實物人事檔案管理的價值作用探析

摘要：結(jié)合目前實物人事檔案管理現(xiàn)狀，多角度分析了實物人事檔案的特點，探析了實物人事檔案管理的應(yīng)用價值，闡述了現(xiàn)代化信息管理時代實物人事檔案管理的重要性，并對其信息化動態(tài)管理的發(fā)展趨勢進(jìn)行了簡要探析。

關(guān)鍵詞：實物人事檔案；價值作用；檔案管理

作者簡介：呂澤萍（1981-），女，山西朔州人，山西省電力公司人事董事部，助理政工師。（山西 太原 030001）

中圖分類號：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2012）33-0014-02

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，實物人事檔案的重要性頗為凸顯，在各級政府、企事業(yè)單位的日常管理中，實物人事檔案服務(wù)對象和用途日益廣泛。既有新入職的大學(xué)生、研究生、博士生，也有在職的員工與領(lǐng)導(dǎo)干部，更有離退休的老干部，甚至還有已經(jīng)過世的老革命、老干部；既有同一單位的同事同仁，也有上下級單位的對口部門，實物人事檔案工作者在為廣大干部員工服務(wù)的過程中常常要面臨很多特殊情況。實物人事檔案工作越來越貼近個人學(xué)習(xí)、工作、生活的方方面面，實物人事檔案管理工作受到的重視程度也越來越高，其本身所具備的利用價值值得我們深入探討，以便進(jìn)一步提高實物人事檔案管理的水平，以適應(yīng)不斷變化的現(xiàn)代人力資源及人事管理的需要。

一、實物人事檔案的概念及其特點

“根據(jù)檔案載體類型，檔案可以劃分為紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案。非紙質(zhì)檔案又分為兩種，一種是傳統(tǒng)載體檔案，如甲骨、金石、竹簡等為書寫載體的檔案，另一種是新型載體檔案，如以照片、錄音、錄像、軟盤、光盤等感光、磁性材料為書寫載體的檔案，在日常工作中，人們把新型載體檔案歸為聲像檔案，把傳統(tǒng)載體檔案歸為實物檔案。”[1]在當(dāng)今信息化管理的時代，“實物人事檔案”是“實物檔案”的一個分支，同時也是一個有別于“電子檔案”、“數(shù)字化檔案”等聲像、電子信息檔案的相對性的概念。顧名思義，實物人事檔案是指具有人事檔案屬性（以紙質(zhì)為主）的材料通過收集整理而形成的人事檔案定本。

1.以“紙質(zhì)材料”為載體的特殊“實物”屬性

“傳統(tǒng)載體檔案特別是紙質(zhì)檔案的原始性，是由它的形成規(guī)律和自身特點決定的。”[2]實物人事檔案的主要特性之一就是其“實物屬性”——紙質(zhì)，它是人們在社會實踐活動的當(dāng)時自然形成的，貫穿一個人從出生到死亡的生命活動，并在其中直接形成的忠實的原始的第一記錄。實物人事檔案全面覆蓋了一個人從入學(xué)、就業(yè)、提職、退休乃至死亡等一系列社會活動，融原始性與記錄性于一體，必須借助“紙張”這一載體才能保存記錄；而電子人事檔案則主要借助于電腦、計算機(jī)存儲等電子設(shè)備、信息數(shù)據(jù)管理軟件（如ERP等人力資源管理數(shù)據(jù)庫、軟件）保存利用。

實物人事檔案主要是強調(diào)以“物質(zhì)實體（主要是紙質(zhì)材料）”為載體，具有形體直觀的特點，直接反映了本人的各發(fā)展階段和各方面工作取得的業(yè)績，具有較高的查考價值。電子檔案在其天然的查考便利的優(yōu)勢下，相比較原始的“實物人事檔案”具有一定的劣勢——可變性較大，由于信息技術(shù)的發(fā)達(dá)和道德風(fēng)險，其“真實性”不如“實物人事檔案，實物人事檔案一旦發(fā)生“涂改”、“替換”等風(fēng)險，通過司法鑒定、法律證據(jù)鏈條推理等手段完全可以排除風(fēng)險，還實物人事檔案本來原貌。

