做好新時期社會福利事業干部職工檔案管理工作的思考

摘要：新時期檔案管理現代化要求我們要積極探索干部職工檔案管理的新理論，實行標準化管理，并在干部職工檔案材料收集中推進網絡化、規范化、組織化和制度化建設，使干部職工檔案管理工作邁上一個更高的臺階。

關鍵詞：干部職工檔案 標準化管理 管理科學化

干部職工制度管理的深化改革，要求干部職工檔案工作也要邁上一個新的臺階。為了更好地為干部職工制度管理改革和經濟社會發展服務，作為檔案管理者，我們要更加科學、合理地對干部職工檔案進行編排和管理，精煉檔案材料、充實檔案內容，切實提高干部職工檔案工作的水平。

1 增強檔案意識，積極探索干部職工檔案理論

檔案學中的宏觀理論方面的研究取得了不少成果，干部職工檔案實際上是檔案學的一個分支，但是由于多方原因，這一分支上的理論研究還不是很充分。目前，人們也開始重視起這方面的研究來，經過幾年的發展，相關研究已經成為檔案學理論研究的一項重要課題，并取得了一些研究成果。理論與實踐是辯證統一的關系，理論來源于實踐，同時又服務于實踐。在實際工作中，缺乏理論的指導，我們就無從把握干部職工檔案管理的規律和特點。干部職工檔案管理是檔案學的一個重要分支這一概念我們一定要在理論上加以明確。作為國家檔案的組成部分，一方面它是檔案工作的范疇，另一方面它又屬于干部職工工作的范疇，干部職工檔案具有雙重性。在理清楚這些理論關系之后，在工作中我們就有了努力的方向。

延安市兒童福利院成立于1998年，屬事業單位，員工身份有兩部分組成，即干部、職工。主要負責收養延安市13個縣（區）的孤殘兒童，單位下設五個科室：即辦公室、保育科、家庭寄養科、醫教科、總務科。由于我院的工作性質不同，再加上服務對象的不同，因此對職工干部整體素質的要求也不同。鑒于此，必須做好干部職工檔案的管理工作。為了適應干部職工檔案工作的需要，干部職工檔案工作的相關理論也要隨著改革的逐步深入而不斷的深入和發展。現在從以下幾個方面加以探討。

2 實行標準化管理，推進干部職工檔案管理工作

隨著科學技術的進步和發展，我院引進了一批現代化辦公設備，這些現代化手段的應用，改變了過去手工操作的局面，提高了工作效率和管理水平。現代化設備的引進，現代化工作方法的介入，是新形勢下干部職工檔案要進行現代化管理的必然舉措，在干部職工檔案管理的現代化進程中，干部職工檔案標準化規則的應用尤其重要。

干部職工檔案工作標準化首先要明確工作對象，干部職工檔案工作標準化的對象就是檔案科學技術和管理中重復性的事物和概念，它的工作過程就是分析總結這些重復性的事物，并分門別類，分別制定相關的標準。

第一，標準化是實現干部檔案工作現代化的前提。如今的市場要求各部門既要有明確的分工，又要有緊密的合作，分工與合作是干部職工檔案工作中所必需的，各個工作環節之間同樣如此。分工是為了提高工作效率，但是各部門各個工作環節如果沒有密切的合作，檔案管理工作就無法形成一個有機的整體。如何讓分工與合作更好地連接在一起？標準化起著十分重要的作用。標準化就是通過制定和貫徹各種標準，結合為更好的服務于兒童的理念，將各個部門、各個工作環節緊密地聯系在一起，保證各個環節都有條不紊地協調運作。沒有標準，各個部門必然會各行其是，各個工作環節之間不配套，不銜接，在這種混亂的局面中，檔案管理工作的效率肯定要大打折扣。因此，干部職工檔案管理現代化，必須以標準化為前提。

第二，標準化是實現干部職工檔案工作科學管理的重要基礎。各種科學管理制度的形成，都是以標準化為基礎的。制度的確定和運行，必然離不開標準的制定，沒有標準，就不可能形成一套科學的制度，科學管理是一種管理制度，沒有標準的制度是沒有根基的，是隨心所欲的，就必然是不科學、不牢固的。所以，在實際工作中一定要建立一套切實可行的，符合本行業工作特點的管理制度和標準。標準規范著我們的工作，同時在實際工作中也受到實踐的檢驗而不斷修正自己，標準的不斷改進帶來制度的不斷完善。

第三，標準化是節約人力、物力的有效措施，它能提高干部檔案工作質量和效率。提高工作質量和效率是實行標準化的最終目的。標準生成后，我們可以取得最佳的效益和良好的工作秩序，統一工作中需要協調和一些重復性的業務。

3 推進檔案現代化管理，實現干部職工檔案收集工作的“四化”建設

工作實踐證明，檔案的收集工作要向更科學、更高層次發展就必須做到“網絡化、規范化、組織化、制度化”。

3.1 網絡化。網絡化就是經常廣泛地與我院有業務往來的單位建立聯系網絡，疏通工作渠道，掌握信息，把形成檔案材料的各有關單位和收集部門這兩者緊密地聯系起來。收集工作的網絡化是搞好收集工作的保證，檔案工作如果缺少和形成檔案材料單位的經常聯系，也就失去了材料的來源，信息的反饋和渠道的暢通。

3.2 規范化。規范化就是掌握好材料形成規律，加強對各單位材料形成的指導，使材料達到組織上的要求的規范程度。對收集上來的每份檔案材料，要逐件、逐頁進行嚴格審查，不合格的當時退回，整理合格后再及時歸入檔案，從而保證材料歸檔質量，為查閱提供了可靠、準確的依據，同時避免了材料形成中走彎路。

3.3 組織化。組織化就是對檔案員隊伍加強訓練，強化組織領導，提高業務素質，建立一支由各級黨委組織部門工作人員和行政人事部門工作人員組成的兼職檔案員隊伍，讓他們在各自的崗位中發揮應有的作用。加強對兼職檔案人員的組織管理，使他們在工作中及時的反饋相關信息，同時按照檔案部門的相關要求，收集、整理相關材料。在任務緊急的情況下，可組織他們協助檔案部門搞好一定時期內的突擊工作。

3.4 制度化。制度化就是根據工作要求，建立起必要的規章和各種管理制度，使收集工作制度化。如，“定期清理核對制度”要求每半年對每個干部職工檔案進行一次清理，在清理的過程中，如發現材料不全的，應立即向有關單位發出“干部職工檔案所缺材料登記表”，要求相關單位按時補上，使每個干部檔案材料達到材料全、內容完整、使用方便。

參考文獻：

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作者簡介：

閆亞平（1974-），女，延安市兒童福利院，館員，主要從事圖書資料、人事檔案的管理工作。