Project應(yīng)用體會(huì)

Microsoft Project是一個(gè)國際上享有盛譽(yù)的通用的項(xiàng)目管理工具軟件，凝集了許多成熟的項(xiàng)目管理現(xiàn)代理論和方法，可以幫助項(xiàng)目管理者實(shí)現(xiàn)時(shí)間、資源、成本的計(jì)劃、控制。

Microsoft Project 不僅可以快速、準(zhǔn)確地創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，而且可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本的控制、分析和預(yù)測，使項(xiàng)目工期大大縮短，資源得到有效利用，提高經(jīng)濟(jì)效益。軟件設(shè)計(jì)目的在于協(xié)助專案經(jīng)理發(fā)展計(jì)劃、為任務(wù)分配資源、跟蹤進(jìn)度、管理預(yù)算和分析工作量。第一版微軟Project 為微軟Project for Windows 95，發(fā)布于1995年。其后版本各于1998， 2000， 2003和2006年發(fā)布。伴隨著微軟office 2010辦公軟件的全面推出，最新版本的Project2010也于4月22日正式面世！新版本的project 2010具有一個(gè)嶄新的界面，在新的外觀之下，它還包含功能強(qiáng)大的新的日程排定、任務(wù)管理和視圖改進(jìn)，這樣您就能夠更好地控制如何管理和呈現(xiàn)項(xiàng)目。

Microsoft Project具有很強(qiáng)的通用性，針對(duì)不同的行業(yè)，可以結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，選擇其中某些方面的功能和特性，幫助項(xiàng)目管理者提高項(xiàng)目管理工作效率。本文從工程設(shè)計(jì)行業(yè)淺談如何使用Microsoft Project 2010制作符合自己要求的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表。

1. 系統(tǒng)環(huán)境設(shè)定

Project 2010設(shè)計(jì)了很多種類報(bào)表，這些報(bào)表需要excel、visio等相關(guān)office應(yīng)用程序，在安裝時(shí)盡量選擇完全安裝office2010，這樣用到相應(yīng)程序時(shí)，project會(huì)自動(dòng)調(diào)用。

制作項(xiàng)目計(jì)劃前，首先針對(duì)系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行設(shè)定。環(huán)境設(shè)置，一是要根據(jù)自己的習(xí)慣，二是要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況。下常用的環(huán)境設(shè)置項(xiàng)有工作日歷、條形圖式樣、甘特圖格式等。

1.1工作日歷

工作日歷的設(shè)定需要根據(jù)單位的作息時(shí)間為基準(zhǔn)，不同單位的作息時(shí)間不同，工作日歷的時(shí)間設(shè)置也不盡相同。如有些單位為6天工作制，有些單位為5.5天工作制，有些單位為每工作日8小時(shí)，有些為7.5小時(shí)，制作者可以根據(jù)單位的實(shí)際情況具體設(shè)定。打開project 2010，在項(xiàng)目菜單下，選擇更改工作時(shí)間，進(jìn)行具體設(shè)定。

1.2設(shè)置條形圖式樣

條形圖式樣可以根據(jù)個(gè)人喜好來選擇，本人認(rèn)為如果無特殊喜好或要求，一般選擇默認(rèn)即可。

1.3甘特圖格式

甘特圖格式中有6個(gè)重要的選項(xiàng)，關(guān)鍵任務(wù)、可寬延時(shí)間、延遲的任務(wù)、大綱數(shù)字、項(xiàng)目摘要任務(wù)和摘要任務(wù)。個(gè)人認(rèn)為這6項(xiàng)功能可以幫助我們很好的區(qū)分甘特圖的重要任務(wù)節(jié)點(diǎn)，使整個(gè)甘特圖更為清晰明了。

2. 開始創(chuàng)建任務(wù)

Project軟件工作區(qū)分為兩個(gè)部分，左側(cè)為圖表區(qū)，右側(cè)為圖形區(qū)。左側(cè)圖表區(qū)可以手動(dòng)輸入任務(wù)名稱和工期，開始時(shí)間、完成時(shí)間、并設(shè)定每一項(xiàng)任務(wù)的前置任務(wù)及占用的資源。

在這里需要提及的是設(shè)置前置任務(wù)后，project可以自動(dòng)安排時(shí)間進(jìn)度，減少手動(dòng)設(shè)置的工作量，特殊情況下不能夠采取自動(dòng)設(shè)置的任務(wù)時(shí)，可以采取手動(dòng)設(shè)置任務(wù)的模式。

對(duì)于工程設(shè)計(jì)行業(yè)，占用資源主要為人員的占用，為此資源占用情況需要在資源列表中詳細(xì)列出占用人力資源的情況。

任務(wù)設(shè)置完成后，可以對(duì)任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，例如設(shè)置成為關(guān)鍵任務(wù)、里程碑或?qū)θ蝿?wù)進(jìn)行升降級(jí)設(shè)置。

