ERP提升油田銷售管理水平

［摘 要］ 按照中國石油集團公司的統一要求，大慶油田采用SAP R/3軟件系統推廣實施了ERP系統。本文介紹了大慶油田ERP系統銷售模塊實施概況、設計方案，以及該方案的實施效果。目前ERP系統在大慶油田已經全部上線，取得較好的效果。

［關鍵詞］ ERP； SAP R/3； 銷售管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 037

［中圖分類號］ F270.7 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）17- 0066- 04

大慶油田作為中國石油最大的油氣田，按照中國石油集團公司的統一要求，于２００８年１１月開始實施ＥＲＰ系統。在ＥＲＰ 推廣實施過程中，規范并優化了企業的主要核心業務，實現了采購、設備、生產、計劃、庫存、銷售等業務信息在系統內與財務信息的動態集成，建設形成以投資管理為主線，以財務為核心，以油品銷售為中心，以物資采購和設備維修為保障的ＥＲＰ系統的整體架構，實現了資金流、物流、信息流的三流合一。目前ＥＲＰ 系統（ＳＡＰ）在大慶油田已經全部上線運行。

大慶油田主要以油氣生產為主，銷售分銷是產生效益的節點，因此，加強大慶油田的銷售分銷管理，加強價格管理，提高銷售效率，增加銷售效益，十分重要。通過ＥＲＰ系統的實施，對大慶油田的銷售管理業務，在客戶、價格、信用管理上，從系統方面實現了嚴格的檢查和控制；在業務實現上，通過系統集成，實現了業務與財務的信息流傳遞。

１ 大慶油田ＥＲＰ系統銷售模塊實施概述

大慶油田油氣產品主要包含原油、天然氣、輕烴等，且ＥＲＰ系統管理的是在處理站／聯合站處理合格的可用于銷售的商品。銷售業務的源頭是股份公司下達的配置計劃，油田公司按照股份公司的配置計劃編制各自詳細的銷售執行計劃，然后嚴格按照配置計劃執行油氣產品的發運，并將與客戶的計量交接量傳遞到財務部門，由財務部門根據業務提供的數量進行財務記賬處理，形成銷售收入。

根據業務需要，ＥＲＰ系統實施范圍包括油氣產品銷售管理和油氣產品庫存管理，其中油氣產品銷售管理包括從銷售計劃（年、季和月）開始，通過多種不同運輸方式的發運，到對客戶開票結算和收款清賬的全過程；油氣產品庫存管理包括油田公司自產、風險作業區塊生產、對外合作區塊生產、外購4部分，包括產品的入庫、出庫等。

在ＳＡＰ系統內，根據股份公司天然氣與管道板塊下達的配置計劃，編制原油、天然氣和輕烴銷售計劃；錄入與客戶計量交接量，通過創建發票在系統中及時產生相應的會計憑證，同步完成財務記賬，實現對原油、天然氣和輕烴產品的生產入庫、對外交接、銷售開票結算和收款清賬的整體業務鏈的管理。通過票據處理與財務系統之間建立有效的聯系，即在開具發票的同時將信息集成到財務；將原油、天然氣和輕烴銷售配置計劃指標納入ＥＲＰ系統，嚴格按照總部配置計劃量進行銷售，確保了銷售計劃的執行。

２ 大慶油田ＥＲＰ系統銷售模塊設計

２．１ 業務流程設計

大慶油田油氣產品的銷售業務流程中，采用集成的方式，將財務（ＦＩ／ＣＯ）與銷售分銷（ＳＤ）的功能集成，前端業務管理通過ＳＡＰ標準功能實現銷售計劃、銷售發運、生產入庫、采購入庫等業務，并將財務的記賬處理融入到具體的業務操作中，通過開票等集成操作自動生成財務憑證。這樣，業務和財務部門可隨時通過ＥＲＰ系統，獲取企業經營所涉及的各種數據。

整個油氣產品的銷售管理通過以下幾個功能實現：

（１） 銷售計劃管理。銷售計劃分為年度、季度和月度3種，其中，年度、季度銷售計劃由總部規劃計劃部進行平衡，月度銷售計劃為實際執行計劃，需要指導本月的銷售。在銷售過程中，銷售訂單參照月度銷售計劃來創建。

