關(guān)于全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)的探討

［摘 要］ 本文從全面預(yù)算管理的管理基礎(chǔ)和系統(tǒng)建設(shè)兩個(gè)方面，探討企業(yè)如何科學(xué)合理地建設(shè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。

［關(guān)鍵詞］ 全面預(yù)算管理； 信息化建設(shè)； 信息系統(tǒng)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 038

［中圖分類號(hào)］ F270.7； F272 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）17- 0070- 02

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展壯大，全面預(yù)算管理得到了廣泛的應(yīng)用。全面預(yù)算是企業(yè)對(duì)一定期間經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、財(cái)務(wù)活動(dòng)等作出的預(yù)算安排，是一種全方位、全過(guò)程、全員參與編制與實(shí)施的預(yù)算管理模式。

通過(guò)運(yùn)用信息化工作手段，建設(shè)實(shí)施全面預(yù)算管理的信息系統(tǒng)，能夠提高預(yù)算編制、預(yù)算控制及預(yù)算分析等預(yù)算管理環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，進(jìn)一步提升全面預(yù)算管理水平。１９９６年６月財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中提出：“會(huì)計(jì)電算化工作取得一定成果的單位，要研究并逐步開展其他管理工作電算化或與其他管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)工作，逐步建立起以會(huì)計(jì)電算化為核心的單位計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，做到單位內(nèi)部信息資源共享，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化在單位經(jīng)營(yíng)管理中的作用”?！秲?nèi)部控制規(guī)范——應(yīng)用指引》指出：“企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用……制定信息系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃，加大投入力度，有序組織信息系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行與維護(hù)，優(yōu)化管理流程，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，全面提升企業(yè)現(xiàn)代化管理水平”。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)全面預(yù)算管理的管理基礎(chǔ)及系統(tǒng)建設(shè)，注意處理好實(shí)施關(guān)鍵環(huán)節(jié)，科學(xué)合理地建設(shè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。

１ 全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的管理基礎(chǔ)

全面預(yù)算管理信息化的實(shí)施，要求企業(yè)具備一定的管理基礎(chǔ)。企業(yè)要做好全面預(yù)算管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，主要包括：預(yù)算管理制度建設(shè)、組織機(jī)構(gòu)建設(shè)、建立運(yùn)作規(guī)程、完善項(xiàng)目指標(biāo)體系、做好預(yù)算管理知識(shí)培訓(xùn)等方面。企業(yè)只有具備了一定的管理基礎(chǔ)，才能在預(yù)算信息化建設(shè)時(shí)順利實(shí)施，少走彎路。

（１） 建立健全公司的全面預(yù)算管理制度，促進(jìn)企業(yè)預(yù)算管理的科學(xué)化、規(guī)范化、程序化。對(duì)預(yù)算管理的組織機(jī)構(gòu)、工作職責(zé)、預(yù)算編制內(nèi)容、預(yù)算編制要求、預(yù)算編制方法、預(yù)算審核與批準(zhǔn)、預(yù)算編制流程、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算調(diào)整及預(yù)算監(jiān)督等方面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，保證預(yù)算工作職責(zé)分工明確、編制內(nèi)容統(tǒng)一規(guī)范、編制指導(dǎo)意見明確、編制流程規(guī)范、定額標(biāo)準(zhǔn)合理、預(yù)算編制及評(píng)審依據(jù)充分、執(zhí)行控制程序化、考核透明公平。企業(yè)的全面預(yù)算管理制度的制定要科學(xué)合理、清晰統(tǒng)一、具有可操作性。

