進一步完善會計電算化工作的思考

【摘 要】 會計電算化的普及已成為當前會計工作發展的必然趨勢。但是當前現實工作中會計電算化卻受到諸多因素的制約，無法取得應有的效果。比如，單位財務主管的認識水平、會計人員自身素質、對財務軟件的熟練程度、對財務軟件功能的挖掘等等。因此需要對會計電算化在現實工作條件進行理性思考和科學安排，才能使會計電算化充分發揮出應有的功效。

【關鍵詞】 完善 會計電算化 思考

會計電算化已成為當前會計工作發展的必然趨勢，但是現實工作中會計電算化卻受到諸多因素的制約，無法取得應有的效果。

1. 當前會計電算化工作的基本情況

近年來，我國會計電算化的運行環境和實施基礎已逐步趨向完善，多數大中型企業基本完成了手工會計記賬向電腦會計記賬的轉變。但是相比之下，數量上占有較大比例的行政事業單位和小型企業卻滯后于會計電算化的發展步伐，影響了我國會計電算化的進程。這些企業單位的基本情況表現在：

1.1會計電算化處于初級階段

據有關部門統計，在采用了會計電算化技術手段的企業中，有80%的企業已經采用了會計電算化系統。在部分企業中，約半數以上的企業采用傳統的“核算型”財務軟件，忽略了財務分析等財務管理方面的工作。不但浪費了大量的人力、物力、財力，而且對資金運作情況沒有進行有效監控。財務管理與會計業務脫鉤，沒有完全做到事前預算，并在執行過程中無法加以控制。

1.2會計信息系統的作用沒有充分發揮出來

核算型財務軟件中“管理型”或“決策型”會計信息管理系統功能產較弱。由于管理環境跟不上，在加上軟件使用人員的知識技能不全面，致使會計信息系統得不到充分利用。

1.3會計信息系統成本效益比較高

目前一些單位在會計信息系統使用中存在著理論超越現實的現象。一些領導主觀意識中對會計電算化理解膚淺，只是簡單地理解為財會業務的電子記賬，沒有深刻認識會計電算化系統在財務管理、財務監督方面的重要作用。有的單位甚至在購置時盲目求大求全，而不重視電算化系統的功能全面發揮，造成了資金和資源的浪費。

2. 目前會計電算化工作中存在的主要問題及分析

2.1會計信息的保密性和安全性較差

由于電算化會計信息都是存貯在數據庫里，比如常用的用友軟件就用的是SQL數據庫，其中的數據不用用友軟件就可以直接讀取或是修改。在工作實踐中，各單位往往只注重軟件的安全性（比如有些剛使用電算化的單位只是設立了主管、會計、出納等的分工和權限），而忽略了數據庫的安全。SA用戶不設密碼或是密碼太簡單，忽視了安全性管理。另外事業單位基本上都沒有專項的電腦維修小組，大多將維修業務外包，人為地增加了會計信息的安全性風險。

2.2會計人員知識結構沒有及時優化。

很多在職的會計人員存在知識結構陳舊的問題。有的電算化人員大多是只經過短期的培訓，有的甚至連XP和vista都說不出什么，更不用說Windows 7系統，有的對2006年新會計制度也不夠熟悉，客觀上對加強會計電算化工作造成了人員阻礙。

2.3會計電算化內部控制及檔案管理制度不完善。

由于相當一部分單位實行會計電算化時間短，對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，沒有及時設計相應的會計電算化檔案保管人員職責，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，已經歸檔的內容不完整，使會計檔案被人為破壞和自然損壞，甚至造成單位會計信息泄密。另外， 很多單位領導雖然知道會計信息系統工作的優越性和必然性，但是對具體的運作過程不甚了解，對會計信息系統給單位財務工作帶來的新方式、新問題認識不足，還延用傳統的財務管理辦法和管理制度，沒有按照軟件的要求和單位需要，重新設置會計人員的崗位和權限，結果使財務工作分工不清、責任不明，造成了工作秩序混亂。

3. 完善會計電算化工作的相關建議

3.1提高有關人員對會計電算化的認識水平

只有認識到位，才能夠推動會計電算化的完善和發展。各單位的行政主管和財務主管領導尤其要強化對會計電算化的認識水平，深刻領會電算化對推進本單位財務管理的重大意義，從思想意識中充分重視會計電算化工作。在此基礎上，才能更好地結合本單位工作業務發展需求，細化電算化的操作程序、明確職責分工、嚴格財務監管。

3.2強化會計電算化中的內部控制制度

當前形勢下，內部控制制度的完善已成為會計電算化系統的重要組成部分。一是要建立健全單位內部人員崗位安全控制制度。要完善崗位職責制度、權限劃分、人員分工以及部門設置等，形成內在的制約機制；同時還要建立輪崗機制，形成輪流監督機制。二是優化會計電算化的運行環境。如，對機器設備進行安全性保護，防止其他的人員進入到計算機房，對數據和程序的安全進行保護；對軟件和硬件進行安全性維護，系統硬件維護內容包括：對計算機進行定期殺毒、查毒；保證專機專用，確保財務工作人員不在財務專用計算機上面插入外來的光盤、軟盤以及上網；及時的進行計算機故障分析，并做好相應的記錄；定期進行計算機的檢查工作，并且做好相應的記錄等等。軟件保護包括進行不定期或者定期的維護工作，以防患于未然，確保計算機財務軟件進行高效、安全的運行，并且對計算機財務軟件所存在的不足不間斷的進行修正，更加要對其所選用的計算基礎財務軟件進行及時的更新和升級。

3.3強化會計人員電算化業務培訓

結合財務人員的年齡段有針對性地設計相應的培訓內容。年齡偏大的工作人員，培訓內容以操作為主。使其能夠完成建立賬會、科目表的設立、初始余額的錄入、憑證類別的設定等系統初始化設置，以及根據每個會計期間的經濟業務錄入憑證、完成記賬、各類賬簿的查詢、報表的生成、結賬以及數據的備份與恢復等基本的操作。年齡偏小的工作人員培訓內容以深層次培訓為主，注重加強電算化系統的系統維護、內部控制機制設計等內容。

參考文獻：

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作者簡介：張磊，女，（1978-），會計師，吉林省體育局田徑自行車運動管理中心。

（作者單位：張磊，吉林省體育局田徑自行車運動管理中心;丁麗華，長春市財政科學研究所）