（２） 銷售訂單管理。銷售訂單是對月度銷售計劃的執行；銷售價格作為價格主數據由財務部門維護，銷售部門在訂單中不允許修改價格；銷售訂單自動計算訂單金額，檢查是否超過客戶信用額度。

（３） 銷售發運管理。油氣產品的交貨由發運部門管理，依據計量交接憑證創建交貨單，并發貨過賬。交貨單作為結算依據，經過復核后提交財務，才可做開票結算，體現了交貨單在統一的交貨單平臺流轉的過程。

（４） 銷售發票管理。財務部門負責對外開具銷售發票，所有增值稅發票都需要通過接口傳到金稅系統中進行打印，財務人員審核發票無誤后，批準ＳＡＰ系統發票，生成會計憑證，確認銷售收入。

大慶油田油氣產品銷售及庫存管理共有３５個業務流程，對于標準業務流程要按照上述流程進行。對于特殊業務流程如跨板塊銷售、退貨、錯誤發票處理等業務流程，也分別設計了不同的解決方案，通過月末集中出庫和借貸項訂單等方式實現。此外，系統內提供了相關報表的查詢分析功能，專門開發了原油銷售日報、天然氣氣量交接單等單據，將原來手工傳遞的單據在系統內實現， 滿足業務部門經營管理和分析要求，也為財務部門做賬提供了方便。

２．２ 權限設計

大慶油田ＥＲＰ系統銷售模塊涉及的用戶數量不多，但是由于銷售業務與財務集成的特殊性，以及各部門、各崗位的不同職能和職責，存在擁有互斥權限造成的風險，要求權限設計必須保證各崗位之間權限的獨立性。

按照《大慶油田ＥＲＰ勘探板塊職責分離矩陣》的要求，銷售模塊權限設計的總體原則是：① 將ＥＲＰ系統所需的一些具體事務代碼打包建立通用根角色，根角色建立的原則是每種業務類型建立一個根角色，例如創建銷售訂單、創建發貨單等分別建立不同的根角色，然后每個單位根據本單位所需要的權限，選取相應業務的根角色；② 對根角色賦予不同的訂單類型、組織機構等權限對象，如公司代碼、銷售部門、工廠、庫位等，建立本單位的派生角色，然后再將派生角色分配給最終用戶，這樣用戶在系統中操作的時候就不會誤操作一些權限外的事務，保證系統的安全平穩運行，達到權限控制的目的。

按照設計要求，大慶油田ＥＲＰ系統銷售模塊共設計根角色５５個，派生角色２８５個，分配用戶１１３個。設計中嚴格按照內控要求，對互斥業務進行了拆分，如銷售訂單和發貨過賬，借貸項訂單和開發票為互斥業務，分別分配給不同用戶；對敏感重要業務權限加以控制，如客戶信用主數據維護權限，價格主數據維護權限，只分配給相關崗位人員。同時，在創建角色時遵循統一的權限命名規則，將可變部分放到最后，不變的放在命名前，即按照公司代碼或者庫位派生的角色，均將該字段放在最后。這樣，通過不同業務類型的權限控制、業務審批環節的權限控制、專業劃分的權限控制等，結合系統中企業組織架構及業務處理的配置，實現了對用戶權限的有效控制。

２．３ 主數據管理

大慶油田ＥＲＰ系統銷售模塊的主數據包括客戶、價格、產品等，主數據是系統運行的基礎，其數據結構的定義對系統的管理、條件的區分、產生報表的格式等有深遠的影響。

（１） 客戶管理通過ＳＡＰ 系統內客戶主數據管理。目前在大慶油田已經形成了一套完整的客戶主數據的管理流程，即通過ＡＤＯＢＥ系統統一進行申報、審批和維護，由銷售業務人員提出申請，財務人員補充統馭科目、賬戶組等與財務相關的信息，審核通過后與中石油公共數據管理平臺（ＭＤＭ）集成，將客戶主數據的基本信息傳輸到大慶油田公司ＳＡＰ系統，實現對客戶主數據申報、審批及時、準確、標準的管理。

（２） 價格管理通過ＳＡＰ 系統內銷售分銷模塊的價格主數據進行管理，改變了以往信息系統或沒有系統時價格和業務相分離的現狀。ＳＡＰ 系統利用靈活的定價策略，實現了企業多種多樣的銷售策略，為企業平穩運行奠定了基礎。產品價格要按照股份公司下達的文件執行，由價格主數據管理人員在系統內進行維護，價格主數據管理人員要按照內控崗位不兼容原則要求與銷售人員分開，由財務部門人員在系統內進行維護。產品銷售價格要在審批下達的同時，由價格主數據管理人員在銷售業務發生之前在系統內進行維護，實現了通過價格管理控制銷售業務的目的。

