Excel會計核算中記賬憑證查詢與打印設計

［摘 要］ 在電算化會計核算中，記賬憑證查詢與打印是不可缺少的一個環節。通過查詢記賬憑證，可以快速查找到某一業務數據，通過打印記賬憑證，進行下一步憑證的整理和裝訂，完成本月會計核算工作。

［關鍵詞］ 憑證欄目；設計思路；函數應用；打印設計

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 003

［中圖分類號］ F232 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）17- 0008- 02

記賬憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明，也是登記賬簿的依據。其主要作用在于對原始憑證進行分類、整理，按照復式記賬的要求，運用會計科目，編制會計分錄，據以登記賬簿。

1 Ｅxcel中記賬憑證欄目設計

Ｅxcel中記賬憑證欄目設計應與實際中使用的記賬憑證欄目相近，應具備以下基本內容：①記賬憑證的名稱；②填制記賬憑證的日期；③記賬憑證的編號；④經濟業務事項的內容摘要；⑤經濟業務事項所涉及的會計科目及其記賬方向；⑥經濟業務事項的金額；⑦記賬標記；⑧所附原始憑證張數；⑨會計主管、記賬、審核、出納、制單等有關人員的簽章。在Ｅxcel中，新建一工作表，表名假定為“憑證查詢”，從Ｂ列開始錄入記賬憑證各欄目，金額欄不考慮設計多列式，設計效果如圖１所示。

另外，為方便論述，假定要查詢的資料表名為“會計憑證表”，會計憑證表中各欄目如圖２所示。

2 設計思路

在Ｅxcel中憑證查詢的設計思路是：在“憑證查詢”表，通過輸入憑證號獲取“會計憑證表”中對應憑證號所在行號，并引用該行不同欄目數據。如本例中，在“憑證查詢”表Ｋ３中輸入１，即可查到“會計憑證表”中憑證號為１對應所在行號：５、６、７、８、９行，同時引用對應行不同欄目數據，效果如圖３所示。

3 設計步驟及及函數應用

第一步：憑證號一對一設計。運用ＳＭＡＬＬ（區域數組，Ｋ）、ＩＦ（）、ＲＯＷ（）函數，完成一對一查詢。ＳＭＡＬＬ（）用于取區域數組中第Ｋ個最小值，ＩＦ（）用于判斷憑證號是否一一對應，ＲＯＷ（） 用于返回給定引用的行號。

第二步：記賬憑證表中不同欄目的取數設計。運用ＩＦ（）、ＩＳＥＲＲＯＲ（）、ＩＮＤＥＸ（區域數組，行，列）函數，完成憑證中各欄目取數。ＩＳＥＲＲＯＲ（）函數用于檢測一個公式運行結果是否為錯誤值。在公式中加入ＩＳＥＲＲＯＲ函數進行判斷，可以避免出現錯誤值而返回一個空值。ＩＮＤＥＸ（）函數主要用于取區域數組中指定單元格的值。

本例中，通過第一步取到行號值，判斷該值是否錯誤后，即可通過ＩＮＤＥＸ（）函數取“會計憑證表”中對應行號中“摘要”等不同欄目數據。操作方法：選“憑證查詢”表Ｂ５單元格，在編輯欄中：ＩＦ（ＩＳＥＲＲＯＲ（Ａ５），＂＂，ＩＮＤＥＸ（會計憑證表！Ｆ：Ｆ，Ａ５）），即完成“摘要”的取數。這里“會計憑證表！Ｆ：Ｆ”即在“會計憑證表”中摘要（Ｆ）列。其他Ｂ６－Ｂ１３單元格，自動填充即可。

其他欄目同樣設置，注意修改不同欄目對應列的取值。如“月”在會計憑證表Ａ列；“日”在會計憑證表中Ｂ列等。

4 打印設計

按照上述方法設計記賬憑證查詢表，操作者便可在憑證號處輸入查詢值，計算機就會自動生成記賬憑證，同時，也便于打印記賬憑證。