論員工基本信息在人力資源管理中的作用

【摘 要】 隨著人力資源的觀念驟然興起，并逐步深入人心，隨之而來的是人力資源管理遍布各行各業，而以人為本的理念更是從制度層面強化了人力資源管理。員工基本信息是人力資源管理的重要組成部分，建立員工基本信息庫已經成為人力資源管理的主流手段，如何有效管理和使用職工基本信息，是做好現代人力資源管理的關鍵，只有充分發揮職工基本信息在人力資源管理中的作用，才能做好企業人才隊伍建設，儲備大量的優秀人才，為企業發展提供充足優良人才隊伍，提高企業競爭力。

【關鍵詞】 人力資源 員工基本信息 管理 作用

伴隨著知識經濟的迅速發展，人力資源作為知識的載體和知識的創造者、傳播者、應用者和發展者，已成為企業發展的關鍵性戰略資源。人力資源能否有效地開發與管理，決定了組織競爭力的強弱，已為世人所共識。同時，企業在市場、產品和技術等方面的競爭都可以歸結為人才的競爭，只有大量掌握員工基本信息，有效的管理和使用員工基本信息，才能在人力資源中發揮有效的管理作用。員工基本信息已成為人力資源管理中最重要的管理性資源，由此可見在現代人力資源管理中有效的管理和開發使用員工基本信息也就成為了重中之重。

1. 人力資源管理與員工基本信息的含義

1.1人力資源管理的含義

人力資源管理是指根據企業發展戰略的要求，有計劃地對人力資源進行合理配置，通過企業中員工的招聘、培訓、使用、考核、激勵、調整等一系列過程，調動員工的積極性，發揮員工的潛能，為企業創造價值，確保企業戰略目標的實現。是企業的一系列人力資源政策以及相應的管理活動。這些活動主要包括企業人力資源戰略的制定，員工的招募與選拔，培訓與開發，績效管理，薪酬管理，員工流動管理，員工關系管理，員工安全與健康管理等。

1.2員工基本信息的含義

員工基本信息指人力資源管理中對員工管理所獨有的一種人員管理方法。員工在企業就職后對員工建立個人信息資源庫，員工基本信息如同生活中個人身份證的一樣，是唯一獨的員工識別方式。員工基本信息包括姓名、性別、年齡、出生年月、參加工作時間、學歷、專業、職稱、工種、家庭住址、聯系電話等以及職工參加工作后企業為員工辦理的各項社會保險相關信息。員工基本信息在員工職業生涯中發揮基礎性的作用，包括員工流動、晉升、學習、社會保險繳費信息調整以及退休都要以員工基本信息為基礎，因此即時更新維護員工基本信息至關重要。

2. 員工基本信息工具管理在人力資源管理中的意義

2.1員工基本信息工具管理

員工基本信息工具管理是通過信息技術實現人力資源管理的完整解決方案，是基于先進的軟件和高速、大容量的硬件基礎上的新的人力資源管理模式，通過集中式的信息庫、自動處理信息、員工自助服務、外協以及服務共享，達到降低成本、提高效率、改進員工服務模式的目的。

2.2員工基本信息工具管理的優點

員工基本信息包含大量人員相關資料，通過工具管理，可以更好的收集管理員工基本信息，提高人力資源管理部門的工作效率。在人力資源管理中，手工管理不盡效率低，且容易出錯，同時人員信息更新不及時，造成人員基本信息管理混亂，利用員工基本信息管理工具，不僅可以是員工基本信息更清晰化，同時可以減少管理人員工作的錯誤發生概率。

2.3員工基本信息工具管理的意義

員工基本信息工具管理可以有效的把人員信息進行分類整理，通過有效手段來篩選處理對人力資源管理人員有用的相關信息，并可以對員工基本信息進行分類統計，為人力資源管理提供科學有效的相關數據。它通過與企業現有的網絡技術相聯系，保證人力資源與日新月異的技術環境同步發展。是現代人力資源管理方式的新需求，同時也是促進人力資源管理現代化的重要工具之一。

3. 員工基本信息在人力資源管理中的重要性

3.1基礎性

人才是興國之源，創業之本。人力資源管理中最主要的是人員的管理，人員管理最基礎的是人員基本信息的管理，員工基本信息是人力資源管理的基礎。做好人力資源管理，就必須做好員工基本信息管理，建立好員工基本信息資源庫，可以在人力資源管理中可以充分發揮員工基本信息的作用，可以利用，利用員工基本信息統計提煉人力資源管理中相應的原始性數據，更好為人力資源的管理提供的管理基礎數據。

3.2價值性

員工基本信息通過管理統計處理，可以有效的掌握企業員工的總量，年齡結構，學歷結構以及專業技術結構，更好的為人力資源管理提供服務。在員工流動、培訓以及在企業制定的中長期人力資源規劃中，只有充分掌握了解員工基本信息提煉出來的有價值數據，才能在員工流動和培訓進行有針對性的流動和培訓并制定對企業發展有利的人力資源規劃，充分體現員工基本信息應有的價值。

4. 員工基本信息在人力資源管理中的作用

4.1在員工流動中的作用

人力資源管理最理想的狀態就是人員與崗位匹配。提高人員與崗位的匹配度，只有通過在員工的流動中尋找員工基本信息與崗位相匹配的員工。在員工流動中，通過掌握員工基本信息，了解員工基本情況，是做好員工流動的關鍵，崗位之間和合理流動，取決于員工與崗位的匹配程度，通過掌握的員工基本信息，結合崗位的需求人員類型，可以分析員工與崗位類型匹配程度，更好的控制和做好崗位之間員工的流動工作，更好的實現人力資源管理合理化配置。

4.2在員工培訓中的作用

員工培訓是人力資源管理的重要組成部分，是組織人力資源產增值的重要途徑，也是企業組織效應提高的重要途徑。員工培訓記錄是員工基本信息的重要組成部分，通過員工基本信息中的培訓記錄可以清楚的了解掌握員工的受教育程度。可以根據員工基本信息中的學歷，把企業的員工的受教育程度進行分類，并把員工的素質進行等級劃分，可以根據企業制定的人力資源規劃，對企業所需人才進行有針對性的員工培訓。

4.3在員工社會保險管理中的作用

社會保險是企業對在職員工提供的一項福利待遇，關系到職工的切身利益。在社會保險管理中，各項保險的管理都是以員工的基本信息為基礎資料，員工的繳費情況都是員工的基本信息為標識，可以準確無誤的把各項保險費用繳入到員工的賬戶中。員工在平時的生活中，想了解自己的各項社會保險繳費情況，可以通過員工的查詢工具快速的查找個人的繳費情況， 員工基本信息可以為員工提供快捷、準確、有效的查詢各社會保險繳費信息，維護員工的切身利益不受侵害。

員工基本信息在現代人力資源管理中最重要的管理性資源，同時發揮著重要的作用。員工基本信息就如同員工的名片，是辨別員工的只要標識，如何管理維護好員工基本信息是人力資源管理的重要環節。有效的員工基本信息是人力資源管理永不過期的資源，只有管理維護好員工的基本信息，才能更好的運用好員工基本信息中的個類項目，才能更好的為人力資源管理服務，才能更好的實現人力資源合理化配置。

參考文獻：

[1] 論人力資源管理在企業中的作用[百度文庫].

[2] 淺談人力資源管理信息化在現代企業管理中的重要性，[卓博網].

[3] 人力資源開發與管理，2011.5.

[4] 彭劍鋒.人力資源管理概念.上海:復旦大學出版社，2003.

（作者單位：中平能化集團人力資源部）