（２） 建立完善預(yù)算管理的組織機(jī)構(gòu)體系。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況可分別設(shè)立企業(yè)預(yù)算決策機(jī)構(gòu)、企業(yè)預(yù)算決策支持機(jī)構(gòu)、企業(yè)預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、企業(yè)預(yù)算職能分類管理機(jī)構(gòu)以及預(yù)算各層級(jí)具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)等，涵蓋企業(yè)董事會(huì)、全面預(yù)算管理委員會(huì)、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議、預(yù)算管理辦公室、各職能歸口管理部門、預(yù)算執(zhí)行單位、預(yù)算基層單位等層級(jí)部門。使預(yù)算管理能夠?qū)訉勇鋵?shí)，職責(zé)明晰，各層級(jí)機(jī)構(gòu)各司其職，使企業(yè)的全面預(yù)算管理機(jī)制機(jī)構(gòu)健全，富有成效。

（３） 建立完善預(yù)算管理的運(yùn)作規(guī)程體系，包括建立預(yù)算編制、預(yù)算評(píng)審、預(yù)算匯總平衡、預(yù)算發(fā)布及分解、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算反饋分析、預(yù)算績(jī)效考核、預(yù)算調(diào)整等各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作規(guī)程。企業(yè)在進(jìn)行預(yù)算信息化建設(shè)前，要認(rèn)真梳理清晰預(yù)算管理整個(gè)運(yùn)作流程的脈絡(luò)，從編制提交、職能評(píng)審、匯總平衡、審議通過(guò)、發(fā)布分解到執(zhí)行控制反饋，每個(gè)環(huán)節(jié)都要建立流程圖，明確規(guī)范各項(xiàng)具體操作步驟涉及的操作人員及內(nèi)容。

（４） 建立完善預(yù)算項(xiàng)目指標(biāo)體系，預(yù)算管理實(shí)際上就是對(duì)各職能分類管理部門工作目標(biāo)及工作事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)計(jì)、細(xì)化、量化及資源配置的過(guò)程反映，把各預(yù)算項(xiàng)目指標(biāo)體系細(xì)分明確落實(shí)到各專業(yè)管理部門，充分調(diào)動(dòng)各職能部門的專業(yè)管理作用，發(fā)揮精細(xì)管理的效果，進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。預(yù)算項(xiàng)目指標(biāo)體系需要搭建與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目、業(yè)務(wù)項(xiàng)目名稱的對(duì)照銜接關(guān)系，規(guī)范預(yù)算項(xiàng)目指標(biāo)名稱，使業(yè)務(wù)部門可讀，財(cái)務(wù)部門可用。建立完善預(yù)算編制、控制、反饋分析等各環(huán)節(jié)的預(yù)算表單體系，通過(guò)各環(huán)節(jié)表單數(shù)據(jù)的計(jì)算、匯總、分解、串聯(lián)，形成預(yù)算管理全過(guò)程的數(shù)據(jù)反映體系。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，可以實(shí)現(xiàn)更富有效率、更高層次的全面預(yù)算管理。

（５） 全面預(yù)算管理歸根結(jié)底是由人來(lái)進(jìn)行的，需要加強(qiáng)對(duì)全面預(yù)算管理理念與方法的推廣宣傳，加強(qiáng)預(yù)算管理的知識(shí)培訓(xùn)，要求從公司領(lǐng)導(dǎo)到基層員工都要高度重視，使企業(yè)內(nèi)部能夠統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化建立全面性、全員性、全過(guò)程性全面預(yù)算管理的觀念，使全面預(yù)算管理的理念深入人心，使預(yù)算信息化建設(shè)過(guò)程更為順暢。

２ 全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)的信息化基礎(chǔ)

企業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)，需要具備一定的信息化建設(shè)水平，企業(yè)應(yīng)具備完整的信息化應(yīng)用平臺(tái)。在預(yù)算信息系統(tǒng)實(shí)施前，需要選擇好適合企業(yè)的預(yù)算專業(yè)軟件，做好系統(tǒng)實(shí)施前期的準(zhǔn)備工作，組建實(shí)施團(tuán)隊(duì)，充分進(jìn)行需求調(diào)研，做好系統(tǒng)藍(lán)圖設(shè)計(jì)。充分借鑒其他企業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)施過(guò)程中按計(jì)劃進(jìn)度執(zhí)行，做好協(xié)調(diào)溝通工作，確保系統(tǒng)如期上線。在系統(tǒng)上線后做好持續(xù)優(yōu)化工作，不斷完善信息系統(tǒng)的建設(shè)，滿足企業(yè)預(yù)算管理的需求。

