淺論人事檔案管理的重要性

摘要：人事檔案是一種重要的信息資源，管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用，本文著重探討人事檔案管理工作中存在的問題和建議。

關鍵詞：人事檔案 管理 建議

0 引言

在人們的工作生活中，檔案的確扮演著重要的角色。它既證明現在很多人誤認為人事檔案沒用，要不要都可以。又可以充分發揮人事檔案的重要作用，在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用體現為：人事檔案管理部門可以據此為職工繳納社會保險（養老保險、失業保險、醫療保險、工傷保險和生育保險）；職務晉升、工資調整；提供辦理護照、港澳通行證的政審手續；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工申報職稱；根據檔案確定退休年齡；根據檔案中從事有毒、有害、特繁工作的年限推算提前退休年齡；出具與人事檔案有關的證明材料等等。加強人事檔案管理對提高人事工作的效率和質量具有重要意義和作用。對人才資源開發起著重要作用。

1 當前人事檔案管理中存在的不足

近年來我們單位根據組織部門的要求，對本單位的人事檔案進行了清理裝訂，更加體會到了人事檔案的重要性，同時也發現了檔案工作中存在的不足。

1.1 對此項工作認識上不到位。主要是對人事檔案管理工作的認識方面存在誤區，感覺到人事檔案管理工作不是單位的主要工作，而只是一項普普通通的事務性保管工作，做到不泄密、不丟失就行，能方便查檔，能應付調動就可以。因此平時對檔案工作人員關心較少，對這項工作缺少過問。從根本講，是沒有將這項工作列入領導工作的議事日程。正因為此，平時對檔案工作不作安排研究，檔案工作方面遇到的困難和問題得不到及時有效的解決， 工作人員、工作經費、工作場所均得不到很好的保障。在這樣的情況下，說做好檔案工作只能是一句空話，搞好檔案管理也只是紙上談兵。因此，提高單位領導對檔案管理工作的重視程度，是做好這項工作的關鍵一環。

1.2 專業人員管理水平不高，缺乏先進的管理手段與管理方法。由于各級檔案管理部門對人員專業知識的培訓缺乏安排及組織，檔案部門新手多，業務不熟，對檔案材料的歸檔、收集、整理、裝訂等一些具體的業務都不夠熟悉和了解，對做到檔案管理工作的規范化、現代化感到無從下手，導致管檔人員工作頻繁變動，加上這些檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作的時間、精力均無法集中，這就使單位檔案管理一直停留在多少年以前的落后水平上。在檔案管理的方法與手段上也是比較陳舊的，如檔案的調閱時，依舊采用原始的手工操作方式，因為需要反復調用原件，加之陽光的多次照射，造成字跡褪色、紙張發黃變脆等現象，嚴重影響了檔案的完整與安全。

1.3 投入經費不足，硬件設施不夠。檔案室不標準、不規范。由于辦公條件所限，沒有專用檔案室、檔案柜、“六防”(即防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜)設備不完全配套，在各種條件受限下導致檔案材料霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀、整潔、完整。

1.4 檔案材料的收集缺乏力度。因收集歸檔制度不健全導致管理人員執行不嚴，檔案材料收集工作不全面、不及時，收集的內容就更是參差不齊，比如工資、考核類材料，有的在其他單位由于沒有按時歸檔，管理員保管不善的，此些材料也無從查找，根據檔案達標要求，此類材料每年必須存在并且要連續，現檔案管理人員只有向相關部門大概了解當時狀況后重新補齊，這樣以來，給人以千篇一律的感覺，如考核、鑒定材料多是套話，沒有體現個性特點并準確反映每個人的真實情況。這些都降低了檔案的利用率，嚴重影響了檔案的質量。

2 對目前人事檔案管理的幾點建議

2.1 升華認識，加強領導。單位從上到下，各層領導與檔案管理人員都應充分認識加強新時期檔案工作的重要意義，切實增強做好檔案工作的緊迫感和責任感，進一步加強對這項工作的領導，切實把它列入一級班子工作的議事日程。部門領導更應十分重視人事檔案管理工作，應注意加強對檔案管理的督促，指導、檢查等工作，隨時發現問題隨時解決。

