信息管理系統在設備采購中的應用研究

［摘 要］ 現代企業競爭日益加劇，企業的設備采購管理在企業管理中的作用越發重要。本文重點對信息管理系統在設備采購中的應用進行分析。

［關鍵詞］ 信息管理系統； 設備采購； 應用； 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 042

［中圖分類號］ F274 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）17- 0076- 01

1 信息管理系統

企業信息管理系統（ＥＩＭＳ）建立在現代信息技術飛速發展基礎上，依托軟件對信息進行收集、存儲、加工、分析，以提高信息利用效率和效果。在設計系統時，要結合現代化的管理思想和方法以及使用者日常業務處理的流程，采用跟蹤、監督、控制、調節整個管理過程的人機系統來完成管理活動。信息管理系統除了部分通用管理軟件外，大多需要在標準版本的基礎上進行修改或者進行專門的開發，所以，信息管理系統具有行業專家特性及實際應用特性。信息系統具有歷史知識的積累性和共享性特征，可以滿足各個部門和管理人員對日常數據的查詢和調用需求，使決策者在第一時間得到相關信息。

2 信息管理系統在設備采購中的作用分析

2.１ 信息傳遞

信息管理系統可以有效地消除時間和空間對于信息傳遞的約束，方便單位部門和員工隨時隨地發布、獲取和查詢信息。同時隨著網絡技術的飛速發展，信息系統可以自動按照組織內部成員對信息的需求進行篩選、分類和收集，在相應授權的前提下，可以快速進行信息的異地上報、共享，有效地解決了信息傳遞的時效性問題，確保了信息傳遞的及時性。

2.２ 信息共享

信息管理系統建立在現代信息技術和計算機技術飛速發展基礎上，傳統的信息發布手段通常采用開會、發文件或電話、電報等形式，而且由于考慮發布成本因素，信息傳遞的速度、廣度等受到極大的制約。而信息管理系統則有效地解決了這些問題，其低成本和多點式發布特點可以大大提高信息的使用效率和頻度，可以充分使信息使用者共享信息，大大提高了信息使用效果。

2.３ 信息儲存

在信息系統管理使用前，信息存儲呈現零散狀態，可能存在于各個部門和個人的頭腦中，信息隨著組織的變化、人員的流動而不斷遺失或者轉移，很多信息保存時間不長或無法保存。而信息系統管理可以有效解決以上問題，信息系統管理具有大容量、無界限和安全性高等特點，可以解決信息不容易長期保存以及容易遺失的問題，使成員之間的知識得到共享和交融，從而避免因某些關鍵崗位人員流失或組織調整變化造成信息流失。

3 信息管理系統在設備采購中的應用

3.１ 價值分析法的建立

由于國有企業規模較大，設備種類繁多，而且同一性能的設備可能有不同的生產廠商或產自不同的地區，而且很多名稱相同的設備可能在功能上存在一定的差異，在價格上也會有所不同，這就需要采用精確的價值分析法，以利于及時做出采購決策。而傳統的國有企業設備管理無法實現精確的對比計算，即使能計算也顯得粗糙，而且還浪費人力物力，既不經濟也不可行。信息管理系統應用于設備采購管理后，使得價值分析法的應用變得可行，可通過計算機和信息化網絡進行多部門論證和精確計算，對各種設備進行功能價值分析，尋找到更科學和更經濟的采購方式和采購種類，確保設備采購的適用性和經濟性。

3.２ 采購方式模塊的確定

目前，我國國有企業的設備采購一般由企業自主采購，采購時主要看能否做到質優、價廉、低成本和及時供應，對重要設備，要看供應方的設備是否具有先進性，以及特殊設備供應方是否具有專門的資格證書或認證。同時還要通過信息化系統對設備供應商的資信、技術、售后、運輸等條件進行分析對比。

3.３ 采購前需要進行可行性論證

科學的可行性論證，可以增強企業在設備采購中科學規劃和統攬全局的能力，有效地化解設備采購風險。在采購前要進行可行性分析論證，防止出現盲目采購、重復采購現象，對設備的制造商及經銷代理商的信譽、設備的性能及售后服務進行考察論證。在采購中要區分輕重緩急，重要設備以及短期內能收回成本的設備應優先采購，對投入資金較多的大型設備進行重點采購，對采購資金較少的設備進行一般性采購。同時，在論證時，要本著前瞻性原則。隨著科學技術的飛速發展，設備更新換代速度的加快，在可行性論證時也要考慮擬采購設備的先進性，如果擬采購設備將很快被替代，可以不采購而仍然使用原有設備。

3.４ 建立健全企業設備采購監管機構

建立健全設備采購監管機構，形成既互相制約又高效廉潔的工作機制是保證設備采購監管工作正常開展的關鍵。設備采購也是容易滋生腐敗和貪污行為的領域，而產生這些現象的主要原因是監督機制不健全，以及信息不夠透明。企業內部要強化以紀委和審計部門為主體的監督部門的職能作用，重點監督：設備購置計劃是否符合規定，采購是否履行了必要的招投標手續，設備購置后是否存在浪費和閑置現象。同時，企業要加強信息化系統建設，將采購的全過程在網上予以公布，以接受企業全體工作人員的監督，確保設備采購監管得以全面落實。

主要參考文獻

［１］ 莊福金，劉智軍． 加強儀器設備采購的監督和管理［Ｊ］． 實驗技術與管理，２００８（９）.

［２］ 葉佳，劉麒麟． 淺談設備采購管理中應注意的問題［Ｊ］． 企業管理，２００８（２）.