2.實物人事檔案材料具有獨特的形成規(guī)律

一是主要依靠人事檔案管理人員的主動收集與各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的積極送交兩個途徑，個別在職學(xué)歷學(xué)位材料、榮譽、專家資格等則有可能由本人轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)部門經(jīng)鑒定后收入其實物人事檔案。

二是大部分實物人事檔案材料都是由本人填寫形成的，如“履歷表”、“自傳”、“學(xué)年自我鑒定”、“入黨志愿”、“勞動合同”等材料。

三是“實物人事檔案”的形成具有獨一無二的“原始性”。“傳統(tǒng)載體檔案，特別是紙質(zhì)檔案，因為字跡或者是檔案內(nèi)容信息與紙張或者是記錄載體的不可分離性，檔案原始性的外在表現(xiàn)是檔案載體的唯一性，檔案是獨一無二的。”[3]實物人事檔案與檔案所有者本人的生命生涯息息相關(guān)。可以說，一個人的生老病死、身份變遷、職業(yè)生涯變化都要在其檔案中有所體現(xiàn)。

四是人事檔案具有特殊的歷史沿革，政策性比較強。主要服務(wù)于各級政府、企事業(yè)單位的人力資源、人事管理工作，具有不可替代性。雖然今后信息化管理的要求不斷提高，但是，實物人事檔案的本體和載體地位無可動搖，甚至有著超越電子信息檔案的重要地位，因為人事檔案基本屬于不可再生資源，即我們無法補制“原汁原味”的檔案材料，就像時光無法倒流一樣，一些重要的檔案材料一旦丟失則無法補齊，因此，在當(dāng)今信息化的時代，我們越發(fā)要做好實物人事檔案的保護(hù)與管理，確保電子信息檔案的數(shù)據(jù)來源真實、有效、可靠、可信。

二、實物人事檔案的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

1.新舊體制轉(zhuǎn)軌時期的管理現(xiàn)狀

目前，實物人事檔案管理體制基本處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，既沿襲舊制，又有突破的趨勢。

一是“身份管理”模式淡化。現(xiàn)人事檔案管理主要按照中組部制定的《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，雖然名稱上還帶有“干部”二字，國家沒有出臺針對實物人事檔案管理的新政策，但是，隨著管理的進(jìn)步與改革，從過去的“干部檔案”、“工人檔案”的“身份”之分，到目前的“員工”檔案，實物人事檔案基本上不存在區(qū)分“干部”身份，所有人員的實物人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，格式一致，有利于對檔案的統(tǒng)一管理，以往管理“脫節(jié)”的現(xiàn)象也得到了很大改善。

二是“格式改版”已成定局。隨著“關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知”[組通字（2012）28號本通知自2012年7月1日起實施]的正式發(fā)布，之前“呼聲很高”的困擾實物人事檔案工作多年的檔案材料大小、格式問題得以徹底解決：今后實物人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297×210mm），材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。這大大減輕了實物人事檔案工作者的工作負(fù)擔(dān)，避免了實物人事檔案管理中不必要的“裁剪”、“裱糊”麻煩，也節(jié)省了一大筆相關(guān)工具的配置費用，符合現(xiàn)代管理的本質(zhì)需要，更大程度上的保護(hù)了實物人事檔案材料的原始完整性。

三是審核管理重點轉(zhuǎn)向“內(nèi)”求。根據(jù)中組部《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（組廳字[2006]5號）要求，今后實物人事檔案審核的重點較以往側(cè)重于實物人事檔案外觀整齊規(guī)范不同，增加了對“干部人事任免材料”內(nèi)容的審核，并強調(diào)干部任免考察材料不得缺失的審核重要性。特別是對干部任免材料中的“三齡一歷”（出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷）等材料的重點審核以及干部工作學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷履歷填寫的規(guī)范要求都予以了強調(diào)，這充分顯示了實物人事檔案的內(nèi)在核心價值得到了充分的重視，也側(cè)面彰顯了我國人事管理的進(jìn)步和科學(xué)，為實物人事檔案管理注入了新的內(nèi)涵。

