電力物資采購合同管理流程探討

摘要：加強電力物資采購合同管理不僅是市場經(jīng)濟和電力體制改革形勢的需要，也是電力企業(yè)提高自身風險管理水平的要求。主要概述了電力物資采購合同的簽約、變更、履約和資金結(jié)算四個階段的業(yè)務流程，通過采用流程控制方法不斷完善電力物資采購合同管理，實現(xiàn)物資合同管理的科學化、規(guī)范化、標準化，有效防范各類風險。

關(guān)鍵詞：電力物資采購合同；管理；流程控制

作者簡介：董付梅（1976-），女，山東臨邑人，山東省臨邑縣供電公司，助理工程師。（山東 德州 251500）

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2012）33-0118-02

一、電力物資采購合同管理的意義

實施電力物資采購合同的有效管理能更好地防范電力物資采購風險，能提高物資管理部門的整體管理水平，能加強物資采購合同履行過程的控制，提高合同履約水平，能優(yōu)化合同管理流程，提高合同管理效率。電力物資采購合同管理堅持依法從嚴管理，嚴格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結(jié)算”的合同管理模式，建立上下聯(lián)動、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的物資現(xiàn)場服務和履約協(xié)調(diào)機制，通過對物資采購合同的簽約、履約全流程管控實現(xiàn)物資管理的科學化、規(guī)范化、標準化、法制化，從而提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，提升了企業(yè)的社會形象。

二、電力物資采購合同管理的方法

臨邑縣供電公司電力物資采購合同管理以電子商務平臺和ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，全過程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結(jié)算業(yè)務，并采用流程控制方法進行管理。流程控制方法通過流程繪制管理工作的過程，全面描述如何從一個節(jié)點流向另一個節(jié)點，包括節(jié)點具體工作方法、工作工具等的描述以及關(guān)鍵節(jié)點、創(chuàng)新節(jié)點說明。采用流程控制方法，加強物資采購合同全過程管控，以達到標準化、科學化、規(guī)范化的要求。

三、物資采購合同標準化管理流程控制

1.流程控制

（1）電力物資采購合同簽約管理流程控制。

1）市公司下發(fā)中標結(jié)果并確定是否需要簽訂技術(shù)協(xié)議。一般來說，對于新應用設備材料、技術(shù)復雜或項目實施的關(guān)鍵設備材料，可根據(jù)需要組織項目管理部門、物資需求部門、設計單位等相關(guān)部門進行技術(shù)協(xié)議的簽訂。

2）如果需要則組織簽訂技術(shù)協(xié)議，由市公司負責組織，縣公司授權(quán)項目主管部門負責人與供應商代表簽訂技術(shù)協(xié)議。

3）縣公司物流服務中心采購員在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。

4）縣公司物流服務中心主任在ERP系統(tǒng)中審批采購訂單。

5）判斷采購訂單是否審批通過。

6）采購訂單審批通過，縣公司物流服務中心主任（公司委托授權(quán)人）與供應商代表簽訂物資采購合同。

7）縣公司物流服務中心履約員上報合同簽訂資料。

8）省市公司合同專工匯總合同簽訂資料，提出考評意見并下達。

9）縣公司物流服務中心履約員將合同相關(guān)資料歸檔。

（2）電力物資采購合同變更管理流程控制。

1）縣公司項目主管部門根據(jù)設計變更通知單提出合同變更申請。根據(jù)項目實際要求，需對采購結(jié)果進一步補充說明或明確物資合同雙方權(quán)利義務的事項，且不造成對采購結(jié)果實質(zhì)性內(nèi)容進行的更改。

2）縣公司物流服務中心主任審核提報的合同變更申請。審核的依據(jù)是物資規(guī)格參數(shù)不變、單價不變，合同簽訂數(shù)量予以增加或減少，增減幅度是否超過招標文件或采購文件約定的15%執(zhí)行，是否超過50萬元。若合同簽訂數(shù)量增減幅度超過招標文件或采購文件約定的15%且超過50萬元，則需重新納入物資計劃采購管理。

