如何做好展覽會的預算

【摘要】一份詳細的預算關系到參展效果的好壞。預算工作為整體展覽工作服務，合理、科學地使用各種費用，將提高展覽工作的效率和效益。本文從制定、調整兩個方面詳細介紹了參展預算的內容及注意事項和細則，為企業參展提供了有力的指導。

關鍵詞：展會 預算 計劃

隨著企業規模的發展，許多企業都會每年選擇參加一到兩次的展覽活動，或在國內或去國外，選擇合適的展覽會、做好參展預算、做好參展計劃工作都是決策者需要考慮的一系列的問題。

做好參展工作，首先是制定一整套工作計劃，包括：一份人員名單，列明工作和責任范圍及聯系地址；一份詳細的工作方案，列明各項工作的內容、標準、期限、負責人等細節；一份總工作日程（英文稱master plan）和一份詳細的工作日程（英文稱detailed plan）；一份詳細的費用預算。每個有關人員包括領導和具體工作人員和有關部門都應當有一套工作計劃。

我們在這里主要談談如何做好參展預算。預算工作涉及到方方面面，無論是參加展覽活動還是組織展覽會，企業的各項工作都需要費用支出，即我們通常所說的預算。從管理的角度，預算總額應在做出決定時就確定，附上詳細預算和工作計劃，并在執行過程中根據實際情況進行必要的調整，并對開支做必要的控制。沒有預算，沒有控制，就可能超支，甚至超支嚴重。預算工作為整體展覽工作服務，合理、科學地使用各種費用，將提高展覽工作的效率和效益。

做展覽會的預算工作，不僅要站在財務角度，也要站在經營角度，用投資的觀念有效地利用使用各項費用，把開支當作投資時，工作才具挑戰性，才能導致好效果和高效益。

財務管理上，有許多涉及預算、開支、記帳、審核、決算等等許多技術要求和規定。展覽費用應納入展出者的整體財務系統以及符合政府統計、稅務部門的標準，而各單位、各地方的差別很大，且不相容，因此，本文將不探討具體的技術要求和規定，比如記帳格式等。只簡單講述展覽預算、控制等管理方面的一些原理、方法、知識、經驗，為參展企業做預算工作提供幫助。

1、制定預算

展覽費用一般分為直接費用和間接費用。直接費用是指為籌辦展覽直接開支的費用，各個展覽項目之間會有比較大的差異。展覽直接費用由展覽項目有關人員的負責、管理、屬于展覽項目工作的一部分。展覽界一般將展覽費用分為五大類：

（1）場館租金或場地租用費用

參加各類展覽活動，首先都需支付展覽組織者或場館擁有者一定的活動場地的使用費，通常指場館租金或場地租金。展覽項目不同，地區不同，這類費用差別較大，通常的報價都是按每平方米面積的價格一場活動來計算。

（2）設計施工類費用，也有人稱作展臺費用。包括設計、施工、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、電源連接及用電、電器設備租用及安裝、供排水設備租用及安裝、電話電腦租用及安裝、餐飲設備租用及安裝、地毯租用、展品布置、文圖設計制作安裝、防火器材租用、展臺清掃等。這部分費用可能占總預算的35%，一般需要約15%的備用。

（3）展品運輸類費用包括展品制作或購買（如果是現有產品，也有資金占用問題）、包裝、運輸、裝卸、倉儲、保險等。這部分開支因距離遠近、國內參展還是國外參展、展品多少、單程或往返運輸而差異可能很大，可能占總預算的10%～20%。需要留有10%的備用額。

（4）宣傳公關類費用。這是一個范圍很廣的開支類別，包括宣傳、廣告、公共關系、交際、聯絡、編印資料、攝影、攝像等等，還包括觀眾邀請，貴賓邀請接待等。這部分開支可能占總預算的10%～30%，由于其收縮性很大，因此備用額度可以多留些，為15%。有些展出者在宣傳、廣告、公關、編印資料等方面有專門的預算，展覽宣傳等工作是整體宣傳等工作的一部分，在這種情況下這類開支項目有也可以列為間接開支項目。

（5）行政后勤類費用，也有人稱作人員費用。行政或人員開支是一個比較復雜的類別。展覽間接開支大部分發生在這里。比如正式籌備人員和展臺人員的工資是展出者的經常性開支，不從展覽預算中開支。但是，從管理角度看，為了計算展覽工作效率和效益，必須計算人員開支。有一種計算方式稱為“人員一時間核算”。“人員一時間核算”不僅是一種時間管理方式，也可以提高工作效率；但是，是否與預算和開支掛鉤，要根據展出者具體情況決定。行政后勤的直接開支費用主要有人員的交通、膳食、住宿、長期職工補貼、人員培訓、臨時雇員的工資等。這部分費用可能占總預算的10%～20%，需要約5%的備用額。

