淺談會計電算化條件下的內(nèi)部控制

【摘 要】本文通過分析會計電算化條件下內(nèi)部控制應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)及會計電算化條件對內(nèi)部控制的影響，提出了加強(qiáng)會計電算化條件下內(nèi)部控制的對策。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制 目標(biāo) 對策

前言

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展及計算機(jī)技術(shù)在會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使會計信息的處理方式有了很大的變化，使其變得更為及時、準(zhǔn)確和高效。但由于受各種因素的影響，財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性有可能受到很大的威脅。因此，對會計電算化條件下的內(nèi)部控制工作進(jìn)行研究，為保證會計電算化系統(tǒng)的安全、正常運(yùn)行是非常必要的。

1. 會計電算化條件下內(nèi)部控制應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)

1.1 控制操作人員的職能，避免出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。授權(quán)，批準(zhǔn)控制是一種常見的基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每一環(huán)節(jié)，都要經(jīng)過某些相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大變化。因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中；特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會使某些計算機(jī)操作員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。

1.2 確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度，保證會計信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。在電算化會計中，電子計算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機(jī)程序的控制之下自動進(jìn)行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機(jī)的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機(jī)無法識別，只會將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，會計電算化的這一固有弱點(diǎn)，對內(nèi)部控制提出一些新的要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

1.3 規(guī)避會計檔案無紙化和電腦操作無形化產(chǎn)生的風(fēng)險。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質(zhì)上，增、刪、改了的憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。但實(shí)行了電算化后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少，憑證、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說明和賬簿等大多要依賴計算機(jī)方可錄入、閱讀或查詢，在電算化會計下，數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來源于數(shù)據(jù)和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來，只有依靠電子計算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制，那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動后可不留下任何痕跡。

2. 會計電算化條件對內(nèi)部控制的影響

會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度發(fā)生很大變化，其中對內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。首先在傳統(tǒng)的手工會計工作環(huán)境下，內(nèi)部控制的原則是職務(wù)相分離，職權(quán)不相容，不同的工作人員在各自確定的工作區(qū)域內(nèi)工作。各司其職依照相應(yīng)的制度進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，也就是說手工會計系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式，主要是人員的內(nèi)部牽制制度，但在電算化會計信息系統(tǒng)下，這一制度的重要性下降，甚至得不到遵循。內(nèi)部控制的形式已由原來的制度控制變?yōu)橹贫群统绦蜍浖刂?。其次，隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上交易等的推行。每一項(xiàng)交易發(fā)生時，有關(guān)該項(xiàng)交易的信息由相關(guān)人員直接輸入計算機(jī)并由計算機(jī)自動記錄，原來在核算過程中進(jìn)行的各種有必要核對審核的工作，有相當(dāng)?shù)牟糠肿優(yōu)橛嬎銠C(jī)自動完成了，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如果程序發(fā)生差錯或不起作用，就會使失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性增大。由于上述影響，原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化系統(tǒng)的要求。計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大，控制程序復(fù)雜的綜合性控制，要盡量使會計電算化運(yùn)行的每一個過程都處于嚴(yán)密控制之中。

3. 加強(qiáng)會計電算化條件下內(nèi)部控制的對策

3.1 管理控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、監(jiān)督管理、檔案管理等。組織結(jié)構(gòu)控制，在手工會計系統(tǒng)中，財務(wù)部門一般主要從組織形式和組織程序上實(shí)行崗位控制，其中，組織形式控制是通過財務(wù)部門按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)分為幾個不同的職能組來實(shí)現(xiàn)相互牽制和相互監(jiān)督的控制作用；而組織程序，則是通過賬賬核對、賬證核對、賬實(shí)核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實(shí)現(xiàn)處理的合理性與合法性。在電算化會計信息系統(tǒng)下，盡管會計系統(tǒng)運(yùn)作的主要原則沒有改，但在實(shí)現(xiàn)了會計電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計算機(jī)系統(tǒng)的要求。可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組；也可按會計崗位和工作職責(zé)劃分為計算機(jī)會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。職責(zé)劃分，內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離；計算機(jī)會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù)；系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。為防止舞弊或欺詐。應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。監(jiān)督管理控制，監(jiān)督管理控制的作用則是在明確各職能組織部門有關(guān)人員的工作責(zé)任與處理范圍的基礎(chǔ)上，建立和執(zhí)行工作完成情況的監(jiān)督與考核制度，以保證會計控制工作能夠高質(zhì)量的進(jìn)行和完成。檔案管理控制，計算機(jī)會計系統(tǒng)的有關(guān)資料應(yīng)及時存檔，應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。應(yīng)定期對所存檔案進(jìn)行備份，并保管好這些備份，建立防止檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。

3.2 數(shù)據(jù)資源控制。完整性控制，計算機(jī)會計系統(tǒng)的完整性控制，主要通過現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的完整性控制機(jī)制來實(shí)現(xiàn)，當(dāng)前一個功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，都能夠?qū)ζ涔芾淼臄?shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，在邏輯關(guān)系上提供語義參照關(guān)系機(jī)制，來檢驗(yàn)和保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的有關(guān)數(shù)據(jù)，在進(jìn)行了相關(guān)控制應(yīng)用操作后，仍然保持邏輯上的語義完整。數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)加密策略的實(shí)施，主要通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密和存放功能實(shí)現(xiàn)；其作用不僅維護(hù)了數(shù)據(jù)信息的保密，而且使得合法操作人員只能通過系統(tǒng)規(guī)定的程序?qū)嵤┎僮骱涂刂苹顒印?/p>

3.3 日?？刂?。業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱“程序檢查”控制，主要目的是采用相應(yīng)的控制程序鑒別拒納各種無效的不合理的以及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，通過計算機(jī)的控制程序，對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。數(shù)據(jù)輸入控制，首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段，對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行核驗(yàn)，如總數(shù)控制核驗(yàn)、平衡核驗(yàn)、數(shù)據(jù)類型核驗(yàn)等。數(shù)據(jù)輸出控制是為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般就檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定。要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、保管工作。

結(jié)束語

會計電算化條件下的內(nèi)部控制是確保會計信息真實(shí)可靠的保證。因此應(yīng)采取措施進(jìn)行管理控制、數(shù)據(jù)資源控制及日?？刂?，為確保信息質(zhì)量并為決策者提供可靠的信息依據(jù)提供保障。

（作者單位：大通期貨經(jīng)紀(jì)有限公司）