促進企業人力資源檔案管理信息化的對策研究

【摘要】隨著我國企業人事制度改革的不斷推進，現代企業人力資源檔案的管理工作也逐漸成為社會的關注點之一。企業人力資源檔案管理在企業發展中的積極作用為企業人力資源檔案管理的改革指明了新的發展道路，本文從建立健全企業人力資源管理的制度出發，論述加強企業人力資源檔案管理的建議和措施。

【關鍵詞】企業；人力資源檔案；信息化管理

1.當前企業人事檔案管理的實際情況

1.1 企業人人力資源材料的規格、尺寸千篇一律

充分利用人力資源材料的紙型，盡量不裁切而使用折疊的方法。裁切不慎極易使材料造成不可彌補的缺失，在實際工作中我們總結出，根據規定尺寸折疊其實是最好的辦法，規整美觀的折疊方式即充分保存了原材料不受損失，又便于展開利用，而且比裁切更節省時間。通常有橫折、豎折、交叉折、梯形折等等，為了避免字體在折疊后的使用中受到磨損，折疊的右邊緣應稍窄于案卷的規定尺寸。不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。

1.2 手工勞動強度大，計算機技術應用人事檔案管理范圍小

企業人力資源檔案歸檔，對于企業人力資源檔案管理工作來說是一項艱巨的任務，每年形成的工會會員表、工資臺賬、干部任免表、勞動合同等，收集、編號、歸檔，工作期限長，手工勞動強度大。目前計算機代替傳統的手工操作已逐步成為現實。在使用企業人力資源管理系統的過程中，要想方設法，充分發揮現有數據庫的強大作用，只要在初期做好表格設計和相應數據的錄入，后期就能實現批量材料自動編號、順號，一勞永逸。除了目前已經實行中組部要求的檔案目錄采用計算機管理外，部分人事材料的形成、歸檔也即將能實現計算機管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來。

1.3 人力資源檔案信息的不開放

隨著我國政治民主化進程的加快，人們知情權意識也在不斷提高，人力資源檔案向本人有條件開放已經成為社會發展趨勢。人事檔案是人生經歷的真實記錄，屬于員工個人的資料，員工有權知悉了解。近年來企業建立人力資源信息系統后，與公司所屬單位共享信息資源，組織全體員工統一填寫履歷表，對員工所填內容與原有數據庫信息進行核對，學歷、經歷、職稱、工齡等不符的通知員工提供依據性材料歸檔，更正數據庫信息，使員工第一次對檔案情況有了一定的知情權，這種做法保護了員工的切身利益，也使數據庫的信息更加準確。

2.人力資源檔案對企業未來發展的作用

現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。

3.企業發展中人事檔案管理的重要手段

建立健全保管制度是對人力資源檔案進行有效保管的關鍵。人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經濟合作，謀求最大經濟效益的現代企業，深諳管理出效益的經商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名優秀的企業人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業管理人員、技術人員的聘用，也是如此。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業人力資源管理部門根據人事檔案統計分析，進而作出準確的人才預測，制定出長遠的人才培養計劃。

4.對企業人力資源檔案管理的思考

我們可以通過分析人事檔案信息，總結企業單位整體的人才儲備狀況，結合人事流動的檔案信息，預測企業單位人才的需求狀況，從而有效科學的制定人力資源計劃，為企業單位領導的決策提供可靠的依據。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，我們就無從清晰的了解企業單位整體的人才儲備狀況，也就無法進行科學預測，由此可見，做好企業單位人事檔案工作，對于人力資源需求預測的關鍵性。所以，企業單位人事部門要以利于企業單位人才隊伍建設用為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為企業單位人力資源管理工作提供有效的服務。

5.企業人力資源檔案信息化建設的對策

5.1 加強領導對檔案信息化建設的重視

企業領導應認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。

5.2 選擇適用于本企業的檔案管理軟件

目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應根據本企業的實際需要選擇，最好能與開發商協商，量身訂造合適的軟件。

5.3 完善存儲設備

檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。

5.4 完善電子文件的管理

首先應制定電子文件的管理規范，要求全體員工嚴格執行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。

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