淺談檔案工作者在檔案信息化中的素養(yǎng)要求

摘要：在當(dāng)前電子技術(shù)突飛猛進(jìn)的時代，紙質(zhì)檔案已經(jīng)開始逐漸被電子檔案所取代，這意味著檔案工作的改革已經(jīng)不可避免。那么，在當(dāng)前形勢下，檔案工作者該具備何種素質(zhì)才能適應(yīng)新的檔案管理工作呢？

關(guān)健詞：檔案工作者 政治素質(zhì) 業(yè)務(wù)素質(zhì) 計(jì)算機(jī) 信息化

一、檔案工作者在政治素質(zhì)上的要求

首先，由于我們國家的社會性質(zhì)特殊，所以從事檔案管理的人員必須在政治上合格，也就是必須一切行動聽黨和政府的指揮，在思想上與黨和政府產(chǎn)生共鳴。只有這樣，才能做到做到按黨和政府的要求，全心對待檔案事業(yè)，愿意為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)自己的聰明才智。

其次，檔案工作不同于其他文字和保管工作，其內(nèi)容關(guān)系到經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會政治生活甚至個人前途，所以，檔案工作者的工作責(zé)任重大，在業(yè)務(wù)和工作態(tài)度上，自然要求要高。只有具備這樣的踏實(shí)的工作作風(fēng)，才會在工作中注入激情和熱情，才會主動加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并把自己的所學(xué)運(yùn)用到檔案管理中去，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

第三，檔案工作的重要性和復(fù)雜性決定了從事檔案工作的人必須具備良好的職業(yè)道德和工作態(tài)度。檔案管理不僅要負(fù)責(zé)好檔案不丟失和出現(xiàn)破損，還要擔(dān)負(fù)起為檔案查詢者提供服務(wù)和當(dāng)好參謀，讓檔案發(fā)揮作用。這就對檔案工作者提出了不一般的要求，需要檔案工作者要有耐心和責(zé)任心，只有這樣，才能搞好檔案工作。

第四，從事檔案管理工作的人在工作作風(fēng)上必須具有嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和踏實(shí)的品質(zhì)。檔案工作要面對成千上萬和分門別類的文字卷宗，要保管好檔案不被遺失，還需要不時地增添新的內(nèi)容。因此，檔案管理工作在工作中要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，保證在查詢和記錄檔案時不出現(xiàn)錯誤。

二、檔案工作者在業(yè)務(wù)上應(yīng)該具備的素質(zhì)

檔案管理不是簡單地抄寫或者保管卷宗，從事檔案管理同樣需要扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和多學(xué)科素養(yǎng)。尤其是在當(dāng)前專業(yè)分工越來越細(xì)致的情況下，把新技術(shù)如何運(yùn)用到檔案管理中，是檔案管理工作的基本要求。

(一)檔案工作者在文化知識上的要求

檔案管理者的工作特性決定了其在文化素養(yǎng)上必須具備一定的學(xué)識，要有判斷、分析的能力，不能報(bào)道聽途說的內(nèi)容和沒經(jīng)過核查的內(nèi)容記錄在檔案里。尤其在本專業(yè)上，還要具備相當(dāng)?shù)臋n案理論知識。只有具備一定的文化素養(yǎng)和學(xué)識，才能做好檔案管理工作。由于檔案的內(nèi)容紛繁多樣，包含各個專業(yè)和各個學(xué)科。作為一個合格的檔案工作者，應(yīng)該做到對負(fù)責(zé)的檔案里的內(nèi)容熟練掌握，這樣，在服務(wù)的時候，才會有效率和不出錯。而要做到這一點(diǎn)，就應(yīng)該掌握多種學(xué)科的知識。同時，檔案工作者在整理檔案內(nèi)容時，也必須有基本的判斷能力，能對檔案內(nèi)容進(jìn)行梳理、取舍、分析和綜合，而這也需要對各種學(xué)科的知識有基本地了解。

