[摘 要] 在電算化會計核算中,記賬憑證查詢與打印是不可缺少的一個環節。通過查詢記賬憑證,可以快速查找到某一業務數據,通過打印記賬憑證,進行下一步憑證的整理和裝訂,完成本月會計核算工作。
[關鍵詞] 憑證欄目;設計思路;函數應用;打印設計
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 003
[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2012)17- 0008- 02
記賬憑證是記錄經濟業務,明確經濟責任的書面證明,也是登記賬簿的依據。其主要作用在于對原始憑證進行分類、整理,按照復式記賬的要求,運用會計科目,編制會計分錄,據以登記賬簿。
1 Excel中記賬憑證欄目設計
Excel中記賬憑證欄目設計應與實際中使用的記賬憑證欄目相近,應具備以下基本內容:①記賬憑證的名稱;②填制記賬憑證的日期;③記賬憑證的編號;④經濟業務事項的內容摘要;⑤經濟業務事項所涉及的會計科目及其記賬方向;⑥經濟業務事項的金額;⑦記賬標記;⑧所附原始憑證張數;⑨會計主管、記賬、審核、出納、制單等有關人員的簽章。在Excel中,新建一工作表,表名假定為“憑證查詢”,從B列開始錄入記賬憑證各欄目,金額欄不考慮設計多列式,設計效果如圖1所示。
另外,為方便論述,假定要查詢的資料表名為“會計憑證表”,會計憑證表中各欄目如圖2所示。
2 設計思路
在Excel中憑證查詢的設計思路是:在“憑證查詢”表,通過輸入憑證號獲取“會計憑證表”中對應憑證號所在行號,并引用該行不同欄目數據。如本例中,在“憑證查詢”表K3中輸入1,即可查到“會計憑證表”中憑證號為1對應所在行號:5、6、7、8、9行,同時引用對應行不同欄目數據,效果如圖3所示。
3 設計步驟及及函數應用
第一步:憑證號一對一設計。運用SMALL(區域數組,K)、IF()、ROW()函數,完成一對一查詢。SMALL()用于取區域數組中第K個最小值,IF()用于判斷憑證號是否一一對應,ROW() 用于返回給定引用的行號。
第二步:記賬憑證表中不同欄目的取數設計。運用IF()、ISERROR()、INDEX(區域數組,行,列)函數,完成憑證中各欄目取數。ISERROR()函數用于檢測一個公式運行結果是否為錯誤值。在公式中加入ISERROR函數進行判斷,可以避免出現錯誤值而返回一個空值。INDEX()函數主要用于取區域數組中指定單元格的值。
本例中,通過第一步取到行號值,判斷該值是否錯誤后,即可通過INDEX()函數取“會計憑證表”中對應行號中“摘要”等不同欄目數據。操作方法:選“憑證查詢”表B5單元格,在編輯欄中:IF(ISERROR(A5),"",INDEX(會計憑證表!F:F,A5)),即完成“摘要”的取數。這里“會計憑證表!F:F”即在“會計憑證表”中摘要(F)列。其他B6-B13單元格,自動填充即可。
其他欄目同樣設置,注意修改不同欄目對應列的取值。如“月”在會計憑證表A列;“日”在會計憑證表中B列等。
4 打印設計
按照上述方法設計記賬憑證查詢表,操作者便可在憑證號處輸入查詢值,計算機就會自動生成記賬憑證,同時,也便于打印記賬憑證。