淺談如何做好水利工程檔案的管理

摘要：水利工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數據等文件材料，這些文件材料是水利工程建設過程的真實反映和原始記錄。做好這些文件材料的全面、完整、齊全收集并進行科學、規范、系統的歸檔，對水利工程建設過程的管理和水利工程竣工投產后的生產、維護、管理，具有十分重要的意義。筆者通過多年水利工程檔案管理工作實踐，就如何做好水利工程檔案管理提出自己的幾點看法，以促進水利工程檔案管理質量水平的提高。

關鍵詞：水利工程檔案管理

水利工程在建設過程中，會形成各種各樣的文檔材料，有建設前期形成的文件材料如工程的可行性研究任務書、基礎設計文件、規劃設計文件及有關管理性文件包括審查、招投標、合同等，有施工過程中形成的文件材料如施工過程來往文件、表格、鑒定書、竣工圖等，有開展監理形成的材料如監理來往文書、檢驗表格、報告、聲像等，有購置工程設備形成的材料如說明書、證書、鑒定書等，有開展工程竣工驗收形成的文件材料如驗收報告、總結、評審文件等。這些文檔材料是水利工程各個建設階段的全面反映和真實記錄，不但對水利工程質量的評定驗收、水利工程建設具體過程的管理和維護，具有重要的利用和參考價值，而且對日后工程投入使用具有重要的查考、借鑒、指導作用。規范、科學、系統地做好水利工程檔案管理工作，對工程建設過程中形成的具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等形式的材料進行科學、規范的整理、歸檔，并實現水利工程檔案管理規范化、標準化、科學化，可為水利工程的建設和管理提供真實豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個不可或缺的重要環節。

1 必須充分認識水利工程檔案的重要性，增強做好水利工程檔案工作的自覺性

水利工程檔案來源于水利工程建設的全過程，不僅在建設過程中如工程建設來往聯系、原材料鑒定、工程質量評定、質量問題分析、工程糾紛、工程竣工驗收等具有重要作用，而且在工程建設完成后的試運行、日常運行、管理工作中，也是不可或缺的真實依據和基礎條件。安全責任重于泰山。做好水利工程檔案工作，既是貫徹和落實工程質量終身負責制必然要求，又是維護工程質量與安全的重要措施。借助檔案的原始憑證作用，人們可以查尋、了解、掌握過去的資料與情況，從而明確責任歸屬，防止工程質量問題的發生。如果忽視水利檔案管理，造成檔案資料的缺失或不準確，將直接影響檔案參考利用和原始憑證作用的發揮。因此，在建設第一個水利工程項目時，不管是建設單位，還是施工、設計、監理等任何一個單位，都必須充分認識做好水利工程檔案管理工作的重要性，高度重視工程設計、報批立項、建設與竣工各個階段的原始資料的記錄、保存與管理工作，增強做好水利工程檔案工作的自覺性。正如胡錦濤主席所指出的，“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業”。所以，做好水利工程檔案工作，是一項基礎性工作，更是一項維護歷史的神圣使命和責任。

2 建立檔案管理組織機構，統一監督管理，形成工作合力

強化水利工程文件材料收集與歸檔的完整性、準確性、系統性，是做好水利工程檔案工作的重要保障。加強組織是做好水利工程檔案的基礎手段，才能實現水利工程檔案為工程以后的生產運行、業務管理、技術升級、結構改造提供重要的基礎信息保障，實現整個水利工程的安全、穩定運行。因此，要對水利工程檔案工作實行集中統一監督與管理，建立工程項目檔案工作領導負責制與相關或具體責任人的責任制，并按照集中統—領導、統一工作制度、分級分項管理的原則，成立水利工程檔案工作領導小組，負責統一協調、指揮、組織、監督檔案管理工作；按照所確定的責任制度，明確相關單位或部門負責人的檔案工作職責；建立符合標準要求的檔案室，設立專職檔案員，并明確要求各建設單位指定一名或數名專業技術人員擔任兼職檔案員，形成水利工程檔案管理工作領導組織網絡；在建立健全領導組織機構、明確工作職責的基礎上，還要對檔案員的檔案管理職責進行細化如各建設單位負責各自的工程材料文件的收集與歸檔工作，檔案室與各建設單位密切聯系、互相配合等，共同形成做好水利工程檔案工作的合力，使各水利工程檔案形成的相關單位納入統一控制范圍，確保檔案工作與工程建設同步。

3 建立“四納入”和“三參加”制度，從源頭強化檔案收集，確保水利工程檔案的完整性

檔案收集工作是做好檔案管理工作的基礎，沒有檔案收集工作，就沒有檔案管理的科學化、規范化，更沒有日后檔案的提供利用。水利工程各參建單位應建立檔案工作的“四納入”和“三參加”制度，強化源頭收集，確保水利工程檔案不丟失或損失。