3）判斷合同變更申請審核是否通過。

4）縣公司物流服務中心主任審核通過后報縣公司分管領(lǐng)導審批。

5）判斷合同變更申請審核是否通過。

6）縣公司分管領(lǐng)導審批通過后報省市公司物資部專工審批。

7）判斷合同變更申請審批是否能過。

8）省市公司物資部合同專工審批通過后，縣公司物流服務中心履約員根據(jù)審批結(jié)果確定合同變更方案并通知供應商。

9）縣公司物流服務中心采購員根據(jù)合同變更方案在ERP系統(tǒng)內(nèi)更改采購訂單或增加采購訂單。

10）縣公司物流服務中心主任在ERP系統(tǒng)內(nèi)審批變更合同或補充合同。

11）判斷變更合同或補充合同審批是否通過。

12）縣公司物流服務中心主任審批合同通過后，縣公司物流服務中心履約員上報合同變更情況。

13）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

14）縣公司物流服務中心履約員將合同變更相關(guān)資料歸檔。

（3）電力物資采購合同履約管理流程控制。

1）縣公司物流服務中心履約員在ERP系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)采購合同到貨日期制訂物資催交計劃。重要設備材料要及時掌握供應商的生產(chǎn)準備和排產(chǎn)計劃，按照關(guān)鍵生產(chǎn)節(jié)點，核實生產(chǎn)進度，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題。

2）供應商根據(jù)采購合同的到貨日期制訂生產(chǎn)計劃。

3）縣公司物流服務中心履約員對重點物資生產(chǎn)節(jié)點履約跟蹤。

4）縣公司物流服務中心建立交貨配送制度。根據(jù)合同交貨期和施工進度，履約員及時與物資需求部門確定物資到貨需求，與供應商落實配送安排，編制配送計劃。采用配送單的方式通知供應商發(fā)貨和現(xiàn)場服務人員做好接貨準備。

5）供應商按確定的時間和方式交貨。

6）縣公司物流服務中心履約員組織物資需求部門與供應商現(xiàn)場辦理交接手續(xù)，并組織項目單位與供應商代表進行物資驗收工作。

7）確定物資驗收是否合格，相關(guān)驗收人員在驗收單上簽字確認。

8）物資需求部門與供應商辦理現(xiàn)場交接手續(xù)。

9）物流服務中心協(xié)調(diào)供應商按照合同規(guī)定和現(xiàn)場管理的要求安全、優(yōu)質(zhì)地完成技術(shù)服務、消缺補件、設備安裝調(diào)試等工作。

10）縣公司物流服務中心履約員上報合同履約信息。

11）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

12）縣公司物流服務中心履約員將合同履約資料歸檔。

（4）電力物資采購合同資金結(jié)算管理流程控制。

1）縣公司物流服務中心履約員根據(jù)采購合同提交預付款申請，附物資采購合同、預付款保函和相應的收款收據(jù)。

2）縣公司物流服務中心履約員提交到貨驗收款申請，附增值稅發(fā)票、項目主管部門簽字確認后的到貨驗收單和相應的收款收據(jù)。

3）縣公司物流服務中心履約員提交投運款申請，附運維單位簽字確認后的物資投運單和相應的收款收據(jù)。

4）采購物資質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題的，縣公司物流服務中心履約員提交質(zhì)保金申請，附項目單位簽字確認后的質(zhì)保單和相應的收款收據(jù)。

5）縣公司物流服務中心核算員匯總履約員提交的預付款申請、到貨款申請、投運款申請、質(zhì)保金申請，在財務管控系統(tǒng)中編制物流服務中心月度現(xiàn)金流量預算（物資采購支出預算）。

6）縣公司物流服務中心主任在財務管控系統(tǒng)中對物資采購支出預算進行審核。

7）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

8）物流服務中心主任審核通過后，縣公司分管領(lǐng)導對物資采購支出預算進行審核。

9）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

10）縣公司分管審核通過后，縣公司財務部專工對物資采購支出預算進行審核、匯總。

11）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

12）各級審核通過后，財務人員實施預付款處理或應付賬款處理。

2.關(guān)鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點說明

（1）電力物資采購合同簽約管理關(guān)鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點。其中第3）點既是關(guān)鍵節(jié)點又是創(chuàng)新節(jié)點。采購員在ERP系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購訂單，保存時系統(tǒng)會自動檢查是否超預算。如果超預算，系統(tǒng)會提示并不予通過，此時由采購員聯(lián)系采購申請的創(chuàng)建人進入項目變更管理流程調(diào)整預算，之后重新維護采購訂單。如果不超預算，采購訂單保存成功。