(二)檔案工作者應(yīng)具備計(jì)算機(jī)知識

21世紀(jì)是電子計(jì)算機(jī)的世紀(jì)，檔案工作和其他工作一樣，都不可避免地運(yùn)用到計(jì)算機(jī)。尤其在檔案內(nèi)容地記載、管理和編目檢索、存儲保管、統(tǒng)計(jì)、利用等方面，電子計(jì)算機(jī)將取代手工操作。因此，從事檔案管理的工作人員就必須掌握計(jì)算機(jī)知識，只有懂得操作計(jì)算機(jī)，才能對檔案管理實(shí)施電子化管理。

正是因?yàn)橛?jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要性，所以檔案部門在對檔案工作者的要求上，必須強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技能，要強(qiáng)調(diào)檔案工作者在漢字輸入和計(jì)算機(jī)操作方面必須具有熟練和獨(dú)立工作的能力。這樣，不但能使檔案管理更有效率，也有利于檔案管理的長久性。

(三)檔案工作者應(yīng)該有扎實(shí)的語言文字基礎(chǔ)

檔案管理歸根結(jié)底是文字的記錄和總結(jié)。對于檔案管理人員來說，要做到用簡潔的文字來記錄檔案的內(nèi)容，使得查詢檔案的人能一目了然，不會出現(xiàn)理解錯誤，造成工作的失誤。

(四)檔案人員在外語能力上的要求

對于許多檔案工作者來說，總以為管理本國的檔案，不需要掌握外語。殊不知， 隨著我國對外交往活動的加劇，對外往來日益頻繁，而檔案交流也是一項(xiàng)重要的工作，如要建設(shè)一個新項(xiàng)目，需要外籍專家的指導(dǎo)，而為外籍專家提供本地的檔案，以供外籍專家考察，就是一項(xiàng)重要工作。如果外語不過關(guān)，在提供檔案內(nèi)容時，就很容易出錯，不但影響工程進(jìn)度，有可能還會造成更大的損失。因此，檔案管理工作者應(yīng)該掌握外語，只有掌握了外語，才會在對外交往中獲得更大的便利，提高工作效率、

三、如何提高檔案工作者的素質(zhì)

(一)重點(diǎn)加強(qiáng)思想和歷史責(zé)任感地教育

要對檔案工作者進(jìn)行愛國主義教育，讓檔案工作者充分認(rèn)識到管理好檔案，就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出重大的貢獻(xiàn)。同時，對檔案工作者的政治素養(yǎng)和職業(yè)精神要不間斷地進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的工作責(zé)任心。

(二)重視職業(yè)培訓(xùn)，不斷補(bǔ)充新的檔案管理知識

檔案工作者不應(yīng)該認(rèn)為檔案工作只是保管而產(chǎn)生懈怠心理，必須時刻提醒自己保持知識更新，更上時代的步伐。同時，各單位也不能輕視對檔案工作者的在職培訓(xùn)，要多向檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，要不斷開展請進(jìn)來和走出的活動，相互交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)相互學(xué)習(xí)，認(rèn)識到本單位在檔案管理上的不足和落后原因，使得檔案管理工作一年比一年進(jìn)步。同時，要不斷加強(qiáng)對在職人員的崗位培訓(xùn)，促使他們不斷進(jìn)行知識更新，以適應(yīng)檔案管理工作不斷加強(qiáng)的形勢需要。

(三)開展標(biāo)準(zhǔn)化教育，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理打好基礎(chǔ)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和檢索的電子化，就必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對檔案文件內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理。因此，要讓檔案工作者加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)知識的掌握，對計(jì)算機(jī)輸入的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則要做到精通，使得工作人員在用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案輸入和管理、服務(wù)時，符合計(jì)算機(jī)應(yīng)用的規(guī)范，以保證檔案信息檢索的查全率和查準(zhǔn)率，尤其在互聯(lián)網(wǎng)上能做到查詢的快速無誤，使得更多的人能從檔案管理中受益。

(四)開展新技術(shù)教育，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要

在把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中時，不能只滿足簡單地輸入和拷貝，而要把相關(guān)的縮微、刻錄、網(wǎng)絡(luò)通信、CAD制圖、PPT制作等計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛地運(yùn)用到檔案管理中，不但豐富檔案內(nèi)容，而且使得檔案更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

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