淺談幼兒園檔案管理存在的幾個問題

[摘要]幼兒園檔案是反映幼兒園工作和歷史的重要資料，其檔案管理工作是一項政策性、專業性較強的工作，幼兒園要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。但在多數幼兒園存在一些對檔案不重視的現象，對檔案工作造成一定不利的影響，本文旨在通過對檔案工作的一些問題探討，提高幼兒園從上到下對檔案的重視程度，保證檔案的有效收集、管理和利用，能夠有效發揮應有的作用。

關鍵詞：幼兒園檔案；檔案管理；檔案人；檔案制度

中圖分類號：G271

一、幼兒園檔案的定義及范圍

按照傳統定義，幼兒園檔案應該定義為“幼兒園在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”[1]。按照最新定義幼兒園檔案應該是“幼兒園在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息”[2]。幼兒園檔案按照其工作性質主要包括黨政、行政、保教、保健、后勤、財務、基建、音響、教師業務、安全、精神文明建設等十幾個方面的內容，涵蓋幼兒園工作的方方面面，它在一定程度上反映著幼兒園成長變化的軌跡，包含歷代幼教人的辛勤工作和智慧結晶，是基礎性管理工作不可缺少的一部分，所以收集資料要全面細致，幼兒園開展的各項活動以及各部門所做的一些培訓、考核、勞資、財會、基建、安全等日常工作，只要有保留價值的均列入存檔范圍，這樣才能全面真實地反映幼兒園的歷史。其中保教工作中包括親子開放、運動會、節日聯歡、畢業典禮、對外交流等，事無巨細，從計劃、實施方案到總結評價等一律需要作為檔案收錄，這就需要檔案人員平時多留心，對幼兒園各項工作都能心中有數，最好記錄在案，在收集時才不至于忽略和遺漏。檔案工作對幼兒園發展有不可低估的作用，如果合理加以利用，能夠有效改進工作形式，提高工作效率，為以后整個園所發展提供參考和依據。江澤民同志就曾說，檔案工作看起來不起眼，但平時工作沒做好，用時悔之晚矣。

二、目前幼兒園檔案管理工作中存在的幾點問題

1、硬件條件差，不利于檔案的保管與保護。

幼兒園檔案是再現園所重要事件的原始記錄，它是當時時間直接形成的歷史，所以檔案的保存尤其重要。檔案的保管必須要有檔案室、檔案柜等物質條件作保證，按照國家相關規定，檔案室要具備防火、防潮、防盜、防光、防蟲、防鼠、防塵、防污染八項要求。但幼兒園由于地方有限，一般不能保證專門檔案室，會將檔案與圖書、玩教具共存一室，不便于檔案的專門管理，一些需要保密檔案也存在不安全因素。即使有的幼兒園有檔案室，有時也不能達到相應的要求，如放置滅火器、杜絕使用熒光燈防止紫外線對紙張破壞、定期投放鼠藥、設置雙層窗防止灰塵損害等；存放檔案的柜子應該是設計科學、規格合適的檔案柜，盡量整齊劃一，便于檔案的存放與查閱，如果用別的質地或用途的柜子存放，既不能合理利用空間，也不利于防火、防潮、防蟲等安全防護工作。

2、軟件不到位，不利于檔案的有效收集與整理。

檔案軟件包含檔案人和檔案制度兩個方面。

先談人的因素，檔案人就是指檔案的收集者、整理者、保管者，一般是幾人分擔這一角色，檔案人首先要具備堅定正確的政治方向、要具備極強的奉獻精神和責任意識，能深入實際，全面掌握真實的第一手資料。還要具備較高的專業文化理論素質，檔案學和相關知識，較強的文字表達能力；檔案管理包括收集、整理、立檔、歸檔、利用等環節，只有具備扎實的基本功，才能做到科學立檔、環環相扣。幼兒園檔案管理人員一般由其他崗位人員兼任，一是缺乏專業知識，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。在鑒別、收集、整理過程中容易形成排序錯誤、格式不正確、資料不完善或混訂等現象；二是缺乏相應條件，檔案工作看似簡單，實則繁瑣，每一卷檔案的形成都要經過立卷、組卷、編頁碼、裝訂、編目錄、拓章、標封皮等十幾道工序，屬于費時費力又費心的細致活，大部分人員而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，檔案分類、裝訂等階段尤其需要安靜、免打擾的環境和相對充裕的大段時間，如果工作經常被打斷，就不能保證思維連續性和流程正確性。

再談制度的因素。幼兒園檔案制度應該包括檔案收集制度、保密制度、利用制度、統計制度等，這是幼兒園檔案管理應有的的規范，目前在幼兒園對檔案缺乏應有的制度管理，造成幼兒園檔案管理工作的不完善。例如對一些保密性檔案（如會議記錄）規定借閱人范圍，檔案室應該配備借閱登記本，對查閱、借用檔案者一律進行登記，認真填寫借閱人、借閱時間、借閱案卷，并規定歸還日期，逾期不還的要及時催要等。

3、重視程度不夠，不利于檔案的合理借鑒與利用

多數幼兒園還沒有真正認識到檔案的重要意義，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是裝訂、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，還有的認為檔案整理就是為了應付檢查，歸檔就是檔案管理的最后一個環節，“檔案就是在檔案柜里沉睡的資料”，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。這就使檔案收集缺乏應有的積極配合，一些資料長時間散落在各部門、個人手中，不能及時形成案卷入檔。這種認識也令檔案失去了其最本質的意義。檔案不是故紙堆，它蘊藏著豐富的多項資源，對幼兒園重大事項決策、重要問題查閱、園志編寫等工作都有著不同尋常的意義，應該有效利用檔案信息資源，通過對檔案閱讀、管理、分析，用足、用活、用好檔案，有效地借鑒、活化檔案，使其重煥光彩，為幫助和指導幼兒園更好更快地發展服務。

三、對策：

首先，全園從上到下都要統一對檔案的重視態度，加大宣傳力度，建立方便實用、簡便易行、可操作性強的檔案制度，了解檔案的重要性和必要性，提高關注程度，加大對檔案收集整理的配合度和支持度。

其次，提高對檔案人培訓力度，加強專業素質和工作能力，使其樹立正確科學的檔案意識，忠于職守，保證檔案的科學性、美觀性、實效性。作為檔案工作人員，要注重不斷學習提高自身專業水平，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。關注檔案局或是教育局關于幼兒園檔案工作的新要求，為不斷進步發展的幼兒園提供有利的借鑒資源。

再次，加大對檔案工作的資金投入，硬件配置盡量符合要求和標準，定期檢查，加強各項防護措施，保證檔案的安全存放，防止損壞。另外，應該借助一些先進的信息收集和儲存模式，如計算機輔助保存、光碟壓縮存放占用空間大的照片等。

幼兒園檔案是一條強有力的紐帶，它可以將流水的時光凝固，將豐富多彩的園所活動凝結成一份份可閱的資料，它沉淀了歷史的塵埃，是厚重的，但如果沒有浸潤到應有的責任與愛護，它又是極其脆弱的。幼兒園上下都應該保持對檔案工作應有的重視，形成合力，促進幼兒園檔案工作的長效發展。

參考文獻

1、中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》

2、《檔案學概論》馮惠玲張輯哲，中國人民大學出版社2001-6

3、《檔案管理手冊》主編：張開顏張珂陜西旅游出版社