2.2 重視加強檔案管理的基礎性工作。單位在檔案管理工作所需經費上應舍得投入，年初要做好預算，尤其對檔案信息化建設、檔案的保護、維護和搶救等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；按要求、要按標準建設好規范化的檔案室、檔案柜、空調、電腦、復印機、監控器等設備，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，做好汛期檔案防潮工作，對相關設備檢修、維護工作，有效控制檔案庫房溫濕度，確保檔案的妥善、安全保管，要增強現代化意識，與時俱進，提高檔案管理信息化水平，保證檔案的安全利用，防止檔案資料的損壞、丟失和檔案信息的失、泄密。

2.3 落實檔案管理人員專人專職，提高人員素質，落實管檔人員待遇。按照《干部檔案工作條例》規定，人事部門要高度重視檔案工作干部隊伍建設，注意挑選責任心強的黨員干部負責檔案工作，加強對其培養教育，調動與發揮其積極性和創造性。定期進行業務培訓，使他們盡快掌握現代化管理知識，提高檔案管理的技術水平。要關心從事檔案管理工作人員的工作生活條件，適當給予其享受一定的特殊崗位津貼待遇，以保障檔案管理工作人員的身心健康。這樣才會調動檔案管理工作人員工作的積極性和創造性，保證檔案事業持續、協調、健康發展。

2.4 加強制度執行力度，進一步規范檔案資料管理。堅持“五不查閱”（無查閱干部介紹信不準查、非正式黨員不準查、本人不準查、未經批準不準查、牽涉到親屬不準查），“四不借出”（未經部門負責人批準不借、非特殊需要不借、手續不全不借、親屬檔案不借），“三不轉遞”（個人帶檔不轉、沒有調函不轉、接受單位不明不轉）。對轉進轉出的檔案嚴格把關，履行登記手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，這樣避免檔案的丟失、擅自涂改、抽取、偽造等現象，保證檔案管理規范有序。

2.5 注重資料收集，提升管理質量。強調人事檔案材料收集的完整性，是做好該項工作的基礎與前提。在當前我們國家的政治體制和經濟體制不斷深化、改革的形勢下，隨著干部考察、干部考核和人事改革的不斷變化，干部學歷、干部聘任、聘用、專業技術晉升以及各種培訓等各類情況與項目增加，需要入檔及更新的資料與日俱增，這就不斷地給檔案的收集工作帶來了新的課題，提出了新的要求。對此，檔案管理者應及時收集、認真整理有關的檔案資料，并進行認真細致的鑒別，及時處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據。對個別手續不全的材料要退回補辦，以保證檔案資料的完整性、準確性、真實性和權威性。只有及時地補充收集，才能使干部人事檔案比較客觀地反映干部德、能、勤、績的全貌。

2.6 運用信息化、現代化于檔案管理之中。合理利用人事檔案，充分發揮其人才信息庫資源作用，必須與時俱進，將先進科技應用于檔案管理工作之中，這樣一來可以增進工作效率的提高，二來使人事檔案能夠最大限度地延長其壽命。實現檔案管理現代化，是我國人事制度改革與整體發展的需要，也是檔案信息適應日漸增強的社會客觀需求。在此形勢下，需要檔案管理部門工作應進一步強調高效率，能夠及時、準確地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。這就應對人事檔案采取微機輔助管理的方法，充分地利用計算機、掃描儀等設備和技術，把整理齊全的檔案資料分類輸入計算機中，并經過必要的技術處理，把文字、圖片、聲像等資料存于電腦，轉變為數據資料，這樣人事檔案就可以達到紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕、移動鼠標就可以查閱到相關的檔案信息。與此同時，還要充分運用計算機網絡技術，來創新人事檔案管理，通過網絡，內容上在不違犯保密準則和保密規定的前提條件下，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。

3 結語

總之，加強人事檔案管理對提高人事工作的效率和質量具有重要意義和作用。領導對檔案管理工作的重視程度，是做好這項工作的關鍵一環。單位從上到下，各層領導與檔案管理人員都應充分認識加強新時期檔案工作的重要意義，切實增強做好檔案工作的緊迫感和責任感，使人事檔案管理工作實現正規化、現代化。