關于會計電算化系統利、弊問題的幾點思考

【摘 要】 本文從會計電算化系統處理的特點入手，結合實際工作中使用會計電算化系統的過程中的一些體會，理論聯系實際，對會計電算化系統的利與弊進行分析。

【關鍵詞】 會計 電算化系統 利弊問題

在現代化大生產中，企業的規模曰益擴大，社會分工進一步細化，企業內部和外部的聯系越來越復雜，從而使經濟信息量急劇增長。隨著各種現代化技術的應用普及，為了滿足企業會計核算及財務管理的需要，會計電算化應運而生。

會計電算化系統其實并非簡單的用計算機手段代替手工進行會計核算，而是一門融會計科學、計算機技術、信息理論和管理科學的綜合學科，它雖然還是以會計核算為主，但是更主要的職能已不是簡單的會計核算，它主要通過相關財務管理人員根據企業現階段以及將來可能需要的會計信息，通過專門的技術人員（如程序人員、計算機專業人員等）主要利用計算機及相關輔助設備來建立一套完整的事前預測、事中控制、事后反映的信息系統。會計電算化系統信息處理過程具有以下特點：（1）以計算機為主要計算工具和信息載體，數據處理代碼化、程序化。（2）數據處理人機結合，系統內部控制程序化、復雜化。（3）數據處理自動化，賬務處理一體化。（4）信息處理規范化，會計信息存儲方式現代化。（5）具有選擇判斷及做出合理決定的邏輯功能。

由會計電算化系統的特點決定，會計電算化系統與傳統的手工記賬系統相比，具有以下優點：

1. 提高了會計工作韻效率及會計信息的質量，大太降低了財務人員進行會計核算的勞動強度。會計電算化系統以計算機作為信息處理工具，它利用計算機強大的數據處理能力，完成了大部分數據的計算、分類、存儲等工作，從而提高了會計數據處理的速度和難確度；數據處理的自動化、程序化和規范化，提高了會計信息的及時性、可靠性和相關性，提高了會計工作的效率。這是會計電算化系統最顯而易見的優點。

在過去的手工會計系統中財務人員的主要工作是記賬、算賬、對賬、報賬等，會計人員要在這些方面耗費大量的精力，一筆經濟業務發生后，其數據要在憑證及日記賬、明細賬、總賬上登來登去。這種重復而繁瑣的登記工作造成會計同期長、速度慢、效率低。同時，這些業務數據還要在各種報表中進行各種計算，這些詳算雖然只是簡單的加減運算，但是計算量大，計算速度慢，重復勞動多，工作量之繁重，事務工作之單調乏味，相信做過手工會計的同志都深有體會。由于會計核算工作中要把數據多次重復地抄寫與計算，因而很難保證不會出現錯抄、漏抄和算錯的情況，一旦出現差錯往往很難發現，查找起來也相當困難，相信做過會計工作的同志都曾有過為找出幾分錢的錯誤而通宵達旦的工作經歷。再加上手工記賬不規范、格式不統一，因而很難保證會計核算的高質量。

而采用會計電算化系統，提高了財務人員的工作效率，同時提高了會計信息的質量，使廣大會計人員從繁重的會計核算和數據轉抄中解放出來，其勞動強度大大降低。

2. 促進財務人員工作職能的轉變，從而引起會計人員知識結構的變化，有利于提高財務人員的綜合素質。由于采用會計電算化系統使財務人員的工作效率有了大幅度的提高，使財務人員有充分時間利用及時準確的會計信息參與企業管理與經營決策，有利于會計職能由“核算型”向“管理型”、“決策型”轉變。而這種角色的轉換則要求會計人員及時“充電”，以更新知識結構。比如會計電算化系統下的財務人員除要求具備財務專業知識及專業技能外，還應掌握一定的計算機、網絡等方面的專業知識，具備上機處理基本業務核算工作的能力，掌握計算機的一般性故障排除方法和糾錯方法。這就要求財務人員要不斷學習和掌握日新月異的計算機知識和應用技術，才能滿足會計電算化系統進一步發展的需要。

