利用Excel快速生成自定義賬表

［摘 要］ 日常會計核算中，除了使用財務軟件提供的制式賬表外，往往還需要根據實際情況設置滿足單位不同需求的自定義賬表。除了聘請軟件公司二次開發外，還可以利用Excel對財務軟件導出的制式賬表進行加工，以快速生成各種自定義賬表，簡便靈活又經濟高效。

［關鍵詞］ 數據加工；自定義賬表；Excel函數

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 004

［中圖分類號］ F232 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）17- 0009- 02

本文以某基本建設項目及用友Ｕ８軟件為例說明利用Ｅxcel快速生成自定義“項目投資情況完成表”的方法及這一方法的其他應用。

1 示例簡況

假設有一基本建設項目，使用國有建設單位會計制度，其賬簿設置如下：

1.1 項目分類及項目信息

（1）項目下設Ａ、Ｂ、Ｃ三個分項工程，項目編碼分別為１０１、１０２、１０３。

（2）每個分項工程下設２個單位工程，項目名稱及編碼分別為：Ａ－１單位工程，編碼１０１０１；Ａ－２單位工程，編碼１０１０２，以此類推。

（3）每個單位工程下還設有明細工程，項目名稱及編碼依同樣規則設置，即：Ａ－１－１明細工程，編碼１０１０１０１；Ａ－１－２明細工程，編碼１０１０１０２，以此類推。

1.2 科目設置

（１）一級科目按國有建設單位會計制度設置，包括：１０１ 建筑安裝工程投資、１０２ 設備投資、１０３ 待攤投資等科目。

（２）明細科目按項目核算需求設置。１０１ 建筑安裝工程投資下設有：１０１０１ 建筑工程投資、１０１０２ 安裝工程投資；１０２ 設備投資下設有：１０２０１ 在安裝設備、１０２０２ 不需安裝設備；１０３ 待攤投資下設有：１０３０１ 建設單位管理費、１０３０３ 勘察設計費。

1.3 報表設置

其報表名稱為“***基本建設項目投資完成情況表（截至*年*月*日）”，反映截止至某一時點的項目投資完成情況，格式如下：

（1）橫向表頭為占用類科目，主要包括三大投資及往來款的一至二級科目。

（2）縱向表頭為各級項目，按項目編碼依次排列。

（3）表體內容反映某項目某科目截至指定時點的支出數。

2 在用友軟件中設置“項目一覽表”

在用友軟件中，能夠提供上述報表所需基礎數據的制式報表是項目一覽表，設置方式如下：

（1）選擇“總賬—項目成本一覽表”功能。

（2）設置項目成本一覽表查詢條件。

日期：起始日期為賬套啟用日期，終止日期為報告要求截止日期。

選擇進行成本統計的科目：按報表橫向標題欄選擇１級或２級科目（上下級科目不能同時選擇，因此涉及２級科目的選擇２級科目，１級科目支出數在Ｅxcel表中通過合計公式生成）。

選擇進行沖減統計的科目：可根據需要選擇，本例中暫不設置。

包含未記賬憑證：按需要選擇是否包含。

設置完成后可點擊“保存”，將上述設置保存為項目一覽表模板。

顯示項目：可對項目范圍作選擇，本例不作設置，默認為全部項目。

（3）生成項目成本一覽表。需生成金額方向分別為借方和貸方的兩張一覽表，并將所生成的數據表全部導出為Ｅxcel工作表，可分別將標簽名定義為“借方一覽表”、“貸方一覽表”。

3 生成報表

3.1 設置報表模板

按照“一、示例簡況”中的報表格式設置模板，并為工作表標簽取名為“報表”。將軟件導出的“借方一覽表”、“貸方一覽表”與設置的模板“報表”3個工作表并列在一個Ｅxcel工作簿中。

3.２ 添加取數函數

在合計及小計欄添加相應的ＳＵＭ函數。

3.３ 定期更新報表

保存已添加好公式的報表，以后期間只需將“借方一覽表”、“貸方一覽表”兩個工作表通過復制、粘貼的方式更新為軟件最新導出的一覽表即可。

4 其他應用

上述方法也適用于利用軟件導出的制式賬表或憑證數據表生成季度報表、跨年度及跨賬套查詢表等其他自定義賬表，關鍵在于報表模板中應有與導出數據表相聯系的取數標識，如科目名稱或科目編碼、項目名稱或項目編碼等。掌握這一關鍵點后，運用ＳＵＭ、ＳＵＭＩＦ、ＳＵＭＩＦＳ（此函數僅Ｅxcel ２００７及以上版本可用）等幾個簡單的Ｅxcel函數，即可將會計軟件導出的數據表加工成各類工作中需要的報表，且一次設定后只需簡單的復制粘貼即可更新，簡便高效。