（３） 產品管理通過ＳＡＰ系統的物料管理實現，油氣產品主數據是由股份公司公共數據編碼平臺ＭＤＭ統一管理的，業務人員可以通過該平臺提交申請新建物料，然后在系統內擴充自己工廠下的視圖，并對相關物料數據進行查詢。

總之，在ＳＡＰ系統中各類主數據編碼是唯一的，基礎信息都要與中石油ＭＤＭ主數據管理平臺的信息保持一致，確保主數據的唯一性和準確性。中石油公共數據管理平臺（ＭＤＭ）系統的應用，保障了各下屬企業能夠在同一個平臺上進行主數據共享，為銷售業務的分析和統計提供了重要基礎。

３ 實施效果分析

大慶油田ＥＲＰ系統從２００８年１１月開始全面實施，到目前為止已經全部上線運行，系統運行平穩，在企業管理方面已經顯現出較好的效果，主要體現在以下幾方面：

（１） 大慶油田原來的油氣銷售業務沒有應用系統作為支撐，在很大程度上靠規章制度和手工單據進行管理，實施ＥＲＰ后，所有銷售數據以及業務單據動態上網，增加了數據透明度。

（２） 實現了物流、資金流和信息流的三流合一，實現了財務、銷售業務無縫連接，各模塊不再是相對獨立的信息孤島，全面實現各種信息、數據共享，各操作層和管理層都牢固樹立全局一盤棋的整體觀念。

（３） 統計報表準確及時，信息透明化，管理層經過篩選、分析和加工系統的基礎數據， 可以為管理決策及時提供科學依據，真正實現數據資源共享。

銷售分銷（ ＳＤ ）模塊的應用，對大慶油田銷售等業務流程管理進行了完善和規范，ＳＡＰ 系統對銷售業務的實現和控制作用主要體現在以下幾個方面：

一是訂單管理。銷售訂單是實際銷售業務的開始，在系統內創建銷售訂單時，必須參照股份公司下達的配置計劃創建計劃類型訂單，對于零星銷售業務，可根據情況在系統內創建非計劃訂單。銷售計劃設置了有效期，銷售訂單參考時間必須在有效期內，并必須保證實際發貨數量不超過訂單數量。

二是發貨管理。對于銷售訂單發貨的業務，在銷售訂單創建完畢之后，可參照訂單創建發貨單，發貨人員要嚴格按照計量交接量在系統內發貨過賬。系統在發貨過賬的同時，庫存商品自動減少。

三是發票管理。在發貨過賬后，對于銷售價格確定的業務，要及時在系統內開發票，并及時清賬，做到日清日結。在開發票的同時，自動生成主營業務收入增加、應收賬款增加的會計憑證，實現了會計憑證的自動集成。開發票人員在系統發票開具后，及時通過ＥＲＰ 與金稅系統接口，轉入金稅系統，打印增值稅發票，并同時將金稅系統的發票號通過金稅接口回寫到ＥＲＰ 系統發票抬頭的參考號中。

在ＥＲＰ 系統里嚴格按照規范操作，通過自動定價功能，對銷售業務進行訂單、發貨單的檢查和控制，在開發票的同時自動生成財務的會計憑證，實現了銷售與財務的自動集成，從而規范了基礎管理，改進了銷售管理，控制了經營風險，提高了企業整體銷售管理水平。

４ 結束語

大慶油田ＥＲＰ系統的成功實施具有深遠意義，將油氣產品銷售業務納入ＳＡＰ系統管理，通過銷售訂單環節檢查控制銷售業務，實現了對業務全過程的跟蹤和管理，可及時了解發貨動態，準確地追蹤每一筆業務情況，進一步規范了管理，提升了管理水平，實現了統一的基礎數據管理和信息共享，保證了基礎數據的準確性和規范性。此外，從多角度提供更加精細、準確的報表，改變了過去手工出具報表以及多系統并行的方式。

當然ＥＲＰ系統還需要在以后長期的運行過程中通過磨合不斷地完善優化。企業應不斷挖掘ＥＲＰ系統的潛能，使之真正成為企業持續發展的有力支撐。

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