淺析農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化建設(shè)

摘 要：隨著信息技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴大，科研檔案管理也進入到信息化建設(shè)的進程中。農(nóng)業(yè)科技研發(fā)在國家發(fā)展中占有重要地位，因此加強其檔案信息化建設(shè)是十分必要的。分析了農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、存在問題并提出建設(shè)發(fā)展的意見和建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)；科研檔案；信息化

中圖分類號：C93 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）12-0197-02

一、農(nóng)業(yè)科研檔案的內(nèi)涵

農(nóng)業(yè)科研檔案主要是農(nóng)業(yè)科技研究者在科研活動過程中形成的具有科技價值和保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，主要包括課題從立項、申報、總結(jié)到成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。農(nóng)業(yè)科研檔案如同其他科研檔案一樣具有專業(yè)性強、系統(tǒng)性強、形式多樣等特點，同時，由于農(nóng)業(yè)的基礎(chǔ)性作用，農(nóng)業(yè)科研成果還有重要的戰(zhàn)略性作用，因此，農(nóng)業(yè)科研檔案比其他科研檔案更具有重要性。

農(nóng)業(yè)科研檔案信息化對農(nóng)業(yè)科研工作具有重要的意義，（1）可以提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，檔案管理員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是單純的檔案保管員。（2）可以提高整個部門的技術(shù)水平。農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，只有實現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和農(nóng)業(yè)科研的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能將信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，才能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。（3）提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的效率。有效的進行檔案的收集工作，有效的為科研服務(wù)。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

目前絕大部分農(nóng)業(yè)科研院所已使用了計算機管理檔案目錄，完成或開始了文件級的檔案錄入，使“案卷級管理”升級成為“文件級管理”。另有相當(dāng)一批院所建立使用了“OA”系統(tǒng)。隨著對信息化建設(shè)意識的加強，各農(nóng)業(yè)科研院所還加強了檔案信息化的制度建設(shè)，有的院所網(wǎng)站也陸續(xù)建立并開通。一般來說，地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展較好的地區(qū)檔案信息化建設(shè)較好，部屬科研單位、省屬科研單位檔案信息化水平較高，而各類民辦科研單位則尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，有些甚至連計算機、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施都不配置。

三、加強農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的建議

農(nóng)業(yè)是中國的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，提高農(nóng)業(yè)的科技能力不僅能夠提高農(nóng)業(yè)綜合競爭力，還能保證國家糧食安全，具有重要的戰(zhàn)略性作用。因此，農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)具有特別重要的作用，建設(shè)過程中要把握以下原則：一是全局性原則。檔案信息化建設(shè)必須納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，與科研院所的信息化同步發(fā)展。二是標(biāo)準(zhǔn)化原則。建立健全統(tǒng)一有效的信息標(biāo)準(zhǔn)，以有效實現(xiàn)信息互通資源共享。三是經(jīng)濟性原則。本著與本單位的具體情況相結(jié)合的原則，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原則。采取必要措施，確保信息安全、數(shù)字檔案可靠和內(nèi)存的真實。加強農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的可以從提高服務(wù)意識、加強基礎(chǔ)實施投入和人才培養(yǎng)方面入手。

1.提高科研檔案管理信息化建設(shè)的意識。農(nóng)業(yè)科研檔案作為科研信息資源的一部分，具有專業(yè)性與社會性相統(tǒng)一的雙重性，即可為單位內(nèi)部服務(wù)，又可向社會提供具有自己行業(yè)的各種服務(wù)。現(xiàn)階段的科研檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理意識，適應(yīng)信息化時代對檔案工作的要求，轉(zhuǎn)變、擴大和調(diào)整檔案工作的職能，努力探索現(xiàn)代化服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，對內(nèi)挖掘、對外開放，最大限度地提高服務(wù)水平。另外，要充分利用信息網(wǎng)服務(wù)，加快建立農(nóng)業(yè)科研信息化的傳播，盡快建立以現(xiàn)有檔案部門為中心輻射周邊農(nóng)村的檔案信息共享體系，用最快捷的方法進行信息傳遞，實現(xiàn)資源共享。

2.農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)應(yīng)加大投入、增配軟、硬件設(shè)施等基礎(chǔ)性資源。要加快檔案信息化的建設(shè)就要配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，引進資金加快更新改造的步伐。檔案信息化的建設(shè)直接體現(xiàn)在辦公自動化方面，是提高檔案工作管理水平和效率的重要手段。它同時運用先進的計算機管理軟件、掃描儀、刻錄機、縮微復(fù)印技術(shù)和靜電復(fù)印技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備，這些基礎(chǔ)設(shè)施的引進為建立現(xiàn)代化檔案信息網(wǎng)絡(luò)打好基礎(chǔ)。

3.引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。目前科研院所缺少具有專業(yè)檔案管理知識和信息管理知識的人才，科研院所可以從兩個方面進行完善。第一，從高校檔案學(xué)專業(yè)和信息工程專業(yè)等相關(guān)專業(yè)招聘具有專業(yè)知識的畢業(yè)生，建立有效的農(nóng)業(yè)科研檔案管理平臺。第二，對在職人員進行培訓(xùn)，有針對性地提高在職人員的業(yè)務(wù)能力，促進科研檔案信息化的進一步完善。

4.完善制度建設(shè)，為科研檔案信息化建設(shè)提供保障。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)目前還缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，原有的檔案管理規(guī)章制度已不適應(yīng)檔案信息化需要，各科研院所應(yīng)根據(jù)自身的特點，借鑒相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗，制定完善的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，以保障檔案信息化建設(shè)工作安全有序地開展。完善制度建設(shè)要重點在幾個方面加強。首先是數(shù)字化檔案的收集。一般應(yīng)在完成邏輯歸檔后，把需要歸檔的電子文件集中下載到檔案管理部門可脫機保存的存儲介質(zhì)上，完成物理歸檔。其次是數(shù)字化檔案的保管。要注意防止信息丟失、被非法更改等。最后是數(shù)字化檔案的利用。文件制作與檔案管理要采用同一系統(tǒng)軟件，做到文件制作與編制檢索工具基本同步。