3.1 “四納入”即將水利工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關領導和工程技術人員崗位職責；納入經濟責任制。

3.2 “三參加”即建設項目檔案人員要參加設備開箱；參加各單項驗收和項目總驗收；參加項目技改鑒定。

4 建立“四同步”和“三約束”機制，避免檔案工作在工程建設中被弱化，確保檔案工作落到實處

在水利工程項目建設中，檔案工作由于其不具有即時效益性的特點，在工程建設的各項工作中往往處于邊緣地位，而且水利工程往往有工期緊、任務重等特點，致使檔案工作容易被忽視，無法落到實處。解決這個問題，必須堅持“四同步”和貫徹“三約束”，確保了水利工程檔案工作與工程建設同步完成。

4.1 “四同步”即在布置、檢查、總結、驗收水利工程各項工作的同時做好對檔案工作布置、檢查、總結、驗收工作，以確保檔案信息的齊全、完整、準確。

4.2 明確經濟責任上的約束。把水利工程文件材料的收集與歸檔情況，作為對檔案管理機構、專兼職檔案員及相關負責人工作績效的重要考核內容。水利工程文件材料收集不齊全或歸檔不及時、不規范及檔案整理未開展的，與各建設單位的合同資金或獎金掛鉤，進行必要的扣罰。

4.3 明確檔案專項驗收環節上的約束。一是必須明確各工程建設單位必須要按照國家檔案局有關重點建設項目驗收的組織原則，認真做好檔案歸檔工作。二是必須明確檔案專項驗收與工程竣工驗收的關聯性。必須將檔案專項驗收工作，作為開展工程竣工驗收的必要條件，未經過檔案專項驗收的，不能開展工程竣工驗收。三是各建設單位必須按檔案驗收要求，查漏補缺，對問題進行及時糾正，并在工程竣工驗收前先提交符合標準規范的工程檔案資料，工程檔案資料不齊全的或工程檔案未提交的不進行工程竣工驗收。

4.4 明確在工程合同上的約束。把完成一整套完整齊全并符合整理規范標準的檔案作為各建設單位完成工程建設并辦理支付工程款項、支付工程質量保證金的一個重要條件。業主單位或自行或委托相關檔案行政管理部門對各建設單位完成的水利工程檔案的基本情況進行審核與驗收，齊全完整并符合規范要求的給予相關證明文書并簽字確認。相關證明文書簽字確認完成后，業主即可給予各建設單位圓滿履行合同的付款。經檔案專項驗收不合格的，不出具相關證明文書，不簽字確認，不給予付款、決算。

5 強化檔案管理人員的專業能力培訓，為做好水利工程檔案管理工作提供保障

水利工程檔案涉及工程建設的各個領域，包含土建施工、原材料及設備檢驗檢測、監理業務、水利專業設計及勘驗等，客觀上不僅對檔案工作人員的專業能力水平提出了更嚴格的要求，而且對其綜合能力素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，其專業理論知識和技術技能通常要比一般單位的檔案人員更扎實、更全面，才能勝任水利工程檔案管理的要求。其不僅要懂文書檔案的基礎知識，還要懂科技檔案管理專業知識，還要懂與水利工程建設有關的一些專業類別檔案，并能對不同類別的檔案進行獨立分類整理。因此，為全面做好水利工程檔案管理工作，就必須定期或不定期地舉辦針對水利工程檔案管理從業人員或其它檔案人員的培訓班，對各專職或兼職檔案管理人員講解水利工程檔案的基本知識及業務技能，提高檔案管理人員的自身專業能力。舉辦培訓活動一般應在水利工程開工前，通過舉辦培訓讓檔案管理人員提前對水利工程檔案內容進行基本的了解，有利于其在檔案管理工作中更好地發揮主觀能動性，積極積累相關文件資料并進行及時、準確、系統地歸檔。同時，還須經常邀請有經驗的檔案專業人員或檔案行政管理部門的業務人員進行現場指導，推動檔案管理工作和工程建設進程同步，為今后水利工程的建檔工作奠定扎實基礎，切實保障水利工程檔案管理的標準化、規范化。此外，還應進一步強化和提升檔案管理人員的職業道德，關心和教育工作在一線的檔案人員，倡導勤勉盡責、愛崗敬業的行業之風，維護水利工程檔案管理工作的安全性與穩定性。

參考文獻：

[1]李永強.水利工程檔案管理手冊[R].北京:中國水利水電出版社，2001.