Project應用體會

Microsoft Project是一個國際上享有盛譽的通用的項目管理工具軟件，凝集了許多成熟的項目管理現代理論和方法，可以幫助項目管理者實現時間、資源、成本的計劃、控制。

Microsoft Project 不僅可以快速、準確地創建項目計劃，而且可以幫助項目經理實現項目進度、成本的控制、分析和預測，使項目工期大大縮短，資源得到有效利用，提高經濟效益。軟件設計目的在于協助專案經理發展計劃、為任務分配資源、跟蹤進度、管理預算和分析工作量。第一版微軟Project 為微軟Project for Windows 95，發布于1995年。其后版本各于1998， 2000， 2003和2006年發布。伴隨著微軟office 2010辦公軟件的全面推出，最新版本的Project2010也于4月22日正式面世！新版本的project 2010具有一個嶄新的界面，在新的外觀之下，它還包含功能強大的新的日程排定、任務管理和視圖改進，這樣您就能夠更好地控制如何管理和呈現項目。

Microsoft Project具有很強的通用性，針對不同的行業，可以結合行業特點，選擇其中某些方面的功能和特性，幫助項目管理者提高項目管理工作效率。本文從工程設計行業淺談如何使用Microsoft Project 2010制作符合自己要求的項目進度計劃表。

1. 系統環境設定

Project 2010設計了很多種類報表，這些報表需要excel、visio等相關office應用程序，在安裝時盡量選擇完全安裝office2010，這樣用到相應程序時，project會自動調用。

制作項目計劃前，首先針對系統環境進行設定。環境設置，一是要根據自己的習慣，二是要根據項目的實際情況。下常用的環境設置項有工作日歷、條形圖式樣、甘特圖格式等。

1.1工作日歷

工作日歷的設定需要根據單位的作息時間為基準，不同單位的作息時間不同，工作日歷的時間設置也不盡相同。如有些單位為6天工作制，有些單位為5.5天工作制，有些單位為每工作日8小時，有些為7.5小時，制作者可以根據單位的實際情況具體設定。打開project 2010，在項目菜單下，選擇更改工作時間，進行具體設定。

1.2設置條形圖式樣

條形圖式樣可以根據個人喜好來選擇，本人認為如果無特殊喜好或要求，一般選擇默認即可。

1.3甘特圖格式

甘特圖格式中有6個重要的選項，關鍵任務、可寬延時間、延遲的任務、大綱數字、項目摘要任務和摘要任務。個人認為這6項功能可以幫助我們很好的區分甘特圖的重要任務節點，使整個甘特圖更為清晰明了。

2. 開始創建任務

Project軟件工作區分為兩個部分，左側為圖表區，右側為圖形區。左側圖表區可以手動輸入任務名稱和工期，開始時間、完成時間、并設定每一項任務的前置任務及占用的資源。

在這里需要提及的是設置前置任務后，project可以自動安排時間進度，減少手動設置的工作量，特殊情況下不能夠采取自動設置的任務時，可以采取手動設置任務的模式。

對于工程設計行業，占用資源主要為人員的占用，為此資源占用情況需要在資源列表中詳細列出占用人力資源的情況。

任務設置完成后，可以對任務進行詳細設置，例如設置成為關鍵任務、里程碑或對任務進行升降級設置。

3. 資源管理

資源包括人、設備和材料等。在設計項目中通常只有一個就是人力資源計劃，也就是我們要計劃好每項任務由誰來完成，我們計劃的資源能否滿足要求。

在Project 2010中，首先要建立資源庫，具體操作：在資源菜單下直接選擇分配資源，將項目所需資源列入資源列表中。將項目所需人力資源錄入，人力資源包括本部門、協作部門等。資源庫建立完后，就可采用拖放的方式來對每條任務分配資源。

資源分配完畢后，還要檢查資源分配是否超負荷，如資源超負荷過多，則計劃很難執行。檢查資源超負荷的方法是：要檢查哪些資源已超負荷分配了。操作方法：從任務菜單下選擇“資源工作表”，或直接從視圖菜單中直接選擇“資源工作表”，紅色并且標志列中有感嘆號的，則為該資源超負荷分配了。需要對該人力資源分配的工作進行調整。

4. 成本費用的估計

成本費用估計指的是預估完成項目各工作所需資源的費用的近似值。目前設計項目中考慮的資源主要是人力資源和差旅費用。

在Project 2010中，通常采用成本費用估計的方法，采用的方法是“從下到上估計法”，這種技術通常首先估計各個獨立工作的費用，然后再匯總從下往上估計出整個項目的總費用，估計相對比較準確。

在Project的資源工作表中，首先要輸入人力資源的單位價格，人力資源基本單位為：工時。在數據錄入時要進行換算，需將每天標價除以8，轉換為工時單價。人力單價估計完后，還要對差旅、加班、通信費、辦公等其它費用進行單價估計，如差旅費平均每趟多少，加班費平均每次多少等，這些單價要依據項目規模、復雜度和地域等因素確定，還要參照公司財務制度標準（如通信費用報銷規定、差旅補貼規定等）。在Project2010的差旅、加班費等的單價錄入中，類型選擇為“材料”。當成本費用估計完成后，一般來說項目的成本便自動出來了。

5. 打印輸出圖表

在project 2010 的設計中，已經設計了很多種類的報表，如關于工作量、任務分配、成本等相關報表。具體操作：在項目菜單下，選擇圖表工作區，在這里有報表、可視化報表，設計者可以根據實際需要選擇報表類型，打印輸出即可。如果project 2010自設報表無法滿足需求，用戶可以根據自身的實際需要，自定義報表，可以在報表選項中選擇自定義報表。

根據質量管理體系iso9000的要求，工程設計進度計劃需要經過簽署才能發布，為此，在打印過程中需要增加相關內容。

選擇文件菜單下的打印列表，選擇頁面設置選項中的頁腳設置，在頁腳設置中增加項目負責人、計劃審批人以及計劃接收人的簽署等相關信息，這樣一個完整的計劃表就完成了。根據不同設計單位的要求，也可以在頁眉、圖例等選項中進行相關設置，具體設置內容根據公司要求進行相關設置即可。

（作者單位：機械工業部汽車工業天津規劃設計研究院）