3. 改變了會計信息處理和使用的方式和方法，提高了會計信息傳遞速度，利于企業決策者進行事前預測及控制。采用會計電算化系統，可以使相關人員及時查詢到相關數據信息。會計電算化系統數據處理的代碼化、程序化和自動化，徹底解除了手工會計下成本計算、編制報表等只能在月末進行的限制。電算化下只要發出指令，計算機可隨時根據機內數據完成上述工作，例如，如果想要最新的報表數據時，只需在編制報表時規定未記賬憑證也包括在內，結果就可反映出包括未記賬憑證在內的最新的報表內容，無需進行記賬結賬工作；查詢明細賬、總賬、余額表更是可以包括未記賬憑證，即需即得。提高了會計信息的傳遞速度，利于企業決策者進行事前預測及控制。避免了手工核算因為重復勞動多，從經濟業務發生到核算出有價值的并且相對可靠的數據，要經過很長時間，往往是數據出來了，也只是“馬后炮”的現象。采用會計電算化，滿足現代企業事前預測的要求，進一步發揮了會計的職能和作用。

4. 滿足了企業管理的需要?，F在的企業越來越重視管理，向管理要效益已經成了企業提出的口號。財務管理作為各項管理的基礎，需要為企業其他管理職能提供服務?，F如今，在會計電算化系統下，工作量問題基本不存在，這就為企業管理提供了良好的條件。例如，費用科目按部門設置明細，可以考核各部門的費用開支情況；銷售類科目按地區設置明細，可以了解企業的市場情況；應收賬款按供銷人員設置二級科目，可加強應收賬款的管理，盡量避免壞賬、呆賬的發生。

不可否認，現在越來越多的企業已經采用了會計電算化系統，但“成也蕭何，敗也蕭何，同樣是由會計電算化系統的特點引起的，在使用的過程中同時也發現了使用會計電算化系統的弊端，主要有以下幾點：

1. 會計電算化系統一次性投入成本較高。正版的商業通用財務軟件再加點計算機設備與配套設備( 打印機、秘控卡等）投入都在數萬元，如果是中型生產企業使用ERP軟件加上相關的網絡投入，則費用會更高，考慮成本效益原則，一般的中小企業業務比較單一，可以直接掌握經營需要的信息量的話，不需要投入大量的資金建立會計電算化系統，當然這也是現階段仍存在手工記賬系統以及代理記賬公司廣泛存在的一個原因。

2. 會計電算化系統運轉、維護成本較高。有的人也許認為會計電算化系統建立后。就不用操心，平時只要錄入憑證即可。 其實不然，為維護電算化系統正常運轉，在日常工作中，會不斷產生維護成本。會計電算化系統的維護成本主要包括：(1)硬件維護成本，設備的正常維護升級、打印耗材的使用、存儲介質的使用以及為保證會計電算化系統正常運轉的配套設施的維護等；(2)軟件維護成本，殺毒軟件、防火墻的升級更新，財務軟件的升級換代以及程序員日常正常的維護成本；(3)會計電算化系統為了加強會計控制而設置各項控制制度造成了管理上的成本增大，各項牽制制度的實行增強會計監督的力度，卻也耗費了大量的管理資源。

3. 會計電算化系統錯誤不易發覺。實行會計電算化后，會計人員往往對于電子數據過于依賴，形成定性思維，認為計算機計算過的就是正確的，忽略了審核檢查，曾有報道由于銀行自動提款機出現程序錯誤，造成用戶存款余額千余元的賬戶最終在數月中提取數十萬元的存款，而銀行工作人員竟毫無察覺。還有由于審核人員過于信賴系統數據，造成工資管理人員每月給自己加工資的事也時有發生。

4.會計電算化系統造成會計監督困難，增加了查處會計或其他人員舞弊的難度。存儲介質的不可直讀性與原始憑證的痕跡的可消除性，造成會計電算化系統下舞弊隱蔽性高、防范困難，雖然會計電算化系統也有相應的保護機制（如 密碼保護、數據加密），但是在原始證據上的保留存在著先天不足，畢竟計算機數據證據的提取、保留、使用在法律上還有待完善，沒有一套完整的提取程序和保護制度 。

雖然會計電算化系統在實際應用中仍存在著弊端，但這些缺點均可通過采取相關措施加以修正和完善，比如完善相關制度加強管理力度等等，同時曲于會計電算化系統鮮明的優點，會計電算化系統必將替代手工會計系統成為財務領域的發展趨勢。

（作者單位：吉林市婦產醫院）