２．１ 建立信息化應(yīng)用平臺(tái)

這是實(shí)現(xiàn)預(yù)算信息化的前提保證，企業(yè)只有建立統(tǒng)一完整的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息應(yīng)用平臺(tái)，才能進(jìn)一步實(shí)施預(yù)算信息化建設(shè)。預(yù)算信息化的實(shí)施，需要實(shí)現(xiàn)資金流、業(yè)務(wù)流、信息流“三流合一”。預(yù)算指標(biāo)的分解發(fā)布信息能夠給預(yù)算執(zhí)行單位提供實(shí)時(shí)的參考，預(yù)算的執(zhí)行信息能夠在業(yè)務(wù)申請(qǐng)、訂單發(fā)生、財(cái)務(wù)記賬等各環(huán)節(jié)觸發(fā)取得，并基于預(yù)算控制的考量進(jìn)行預(yù)算干預(yù)處理，使每個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)、每個(gè)投資項(xiàng)目、每筆成本費(fèi)用的發(fā)生都能夠得到預(yù)算控制執(zhí)行反饋。這樣全面預(yù)算管理才能真正建設(shè)到位。

２．２ 選擇好預(yù)算信息化專業(yè)管理軟件

企業(yè)在進(jìn)行預(yù)算信息化軟件的選取時(shí)，要充分考慮企業(yè)信息化應(yīng)用的實(shí)際情況，選擇性能良好、適合企業(yè)實(shí)際需求、能夠與企業(yè)現(xiàn)有軟件平臺(tái)兼容的管理軟件，并且能滿足對(duì)預(yù)算管理信息化建設(shè)的集成性、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、實(shí)時(shí)性、個(gè)性化的要求。

集成性：體現(xiàn)各軟件模塊之間的數(shù)據(jù)兼容、集成運(yùn)作、信息共享。

標(biāo)準(zhǔn)化：采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)體系、表單體系，建立與會(huì)計(jì)科目、項(xiàng)目業(yè)務(wù)名稱統(tǒng)一對(duì)照的形式。

流程化：通過(guò)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范動(dòng)作流程，完成預(yù)算管理的各環(huán)節(jié)信息化動(dòng)作。

實(shí)時(shí)性：實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)記錄、自動(dòng)更新、自動(dòng)控制、預(yù)警提示、實(shí)時(shí)反饋等功能。

滿足管理的個(gè)性化要求：根據(jù)企業(yè)對(duì)預(yù)算管理的不同側(cè)重點(diǎn)，以及企業(yè)自身特點(diǎn)和管理需求進(jìn)行個(gè)性化的軟件功能開發(fā)。

針對(duì)預(yù)算管理的特點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)選擇適合的軟件：要能夠完整建立全面預(yù)算管理的項(xiàng)目指標(biāo)體系，能夠容納龐大的預(yù)算編制表單體系并能進(jìn)行表單之間的數(shù)據(jù)匯集更新計(jì)算，能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算各環(huán)節(jié)要求的評(píng)審審批流程。企業(yè)在選擇預(yù)算管理軟件時(shí)可以多參考成功實(shí)施企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)案例，注重貨比三家，召集主要的預(yù)算業(yè)務(wù)部門進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)討論，根據(jù)企業(yè)全面預(yù)算管理發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，選擇最適合企業(yè)的預(yù)算管理軟件。