3. 資源管理

資源包括人、設(shè)備和材料等。在設(shè)計(jì)項(xiàng)目中通常只有一個(gè)就是人力資源計(jì)劃，也就是我們要計(jì)劃好每項(xiàng)任務(wù)由誰來完成，我們計(jì)劃的資源能否滿足要求。

在Project 2010中，首先要建立資源庫，具體操作：在資源菜單下直接選擇分配資源，將項(xiàng)目所需資源列入資源列表中。將項(xiàng)目所需人力資源錄入，人力資源包括本部門、協(xié)作部門等。資源庫建立完后，就可采用拖放的方式來對(duì)每條任務(wù)分配資源。

資源分配完畢后，還要檢查資源分配是否超負(fù)荷，如資源超負(fù)荷過多，則計(jì)劃很難執(zhí)行。檢查資源超負(fù)荷的方法是：要檢查哪些資源已超負(fù)荷分配了。操作方法：從任務(wù)菜單下選擇“資源工作表”，或直接從視圖菜單中直接選擇“資源工作表”，紅色并且標(biāo)志列中有感嘆號(hào)的，則為該資源超負(fù)荷分配了。需要對(duì)該人力資源分配的工作進(jìn)行調(diào)整。

4. 成本費(fèi)用的估計(jì)

成本費(fèi)用估計(jì)指的是預(yù)估完成項(xiàng)目各工作所需資源的費(fèi)用的近似值。目前設(shè)計(jì)項(xiàng)目中考慮的資源主要是人力資源和差旅費(fèi)用。

在Project 2010中，通常采用成本費(fèi)用估計(jì)的方法，采用的方法是“從下到上估計(jì)法”，這種技術(shù)通常首先估計(jì)各個(gè)獨(dú)立工作的費(fèi)用，然后再匯總從下往上估計(jì)出整個(gè)項(xiàng)目的總費(fèi)用，估計(jì)相對(duì)比較準(zhǔn)確。

在Project的資源工作表中，首先要輸入人力資源的單位價(jià)格，人力資源基本單位為：工時(shí)。在數(shù)據(jù)錄入時(shí)要進(jìn)行換算，需將每天標(biāo)價(jià)除以8，轉(zhuǎn)換為工時(shí)單價(jià)。人力單價(jià)估計(jì)完后，還要對(duì)差旅、加班、通信費(fèi)、辦公等其它費(fèi)用進(jìn)行單價(jià)估計(jì)，如差旅費(fèi)平均每趟多少，加班費(fèi)平均每次多少等，這些單價(jià)要依據(jù)項(xiàng)目規(guī)模、復(fù)雜度和地域等因素確定，還要參照公司財(cái)務(wù)制度標(biāo)準(zhǔn)（如通信費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定、差旅補(bǔ)貼規(guī)定等）。在Project2010的差旅、加班費(fèi)等的單價(jià)錄入中，類型選擇為“材料”。當(dāng)成本費(fèi)用估計(jì)完成后，一般來說項(xiàng)目的成本便自動(dòng)出來了。

5. 打印輸出圖表

在project 2010 的設(shè)計(jì)中，已經(jīng)設(shè)計(jì)了很多種類的報(bào)表，如關(guān)于工作量、任務(wù)分配、成本等相關(guān)報(bào)表。具體操作：在項(xiàng)目菜單下，選擇圖表工作區(qū)，在這里有報(bào)表、可視化報(bào)表，設(shè)計(jì)者可以根據(jù)實(shí)際需要選擇報(bào)表類型，打印輸出即可。如果project 2010自設(shè)報(bào)表無法滿足需求，用戶可以根據(jù)自身的實(shí)際需要，自定義報(bào)表，可以在報(bào)表選項(xiàng)中選擇自定義報(bào)表。

根據(jù)質(zhì)量管理體系iso9000的要求，工程設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃需要經(jīng)過簽署才能發(fā)布，為此，在打印過程中需要增加相關(guān)內(nèi)容。

選擇文件菜單下的打印列表，選擇頁面設(shè)置選項(xiàng)中的頁腳設(shè)置，在頁腳設(shè)置中增加項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、計(jì)劃審批人以及計(jì)劃接收人的簽署等相關(guān)信息，這樣一個(gè)完整的計(jì)劃表就完成了。根據(jù)不同設(shè)計(jì)單位的要求，也可以在頁眉、圖例等選項(xiàng)中進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，具體設(shè)置內(nèi)容根據(jù)公司要求進(jìn)行相關(guān)設(shè)置即可。

（作者單位：機(jī)械工業(yè)部汽車工業(yè)天津規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院）