會計檔案管理與策略探討

［摘 要］ 本文就會計檔案管理實踐中的現實狀況，探討了科學實施會計檔案管理的策略，對優化管理效果，體現會計檔案核心應用價值，促進會計檔案管理的現代化、信息化發展，有重要的實踐意義。

［關鍵詞］ 會計檔案；管理；策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 006

［中圖分類號］ F233 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）17- 0012- 01

1 會計檔案實踐管理現狀

隨著會計電算化的快速發展會計檔案管理更新了傳統工作模式，實現了由紙質管理向數字化管理的科學轉變，引入了磁介質、膠片、芯片、光盤等存儲媒介。同時市場經濟的飛速發展，令會計檔案信息更加豐富多樣，數據量日益龐大，對其檔案的存儲、管理提出了更高的要求。因此，新時期的會計檔案管理應樹立信息化目標，強化數據庫建設，構建人性化檢索服務體系，推進會計檔案管理的持續、優質、全面發展。然而，縱觀各行業的會計檔案管理工作，不難看出，其實踐管理中存在一些問題。例如一些單位仍舊采用信息檔案打印并存儲紙質文檔方式進行管理。而一些單位則僅僅將相關會計信息數據在磁介質、光盤中進行存儲，并沒有進一步對相關信息內容作細化管控。由于管理策略體系不完善，還會引發會計檔案信息被竊取、造成重大經濟損失等不良后果。面對快速更新的管理軟件體系，引入不同版本工具進行管理，均會導致會計數據的差異，倘若一些單位沒有實現對相關軟件體系的良好存儲，便會形成會計檔案信息無法查閱等問題。引發該現象的要原成因在于，相關管理人員沒能樹立良好的信息化管理意識，管理工作不細化，不能用發展眼光進行管控，安全防范管理措施、體制不健全等。因此，面對上述問題，我們應完善制定會計檔案管理科學實踐策略，進而優化管理效果、提升利用效率，發揮會計檔案信息的核心效用與價值。

2 會計檔案管理科學策略

2.1 強化保密管理，引入有效防范措施

會計檔案信息是各機構單位核心價值內容，關系到其機構的重要機密，例如采購環節相關價格、銷售管理成本、重要客戶資料等。倘若被不法分子獲取，則會造成巨大的經濟損失。因此，相關單位應創建完善的會計檔案信息保密管理體系，健全網絡建設，制定良好的應急管理預案及完善的保密防范措施。應定期對計算機、電算化軟件進行漏洞掃描、打補丁修復、更新優化。同時應科學進行輸出輸入的嚴格管控，對各類信息與源程序實施良好的加密處理，并進行相應口令的配設。還應進行記錄管控優化設計，由源頭入手實施有效管理。同時對于新時期會計檔案信息管理中不斷出現的新狀況，應優化更新管控手段與實踐方案，制定崗位管理細則、規范化操作標準、人性化服務體制，進而全面優化會計檔案管理效果。

2.2 規范會計檔案應用存儲，實施網絡化管理

會計檔案管理實踐中，應基于其電子化信息數據存儲特征，進行有效的防塵、防潮處理，并應進行必要的轉儲操作，進而有效預防病毒的侵襲，而非存儲完畢便萬事大吉。基于會計檔案信息數據面廣、量大，加密處理較易被破解的現狀，在管理階段中應引入專項數據庫體系，實施權限控制，創建數據倉庫系統，配合制定有效的安全管控機制，進而為會計檔案營造安全可靠的應用服務環境。面對網絡系統的共享化特征、應用優勢，會計檔案管理中應科學引入網絡管理手段，創建集中、系統管理模式，促進價值化資源數據的全面共享。不應自成一派，分割會計、財務部門與單位其他類機構體系，這樣僅能令信息數據傳輸實現單向運行。因此應科學引入系統管理理念，基于整體管控模式，進行局域系統的科學布設。同時應引入安全雙重檢驗手段，提升網絡系統易用性。應有效改變明碼傳輸方式，引入網絡會計，創新財務管理信息化手段，進而適應時代需求，提升會計檔案綜合管理水平。

2.3 提升會計檔案人員綜合素質，實施人性化服務管理

新時期，會計檔案管理人員應強化自身素質建設，滿足信息化時代要求，摒棄傳統觀念，樹立安全化、信息化管理意識。同時，應改善自身知識結構體系，提升專業管理技能。應樹立人性化服務意識，培養高尚的職業道德，提升對隱患問題的洞察能力。相關單位應做好員工的職業生涯規劃，為其拓寬發展提升空間，創造繼續教育培訓良好機遇，進而為培養綜合素質優秀的會計檔案管理人才，打下良好的工作基礎。相關單位還應優化崗位結構，制定公平公正的聘用人才機制，選擇具有創新能力、檔案管理與計算機應用專業技能的全面人才。再者，還應促進會計檔案信息與信息化管理體系的同步升級，確保相關會計信息的時效性，使其發揮核心應用價值。

3 結 語

總之，基于會計檔案信息的科學重要性，針對其實踐管理中存在的問題，我們必須制定科學有效的優化管理策略，引入信息化管理、人性化服務手段，規范會計檔案的應用存儲，實施有效的網絡化管理，強化安全保密管控，才能真正發揮會計檔案效用價值，使其成為輔助各單位提升核心競爭力的優質資源，實現良好共享與秩序化的服務管理。

主要參考文獻

［１］麻玉林．信息時代高校會計檔案管理之我見［Ｊ］． 蘭臺世界，２００９（８）．

［２］焦瑞堯．會計管理體制改革后的會計檔案管理［Ｊ］． 科技信息，２００８（３２）．