２．３ 預(yù)算信息化建設(shè)過(guò)程

預(yù)算軟件選擇確定后，接下來(lái)就是進(jìn)行預(yù)算信息化軟件的建設(shè)上線。軟件上線過(guò)程主要包括：前期需求訪談?wù){(diào)研、前期實(shí)施準(zhǔn)備、實(shí)施團(tuán)隊(duì)建設(shè)、制訂實(shí)施計(jì)劃、制訂實(shí)施方案、硬件準(zhǔn)備、軟件測(cè)試、推廣培訓(xùn)計(jì)劃、軟件試上線、軟件上線前準(zhǔn)備、正式上線等環(huán)節(jié)。只有做好充分的前期準(zhǔn)備，在富有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和企業(yè)內(nèi)部用戶的積極參與配合下，預(yù)算軟件才能成功實(shí)施上線。

２．４ 預(yù)算信息化軟件上線后的持續(xù)優(yōu)化過(guò)程

預(yù)算軟件的持續(xù)優(yōu)化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，隨著企業(yè)預(yù)算管理的不斷深入，會(huì)有新的個(gè)性化管理需求提出，要對(duì)軟件系統(tǒng)不斷地進(jìn)行優(yōu)化完善更新，使軟件系統(tǒng)滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

３ 預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)能夠提升全面預(yù)算管理水平

預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，能夠全面提升預(yù)算管理各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，提高企業(yè)預(yù)算管理工作水平。以下是全面預(yù)算管理各環(huán)節(jié)的信息化建設(shè)要點(diǎn)。

３．１ 預(yù)算編制

設(shè)計(jì)好預(yù)算編制表單體系，設(shè)計(jì)好編制提交各環(huán)節(jié)的審批流程，信息數(shù)據(jù)的填報(bào)匯集，提供必要的填報(bào)邏輯控制和信息提示，避免預(yù)算編制人填報(bào)錯(cuò)誤，并注重收集預(yù)算編制的依據(jù)，作為下一步預(yù)算評(píng)審的參考依據(jù)。

３．２ 預(yù)算評(píng)審

建設(shè)好評(píng)審表單體系，注重對(duì)評(píng)審依據(jù)的收集，作為下一步預(yù)算匯總平衡的參考依據(jù)。

３．３ 預(yù)算匯總平衡

匯集各類評(píng)審資料，進(jìn)行綜合平衡，準(zhǔn)確計(jì)算，形成預(yù)算草案，并且能夠?qū)︻A(yù)算草案進(jìn)行計(jì)算分析，提供對(duì)決策的支持分析數(shù)據(jù)。

３．４ 預(yù)算發(fā)布及分解

預(yù)算發(fā)布分解后，做好預(yù)算發(fā)布版本的鎖定，一經(jīng)鎖定不得隨意更改，維護(hù)預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

３．５ 預(yù)算執(zhí)行控制

建立預(yù)算執(zhí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行中的偏差。建立預(yù)算執(zhí)行情況預(yù)警機(jī)制，科學(xué)選擇預(yù)警指標(biāo)，合理確定預(yù)警范圍，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，積極采取應(yīng)對(duì)措施，實(shí)施預(yù)算控制。對(duì)超警戒線的開支發(fā)出提示信息，對(duì)超預(yù)算的開支實(shí)施控制，不予通過(guò)執(zhí)行。通過(guò)信息化技術(shù)手段控制和監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行，提高預(yù)警與應(yīng)對(duì)水平。

３．６ 預(yù)算反饋分析

建立健全預(yù)算執(zhí)行情況內(nèi)部反饋分析和報(bào)告制度，確保預(yù)算執(zhí)行分析傳輸及時(shí)、暢通。做好相關(guān)反饋分析報(bào)表的計(jì)算開發(fā)，能夠自動(dòng)計(jì)算各部門各時(shí)期的預(yù)算執(zhí)行率情況，為預(yù)算分析提供參考數(shù)據(jù)。

全面預(yù)算管理的開展在國(guó)內(nèi)已越來(lái)越普遍，通過(guò)運(yùn)用信息化手段，建設(shè)好全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，對(duì)優(yōu)化企業(yè)資源配置，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。我們需要不斷創(chuàng)新優(yōu)化，努力提升全面預(yù)算管理信息化的建設(shè)水平。

主要參考文獻(xiàn)

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