醫(yī)院會計檔案管理淺議

《會計法》第23條規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管，會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定?！苯陙?，隨著《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等制度的深入實施，有效促進了會計檔案工作。會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是整個財務(wù)工作結(jié)束后的一個重要環(huán)節(jié)，但往往被忽視，這就形成了會計檔案管理工作的一個薄弱點，直接影響了會計檔案的質(zhì)量。規(guī)范會計檔案管理，有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。

一、會計檔案歸檔的范圍

1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.財務(wù)報告。包括《醫(yī)院會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。

4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。

二、目前醫(yī)院會計檔案管理現(xiàn)狀及其原因

1.會計檔案管理工作重要性認識不夠。

在有些醫(yī)院，領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對會計檔案工作不重視，往往只注重日常的財務(wù)工作，忽視會計檔案管理。對會計檔案的知識，特別是檔案的規(guī)范化知識懂得少知又少，也沒有配備專業(yè)的會計檔案人員，往往是匆匆了事，整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

2.會計檔案的案卷質(zhì)量不高。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經(jīng)濟活動的記錄和反映。通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經(jīng)紀(jì)律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考，因此會計檔案的質(zhì)量取決于會計人員對會計資料的審核監(jiān)督及收集裝訂。

但實際工作中由于會計職能的弱化，會計的監(jiān)督職能未能很好地發(fā)揮作用，不能確保會計資料的真實、合法，或者是合法的會計資料掩蓋了非法的經(jīng)濟行為。同時由于裝訂是由會計人員來完成，一般采取誰收集、誰裝訂的方法，難以保證其統(tǒng)一的整齊規(guī)范和美觀大方。

3.財務(wù)部門沒有或未及時向檔案部門移交會計檔案。

根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，設(shè)有檔案部門的，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由會計機構(gòu)編制清冊移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。會計機構(gòu)必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門。但在實際工作中，會計機構(gòu)為了查詢方便，或者由于裝訂歸檔不及時，會計檔案長期擺放在財務(wù)部門，要么未按期向檔案部門移交，要么不向檔案部門移交。

4.會計檔案的查閱存在薄弱環(huán)節(jié)。

會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)。單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。但在實際工作中，在借閱會計檔案時，由于檔案人員身兼多職，無法精細化工作。由于查詢頻繁，檔案人員分身無術(shù)，任由科室內(nèi)部人員隨意借閱，不作任何登記，直接將會計檔案借出，導(dǎo)致監(jiān)督和管理存在諸多薄弱環(huán)節(jié)。

三、完善醫(yī)院會計檔案管理的措施

1.充分認識會計檔案的重要性，加強醫(yī)院會計檔案的規(guī)范化管理工作。

按照《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，各單位都必須加強會計檔案的管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。各單位要加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高對會計檔案管理的重要性的認識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案如人事檔案、病歷檔案同等重視，規(guī)范管理。同時，會計檔案管理工作是財務(wù)管理工作的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響整個財務(wù)管理工作的質(zhì)量水平。

2.完善會計檔案管理工作的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會計檔案移交手續(xù)。

醫(yī)院財務(wù)部門按照《會計檔案管理辦法》、《醫(yī)院會計制度》等規(guī)定，制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。

應(yīng)在醫(yī)院財務(wù)部門指定專人負責(zé)會計檔案的裝訂和歸檔工作，但出納不得兼任檔案工作。醫(yī)院財務(wù)部門將會計檔案移交給醫(yī)院檔案部門時，檔案管理人員應(yīng)辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。

3.加強財務(wù)人員的會計檔案管理及操作技能培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。

會計人員是會計檔案的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多新的東西需要會計人員去學(xué)習(xí)、去探索。而這個學(xué)習(xí)和探索的過程，自覺不自覺地就提高了會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，必須將會計檔案管理及操作技能培訓(xùn)，納入會計人員上崗培訓(xùn)內(nèi)容，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

4.加強會計檔案的保密工作。

會計人員要自覺遵守會計職業(yè)道德規(guī)范，做好會計檔案的保密工作。會計檔案任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

5.強化會計檔案的銷毀管理。

按照會計檔案管理的規(guī)定，對超出會計保管年限的會計檔案要定期進行銷勢。在銷勢時，由檔案管理部門和財務(wù)部門共同監(jiān)銷，清點核對，并分別在銷毀清冊上簽名蓋章，并向單位領(lǐng)導(dǎo)報告。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。

四、我院會計檔案管理在實際工作中的應(yīng)用

1.單位領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作。

財務(wù)部門指定專人負責(zé)會計檔案工作，每月終了，會計人員及時將記賬憑證裝訂成冊，會計年度終了后，及時將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷、歸檔。注重會計檔案質(zhì)量，年度終了后將會計檔案裝訂成冊后裝入憑證盒、賬盒，并及時移交給檔案室。

2.會計檔案的信息化管理。

在信息化時代下，人們利用計算機進行信息交流越來越頻繁，促使醫(yī)院高度重視會計檔案的信息化。會計電算化的推廣應(yīng)用，使會計檔案可以存儲在體積很小的電腦磁性介質(zhì)上，大大節(jié)省了存檔的空間和成本。我院利用檔案的信息化管理，嚴(yán)格執(zhí)行會計電算化的有關(guān)制度，分權(quán)限管理，并做好維護與備份工作。按照要求將醫(yī)院會計檔案生成電腦數(shù)據(jù)，存放在服務(wù)器存儲介質(zhì)上，并采用雙硬盤進行備份。原先在移交會計檔案時要做大量的手工工作，工作量很大。運用計算機后，節(jié)約了時間，節(jié)約了勞動力，同時也方便了以后的檔案查閱。強化電算化會計檔案管理工作，對于我院經(jīng)濟的正常運行，資產(chǎn)的安全完整產(chǎn)生積極的作用。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及時了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù)。不斷更新檔案管理觀念，探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。會計檔案的特點是工作量大、面廣、專業(yè)性強，它記時記事真實，有的時候不需要借助其它任何材料就能直接說明問題，通過充分的、系統(tǒng)的、全面的利用會計檔案材料，全面衡量醫(yī)院發(fā)展的狀況，更好地制定醫(yī)院各項工作計劃和對將來的工作進行科學(xué)預(yù)測。因此，作為財務(wù)檔案管理人員，必須提高檔案管理水平和能力，為社會和醫(yī)院提供更多有價值的檔案信息。

（作者單位：浙江省紹興市婦幼保健院）