注”使用的好就可以達到防范風險的作用。從本人目前實踐來看，定式公證格式加注的使用，主要是達到兩方面的目的：一是限定該公證書的用途。以繼承類定式親屬關系公證書為例，如有一當事人的父親意外死亡，當事人只知道父親生前在某銀行留有存款，但其父親并沒有留下存折，當事人也不知道存款的具體金額，在此案中，當事人直接申請繼承公證是不符合受理條件的，只有先確認遺產的詳細情況，才能進入繼承程序，為此當事人就要先向公證機構申辦一個“親屬關系”公證，用于查詢死者生前開立的銀行賬戶和存款額的實際情況，實踐中，為防止銀行等部門誤解該類與死者有關的“親屬關系”公證書具有繼承權證明的功能，公證機構均會在定式公證格式證詞后另起一行“注”來限定用途：本證書僅用于查詢銀行帳號和存款金額；二是明確該公證書的證明內容和使用效力，比如前述的委托房屋交易的案例，在定式公證格式證詞后另起一行“注”：本公證書僅對委托人的簽名（指印）和簽署日期予以證實，本公證書未對委托人是否具有處分權做出證明；本委托書所涉房、地產的產權狀況請到當地房、地產管理部門查詢；配合這份公證書使用的前提是對委托書中涉及的產權等內容，公證書受文部門需要進行另行的實質的審查。
　　在定式公證格式中加注公證書用途，能夠明確公證文書的使用范圍和效力，為接受使用單位采證公證文書提供了明確的指導；而明確公證書的證明內容和使用效力，防止誤讀或擴大公證效力，也是防范公證執業風險、減少公證投訴的有效手段。
　　4.靈活使用加“注”要防止隨意性。靈活使用加“注”的本意不是隨意使用，正如裁判文書是司法公正的最終載體一樣，公證的作用最終體現在公證文書上。推行新定式公證書在全國普遍使用，對公證員的個人素質和法律水平提出了更高的要求，這一高要求的產生和存在是公證書使用部門和當事人的需要，是公證業務向經濟領域深層次拓展的需要。公證服務民生、經濟、服務社會是主旨，準確表述相關內容，充分體現“注”所要求的核心內容和要素，讓公證書加“注”發揮最大的功用，從而達到公證機構、當事人、證書使用單位三方共贏，這才是使用加注本意的體現，所以要防止定式公證書加“注”的隨意性。
　　四、結束語
　　總之，公證員可以在按照修訂后的定式公證格式的要求撰寫填充公證書證詞的同時，通過不斷的實務實踐，探索靈活使用加“注”的好方法、方式，以彌補目前定式公證書格式的不足