在ERP系統(tǒng)中采購訂單維護成功后，采購合同、配送單、到貨驗收單、投運單、質(zhì)保單在系統(tǒng)中以統(tǒng)一的文本格式自動生成，這5種單據(jù)可以根據(jù)業(yè)務進展情況在不同時期打印。為簡化業(yè)務流程、提高工作效率，采購員在成功創(chuàng)建采購訂單后將5種單據(jù)一次性全部打印，根據(jù)具體情況分發(fā)給買賣雙方或存檔，尤其是驗收單、投運單、質(zhì)保單，一次性打印全部由供應商留存，便于在不同時期提交進行資金結(jié)算，減少了供應商多次到物流服務中心打印單據(jù)的麻煩，為客戶提供了便利。

第6）點既是關(guān)鍵節(jié)點又是創(chuàng)新節(jié)點。物資合同簽訂后，履約員要核實是否需要預付款。如果需要預付款，進入采購付款管理流程。如果不需要，則根據(jù)實際情況進入物資收貨流程。

在ERP系統(tǒng)中采購訂單維護成功后，市公司組織供應商與各縣公司集中簽約，嚴格使用國家電網(wǎng)公司物資采購統(tǒng)一合同文本，確保在中標結(jié)果發(fā)布后15日內(nèi)及時完成合同簽訂。嚴格中標結(jié)果執(zhí)行，合同簽訂不得更改中標結(jié)果或違背招標、投標文件實質(zhì)性條款，逐步取消技術(shù)協(xié)議簽訂，進一步加快合同簽訂速度，大大提高了簽約效率，降低了簽約成本，方便了客戶。

（2）電力物資采購合同變更管理關(guān)鍵節(jié)點。第9）點，集團公司物資部合同專工審核合同變更申請，若增幅度超過15%或超過50萬，則需轉(zhuǎn)入物資需求計劃管理流程，新增物資需求計劃；若增幅度不超過15%且不超過50萬，允許合同變更。

（3）電力物資采購合同履約管理關(guān)鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點。其中第3）點是關(guān)鍵節(jié)點。建立履約管理常態(tài)機制，實時監(jiān)控供應商實際生產(chǎn)狀況、項目進度對物資供應的需求，確保供應商按期供貨、項目單位按期收貨。

第5）點是關(guān)鍵節(jié)點。供應商是否按照采購合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環(huán)節(jié)，是物資計劃執(zhí)行準確率的重要因素。

第6）點是關(guān)鍵節(jié)點。物資的驗收是對物資的數(shù)量、外觀、內(nèi)在質(zhì)量以及有關(guān)技術(shù)資料、憑證和物資標志等進行檢查，以驗證物資是否符合合同規(guī)定；物資的驗收工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到整個電網(wǎng)建設和生產(chǎn)的質(zhì)量。物資到貨驗收合格后必須在合同交貨期滿10日內(nèi)辦理ERP入庫手續(xù)，確保計劃執(zhí)行準確率達到95%以上。

第12）點是創(chuàng)新節(jié)點。在合同履約過程中建立“一單（訂單）一評價”的履約評價機制，及時采集供應商交貨、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務等信息，對供應商合同履約情況實行卡片式管理，并將結(jié)果及時上報。嚴格供應商違約處置，嚴格按照合同約定對供應商違約行為進行當期處理。建立誠信評價機制，對合同簽訂履約情況開展誠信評價，加大對失信行為的懲戒力度，營造誠實守信的良好氛圍。

（4）電力物資采購合同資金結(jié)算管理關(guān)鍵節(jié)點。第1）點物資合同簽訂后，供應商提交預付款申請需出具預付款保函、收款收據(jù)和物資合同；若供應商放棄預付款，預付款可與到貨驗收款、投運款一起支付。

縣公司物流服務中心核算員匯總供應商提交的付款申請，在財務管控系統(tǒng)中編制月度現(xiàn)金流量預算。預算編制及資金支付應按照合同相關(guān)條款及公司財務相關(guān)規(guī)定，在付款相應憑據(jù)匯集完成后進行。

四、小結(jié)

電力物資采購合同管理主要指嚴格執(zhí)行中標結(jié)果，及時完成合同簽訂工作；嚴格按照合同約定執(zhí)行，尤其是加強物資產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督、物資到貨期、資金結(jié)算支付管理。只有不斷完善管理流程和管理制度，把管理具體到每一個部門，細化到每一個人，落實到每一個環(huán)節(jié)，才能確保物資合同管理真正到位，履行才能真正落實。

（責任編輯：王祝萍）