淺談做好新一輪農網改造升級工程的檔案管理

摘要：分析新一輪農網改造升級10kV及以下工程檔案管理存在的問題， 從主動學習培訓、開展全過程管控、加強監督考核等方面提出做好農網配網項目檔案管理的建議。

關鍵詞：農網 項目 檔案管理

農村電網是農村重要的基礎設施，自1998年國家實施農村電網改造、農村電力管理體制改革、城鄉用電同網同價以來，我國農村電網結構明顯增強，供電可靠性顯著提高，農村居民用電價格普遍降低，為農村經濟社會發展創造了良好條件。但是，受歷史、地理、體制等因素制約，我國農村電網建設仍存在許多矛盾和問題，一些已改造過的農村電網與快速增長的用電需求不相適應，又出現了新的線路“卡脖子”和設備“過負荷”等問題。為統籌城鄉發展，2011年國務院再次下發了“關于在全國范圍內實施新一輪農村電網改造升級工程意見”的通知。

新一輪農網改造升級工程是省重點建設項目，縣供電企業作為實施新一輪農村電網改造升級工程的主體，如何實施新一輪農網改造升級，對提升農網供電可靠性和供電能力，滿足農村經濟社會發展和農民生活用電需要具有重要意義，其工程檔案是新一輪農網改造升級工程的重要組成部分和工程竣工驗收重要內容之一。因此有效的做好新一輪農網改造升級工程檔案管理，確保項目檔案的完整、準確和系統至關重要。筆者根據工作實踐就如何做好新一輪農網改造升級工程檔案管理談些看法，供參考。

1 新一輪農網改造升級10kV及以下工程的檔案管理存在的問題

新一輪農網改造升級工程檔案是項目從立項、審批、設計、施工、驗收全過程中形成的真實記錄，是項目今后運行、維護、改（擴）建的重要依據和憑證。在2011年已完成的農網改造升級工程的檔案移交、整理過程中，發現農網10kV及以下工程檔案管理存在以下一些問題。

1.1 工程項目金額不大，但數量多、周期長、環節多，影響工程資料的準確性和完整性。農網改造升級工程政策性強、規范性要求高，一個工程項目從計劃下達、勘測設計、招投標、物資供應、施工、監理、工程竣工驗收到最后的工程決算，一般要跨越幾個月時間，資料可能因工作周期長未及時整理歸檔，造成工程檔案的不完整。

1.2 工程涉及面廣、歸檔內容多，收集難度大，容易造成個別資料缺漏。一個完整的項目建設要牽涉到業主、設計、招標、施工、監理等各個單位，且資料種類多、數量大，主要包括五大部分內容：立項資料、設計資料、物資資料、施工及監理資料、驗收及決算資料。由于不同的專業有不同部門的人員在負責，因而要及時全面收集相關材料，其難度比較大。

1.3 工程專業性強，相關人員專業知識不全面，影響工程資料的規范性，易造成重復工作。農網改造升級工程資料大部分內容都是技術方面的，專業性很強，檔案管理人員一般不熟悉，工程技術人員一般也不具備檔案管理知識，在資料整理過程中易發生返工現象。

2 如何做好新一輪農網改造升級10kV及以下工程的檔案管理

2.1 主動開展學習和培訓，強化管理意識和自身素質，是順利開展新一輪農網改造升級工程檔案管理工作的前提條件。

檔案管理人員首先要認真學習國家電網公司、福建省電力有限公司《關于規范新一輪農網改造升級10kV及以下工程檔案管理工作的通知》（閩電辦農改〔2011〕16號）等文件精神，初步了解新一輪農網改造升級的總體目標、主要任務、工作要求等，結合新的形勢，將農網改造升級中相關的政策、規定及相關業務知識有機的結合起來。

①檔案管理人員要主動與計劃管理部門聯系溝通，適時了解和跟蹤省公司下達的農網改造升級工程專項投資計劃，對本單位農網改造升級工程項目做到心中有數。

②檔案管理人員要善于與新一輪農網改造升級工程項目管理部門、施工部門進行溝通。盡早介入工程建設活動，時時了解工程建設活動，參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動，對工程中所產生資料把好質量關，及時發現問題提出整改要求，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。

③檔案管理人員要積極主動參加省公司舉辦的新一輪農網改造檔案培訓班。全面熟悉和掌握農網改造升級工程的整個工作流程和檔案管理職責劃分，農網改造升級10kV及以下工程文件材料的歸檔范圍及整編工作規范等。

④加強工程管理人員的檔案知識培訓，提高其工程資料編制的規范性；加強工程管理與檔案管理人員交流，提高雙方的工程管理和檔案知識水平，共同促進工程檔案收集、整理、編目和歸檔水平的提升。

2.2 建立組織管理機構，開展全過程動態管理，是有效開展新一輪農網改造升級工程檔案管理的有力保障

全員參與、過程管理是檔案規范化管理的一項重要原則。在農網改造升級過程中要堅持貫徹執行福建省電力有限公司提出的“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的16字方針。堅持項目檔案收集、整理與工程進度同步原則，實行部門立卷制，即對農網改造升級工程的檔案實施全過程動態管理，確保檔案的完整、準確、系統及安全。

①各單位成立新一輪農網改造升級檔案工作領導小組，全面負責農網改造升級工程檔案管理工作的統一組織、協調。建設單位工程項目經理負責農網工程檔案的收集、整理、歸檔全過程的協調和推進工作。

②在農網改造升級工程項目部設置兼職檔案員，負責對項目全過程文件資料的收集、整理、編目、歸檔。同時工程檔案資料的編制要嚴格做到“三同步”（指工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）和“五統一”（“五統一”是指工程的計劃管理、施工管理、施工圖預算、工程結算和竣工圖、施工技術記錄編制移交統一進行）。

③各單位綜合檔案室管理人員負責農網工程檔案監督、指導。加強與各部門、施工、監理單位聯系和溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗收等問題明確具體檔案要求，指導和監督部門立卷檔案的質量，減少因意見不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時歸檔精品檔案。

2.3 引入績效考評機制，加強監督和考核管理，是全面實現新一輪農網改造升級工程檔案管理的有效手段

新一輪農網改造升級工程檔案與一般的文書檔案在形成和管理上都有很大不同，各項工程檔案是隨著項目建設環環相扣、段段相連、步步延伸，逐漸形成的，其檔案涉及參建單位多、建設工期長，形成的工程檔案數量大、內容龐雜，單項工程完工時間前后不同，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定的難度，必須及時規范收集和整理工程資料，才能保證檔案的完整、準確、系統。要做到這一點，就必須充分調動各方的主動性和積極性，必要時還必須引入嚴格的考核機制，才能切實做好農網改造升級的檔案管理工作。

①開展農網工程檔案月度考評。明確工程投運后3個月內必須完成工程檔案的歸檔工作，將歸檔及時率列入農網工程月度例會的通報內容之一，并制訂相應的考評標準進行考核，使農網工程項目責任部門真正做到竣工工程的檔案及時歸檔。②開展農網工程檔案管理年度考評。每年度組織開展一次“縣供電企業農網工程檔案管理績效考評”工作，對個別單位（部門）農網工程檔案管理工作開展較差的給予通報批評和考核，對完成較好的給予表揚和獎勵。

綜上所述，做好新一輪農網改造升級工程檔案管理工作，不僅要求檔案人員主動學習和培訓，還要建立全過程的動態管理模式和績效考評機制，這樣最終才能實現新一輪農網改造升級工程真正意義上的全面完成。