計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題

摘要：隨著信息數字化急速成熟，計劃生育檔案管理創新也理應向數字化發展。計劃生育檔案管理現代化與數字化是密不可分的，針對計劃生育檔案信息時代的發展要求，本文指出計劃生育檔案管理中存在的缺陷，并對計劃生育檔案管理現代化做出初步構想。

關鍵詞：計劃生育檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。計劃生育檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1 計劃生育檔案管理數字化勢在必行

1.1 檔案信息時代發展的要求 首先，計劃生育檔案管理數字化、網絡化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網絡化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環境，使計生工作的開展進入了良性循環之中。其次，檔案數字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數字管理化可以將檔案及時歸檔，為使用者提供便利。

1.2 計劃生育檔案信息數字化是計算機大量應用于計劃生育管理的必然結果 計劃生育工作需要查閱和建立工作地區范圍內所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。

2 計劃生育檔案數字化、網絡化存在的問題

2.1 數字化、輔助管理方面存在的問題 現階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內容。發生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉化成數字化的檔案信息。

2.2 計劃生育檔案網絡化建設中存在的問題

2.2.1 缺乏統一的管理機構 大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統一機構的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經過相關的檔案知識培訓，檔案收集意識比較淡薄，對檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對日常檔案材料業務的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。

2.2.2 標準化水平低 計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。大多數的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節，容易導致工作失誤，并存在一些檔案的數量、材料等方面的問題責任不明、界限不清的嚴重問題。

2.2.3 數據庫建設滯后 數據庫建設的滯后也是阻礙計劃生育檔案網絡化建設的因素之一。雖然經過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規模大小不等的檔案數據庫，但沒有開發單獨的計算機或相關的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。

2.2.4 經費保障率低 目前，經費問題仍是影響計劃生育進行檔案網絡化發展的最大屏障。有些相關單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經費比較少，人事檔案管理硬件設施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設施，用來建立起點較高的檔案館網絡。

3 計劃生育檔案管理現代化的初步構想

3.1 加快數據準備，推進檔案現代化管理進程 計生檔案工作的管理需要一套科學化、規范化的工作程序和工作方法，可以通過網絡的手段把分散的計算機用系統連接起來，并通過把這些單一的計算機根據功能的不同進行分類，劃分成不同的系統處理方式，進而實現整體應用。

3.2 著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之 對于“多”：計生檔案工作在進行計算機管理的過程中，先根據檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況的不同，對所有檔案進行統一整理，并優先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。

對于“快”：計生檔案在著錄的過程中，應將案卷換分不同的層次進行著錄，能在顯示檔案的主題內容和特征的同時，也可以減少著錄條目和錄入條目。既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

對于案卷基礎較好全引目錄的檔案：在著錄時，可以在全引目錄上面直接分類標引，對于特殊形式的檔案，可借助于計算機程序將檔案的人名、地址、時間等直接錄入，然后統一給出分類號。使錄入過程充分利用的原有的檔案目錄，從而減少著錄環節，進而提高著錄速度。

3.3 工作人員知識素質和業務素質要全面 掌握檔案專業知識。計劃生育檔案工作人員只有學習并掌握檔案相關專業知識，才能保證工作質量，提高工作效率，對計生檔案工作進行科學管理。

掌握相關計算機知識。計劃生育檔案工作人員要熟練掌握計算機進行數據的錄入、數據庫的管理、網絡的管理等方面的計算機技能。

培養精益求精、求真務實的工作作風。計劃生育檔案工作是一項長期而且細致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環節都離不開仔細、認真的工作態度，任何一個細節的失誤均可能給后面的工作帶來麻煩。

培養創新意識。計劃生育檔案工作人員要善于在工作中發現問題，并解決問題；敢于轉換思維方式，克服保守思想；有創新的意識與觀念，結合工作實際，為計生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點，利用現代化技術開發利用檔案資源，促進計劃生育檔案工作的發展。

參考文獻：

[1]張照余.檔案信息網絡化建設[M].中國檔案出版社.2001： 94-99.

[2]李麗娟.談新形勢下檔案工作者的基本素質.一重技術.2005.1.

93-94.

[3]劉紅遠.如何在創新中完善企業檔案管理工作[J].價值工程 2011-04-18.