2.實物人事檔案與電子人事檔案匹配對應(yīng)同步動態(tài)管理成趨勢

隨著ERP（企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)）以及人力資源管控系統(tǒng)等現(xiàn)代管理手段在人事管理工作中的深入應(yīng)用，實物人事檔案管理需要與電子人事檔案信息系統(tǒng)不斷對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，人事信息的動態(tài)更新、及時性得到了前所未有的重視，這是基本的管理需要，但也是實物人事檔案管理突破瓶頸的所在。目前，不同程度地存在著員工人事電子信息同實物人事檔案不對應(yīng)，或者口徑不同，甚至缺失。主要原因在于：信息化管理的初期，實物人事檔案信息如何快速及時轉(zhuǎn)化為電子人事信息是困擾廣大實物人事檔案工作者及人力資源管理工作者的一大難題。但是，這是現(xiàn)代化管理不可避免的突破與變革，我們不能因循守舊，而要大膽革新，努力尋找出適合解決問題的捷徑與方法，早日實現(xiàn)實物人事檔案與電子人事檔案信息管理的暢通無阻、動態(tài)更新。

三、實物人事檔案獨特的價值作用

隨著實物人事檔案所涉及的個人上學(xué)、就業(yè)、調(diào)配、提職、離退休高職待遇、特殊工種待遇的密切度越來越高，實物人事檔案的附加法律價值也越來越凸顯，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是實物人事檔案存有個人學(xué)歷的官方認(rèn)證材料，方便根據(jù)個人的就業(yè)、人才引進(jìn)落戶、提職等需要，為本人提供組織可采信的證明，特別是學(xué)歷學(xué)位證書丟失無法補制的情況，可以通過組織人事部門申請查借閱人事檔案予以證明。

二是人事檔案存有個人家庭關(guān)系、社會關(guān)系的政策采信材料。即在干部履歷中，本人填寫的配偶、子女、主要家庭社會關(guān)系等，在涉及個人財產(chǎn)（遺產(chǎn)）分配、繼承等民事法律經(jīng)濟(jì)活動中具有較高的可采信力，隨著社會經(jīng)濟(jì)活動的不斷發(fā)展，民事財產(chǎn)領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系不斷復(fù)雜化，公證機(jī)構(gòu)、法院、仲裁等有關(guān)認(rèn)證機(jī)構(gòu)均需要從本人的人事檔案中調(diào)閱、取證。如證明本人的原配、證明財產(chǎn)繼承子女（特別是有過再婚、再育史）、已故人員財產(chǎn)分割等涉及法律、公證程序的民事經(jīng)濟(jì)活動中，均需從人事檔案中予以取證。鑒于人事檔案真實的、原始的、早期形成的特性，這些檔案材料看似平凡，甚至在本人填寫時也認(rèn)為不重要的信息，在涉及以上諸多特殊民事法律關(guān)系調(diào)整的活動中，反而成為最具有證據(jù)采信的關(guān)鍵材料，這也提醒每一位公民在填寫自己有關(guān)人事檔案材料的過程中，認(rèn)真對待，如實填寫，以免造成不必要的麻煩和經(jīng)濟(jì)糾紛。如填寫子女一欄時，要填寫自己子女真實的姓名、年齡等相關(guān)信息，不要漏填、誤填，以免在遺產(chǎn)分割時，無法證明。

三是實物人事檔案主要服務(wù)于本人退休，軍人、干部身份確認(rèn)，獨生子女生育證明及退休后工資待遇等有關(guān)信息的采證、查考、利用。

目前，勞動社會保障部門審批退休的主要依據(jù)就是其本人的實物人事檔案；特別是具有高級職稱待遇的，也要從實物人事檔案中存有的專業(yè)技術(shù)資格評審原件中予以取證；根據(jù)有關(guān)政策，如果曾經(jīng)從事過鍋爐、焊接等高危專業(yè)特殊工種的，也可以提高退休工資待遇，前提是在其實物人事檔案中存有相關(guān)檔案材料記載；個別單位在重要領(lǐng)導(dǎo)崗位考察任用時要查閱其實物人事檔案中關(guān)于計劃生育證明材料。實物人事檔案的重要性越來越受到人們的重視，同時人事檔案管理工作的服務(wù)性功能也日漸突出，使來查借閱檔案的每一個人都心情舒暢，讓他們切實感受到高質(zhì)量的實物人事檔案服務(wù)的熱誠和高品質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，也成為實物人事檔案工作者不斷提升管理水平，突破瓶頸的重要動力來源。

四、加強實物人事檔案管理的措施和建議

1.加大對實物人事檔案保護(hù)管理重要性認(rèn)識的宣傳培訓(xùn)力度

雖然現(xiàn)代化人事信息管理手段帶來了便捷與進(jìn)步，但是，依然不能忽視實物人事檔案的重要性。正如前文所述，實物人事檔案具有特殊的不可替代性和廣泛的使用用途及價值，我們一定要廣泛宣傳實物人事檔案和員工自身切身利益的關(guān)系，營造出人人愛護(hù)、積極主動、和諧培和、暢通無阻的實物人事檔案管理氛圍，通過會議、網(wǎng)絡(luò)、論壇、報紙刊物，結(jié)合有關(guān)現(xiàn)實案例，舉辦培訓(xùn)和答疑，使員工從自身角度重視其檔案材料的填寫、保存、轉(zhuǎn)遞，從源頭上形成正確、科學(xué)的實物人事檔案材料。

2.加大對高素質(zhì)實物人事檔案管理人員的培養(yǎng)和配備

高素質(zhì)實物人事檔案管理人員的配備是提升實物人事基地綜合管理、信息化管理的必然要求，沒有高素質(zhì)工作者的有力執(zhí)行，實物人事檔案的安全性、真實性將無法保證，這也是信息化、集約化、精益化管理的現(xiàn)實需要。反之，能夠把實物人事檔案管理工作做好的同志，也一定是綜合素質(zhì)高，可信可靠，具有強烈的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神的好同志。不管做什么工作都能做好，因此，從某種程度上說，實物人事管理崗位也是為企業(yè)單位培養(yǎng)優(yōu)秀人才的基地，更應(yīng)當(dāng)受到重視和支持。目前，從事實物人事檔案管理崗位的同志都比較年輕，正是培養(yǎng)和鍛煉的好時機(jī)，我們一定要跟上改革的浪潮，為實物人事檔案管理事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.進(jìn)一步優(yōu)化實物人事檔案的管理條件和環(huán)境

工欲善其事，必先利其器。按照實物人事檔案格式改版的要求，過去使用的舊的檔案管理設(shè)備和裝備也面臨著老化更新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。我們要抓住這一改版的時機(jī)，對原有的實物人事檔案管理設(shè)備情況進(jìn)行摸底，查找缺陷，做好設(shè)備更新的準(zhǔn)備工作，為實物人事檔案的保存、管理創(chuàng)造良好的條件和環(huán)境，從而更好的為人事管理提供可靠、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.協(xié)調(diào)好ERP等電子管理信息系統(tǒng)與實物人事檔案的動態(tài)生成關(guān)系

鑒于目前處于改革的過渡期，ERP等現(xiàn)代信息化管理系統(tǒng)與實物人事檔案兩者之間暫時的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移瓶頸問題可能需要增加大量的人工成本，企業(yè)單位可以抽調(diào)人員成立臨時性的專業(yè)工作小組專門負(fù)責(zé)信息錄入及轉(zhuǎn)換工作，待基礎(chǔ)數(shù)據(jù)底盤基本進(jìn)入信息系統(tǒng)后，利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)終端集成采集信息技術(shù)，修訂各業(yè)務(wù)生成部門的職責(zé)范圍，將任務(wù)分解到各責(zé)任部門，對應(yīng)到相關(guān)崗位，納入日常管理范圍，這樣權(quán)責(zé)明晰，保障了信息錄入的可靠性和錄入速度，避免了信息動態(tài)更新速度慢的問題，也實現(xiàn)了電子信息檔案系統(tǒng)與實物人事檔案的同步生成，動態(tài)更新。

總之，實物人事檔案的管理模式已經(jīng)發(fā)生了巨大的變革，管理信息化的進(jìn)程也在不斷提速，伴隨著公司精益化、集約化、標(biāo)準(zhǔn)化的改革進(jìn)程，筆者相信，實物人事檔案管理事業(yè)將進(jìn)一步發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用，為企業(yè)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，為人力資源、人事管理打好堅實的基礎(chǔ)。這就更需要人事檔案工作者本著用心服務(wù)大眾，利人利他的理念，以及時刻保持高度的責(zé)任心來做好有關(guān)工作，把為他人服務(wù)好作為自己的追求，把服務(wù)對象的事情當(dāng)做自身的事情來辦，做廣大干部員工的“貼心人”。

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（責(zé)任編輯：孫晴）