根據我們組織國內企業參加德國展覽會作過一項費用調查，統計出國內展覽各方面開支占預算總額的比例，與上述數據有所不同：

——場地租金，占展覽總預算的25%；

——展臺施工，包括設計，搭建、拆除、文圖制作、道具制作等，占41%；

——展品運輸和消耗等雜項，包括電、水、氣、清掃、倉儲等，占9%；

——展臺人員包括吃、住、交通等，占17%；

——宣傳（參展，不是單獨展），占7%；

統計結果還表明，開支標準的35%是由展覽組織者所決定，65%由展出者決定。

展覽費用預算可以根據財務特點，參照展覽工作方案事項分類逐項地安排。預算要列明開支項目，預算額，實際開支額。有些展出者還列出預算額和實際開支額的差額比例以及占總額比例。這兩種比例數據對以后作預算有很大地參考價值。此外，為管理好開支，可以加個備注欄。

2 調整控制

展覽收支有了預算還不夠，還必須對預算進行調整，對開支進行控制，要對展覽費用進行管理。管理展覽費用有幾條原則：

（1）制定一人負責全部直接開支，明確費用批準和使用的權限和范圍，明確展出目標和預算額，并向全體籌備人員說明；

（2）不輕易改變授權，不輕易干涉被授權人的決定；

（3）不要保密，而要將預算限額告知有關的每一人員，包括外部的承包商。

當然在實際工作中預算改變是經常發生的事，如果有充足的理由，即使會造成額外開支，甚至損失，應該改變的還是應該改變。最好的辦法是仔細地調研、認真地決定、周密地安排。任何改變都應有充分地經營理由。應指出的是離展覽會開幕日期越近的改變，可能產生的額外費用就越高。

由于預算是根據估計制定的，因此不夠準確，需要不斷地調整，以使預算符合實際情況需要。計劃方案里的工作項目，不要因為經費短缺而取消。雖然這會節省一些費用，但是卻可能影像其它工作的開展，導致整體效果下降。

以下一些情況對制定預算、控制開支、計算成本有參考價值：

（1）實地考察，事先聯絡，早做決定。最好實地考察展覽會，熟悉展覽、場地、設施、活動，預先安排，有助于做好設計、宣傳、運輸、接待等工作，節省預算。

（2）展架及展具。如果經常展出，可以考慮購買重復多次使用的展架和展具，既環保又經濟，而且現代系列展架可以組合成很多種形式和形狀。

（3）展品運輸。小型展品和數量少時展出者自己運輸展品。但是若無條件，或展品多最好通過運輸公司安排。展品運輸時間要計算好，太早太遲都將導致額外開支。若無把握，寧可安排早些，多花錢總比到開幕展品還未到要好。若反復使用展具、展品、要告知展臺人員小心使用、包裝、搬運。

（4）展臺工作人員食、宿、行、補貼等安排。盡早與組織者聯系，了解有無可能通過展覽會安排折扣的旅館。展覽會期間，展出者和參觀者很多，住房會緊張，房費、餐費都會上漲。早定好的旅館，還需多次確認，以防旅館轉讓給出價高者。如果展出者在本地，以上問題便不存在。

（5）保險。展出者都必須辦理保險。在有些地方，公司只需要辦理一下手續，將正常經營范圍內的保險擴大、延伸到展覽上，包括展覽人員、展品等方面，而不需要另外支付保險費。若保險公司要求另付，可以從展覽會組織者推薦的幾家公司中擇優選用。

（6）招待。習慣上展臺尤其是國外參展時，大展臺要給客戶尤其是坐下洽談的客戶提供飲料，包括軟飲料、茶、咖啡、甚至酒和正餐。因此，要視條件為展臺配備冰箱、茶具、咖啡具等設備。離公司近，可以使用公司現有設備，如果離公司遠，可以租用。展臺清掃，一般包括在場地租金內。如果未包括，清掃費用也不會太高。但是可以自己動手，最好晚上閉幕后做。若使用清潔工，一定要明確是否清潔展品。

（7）廣告宣傳品等的準備。展覽資料是不可缺的，尤其是貿易展覽會。資料包括公司介紹、產品介紹、報價單等。如果展出規模比較大，有特別的產品或特別的報價，公司可以專門印制展覽資料。

（8）通訊費用。在國外參展時通訊費用較高，可事先購買當地電話卡，減少成本。在當地展出電話很有用，特別是可以作為交際手段讓潛在客戶使用。而且，有電話展出者自己聯絡也方便得多，可以提高工作效率，最終有助展覽效益。

（9）特別服務。有些設備操作可能需要用水，需要電動力，需要壓縮空氣，需要煤氣，需要處理垃圾等。要事先了解清楚有無供應，并了解價格。一般比較貴。

（10）計劃、管理所花的時間。與日常工作混做，成本、開支難以計算。

（11）經營損失。一些小公司為參加展覽往往不得不停業，通常會造成生意損失。這筆損失應算入展覽費用。

與展覽相關的費用還有一些間接費用，是指為籌辦展出花費的人力、時間以及從其它預算中開支的費用，比如公關人員的工資、開會、差旅、交通、通信、文書（電話、傳真、復印等）、展品制作、展品包裝、展品所占用的資金等等。間接開支不屬于展覽預算，從展覽費用管理角度看可以省略不過問。但是從整體經營角度看，不論怎么開支都是成本，都涉及到效益。展覽有關人員，特別是項目經理以及上級主管必須心中有數，掌握間接開支情況是為了控制總支出、提高工作效率和效益，展覽結束后要從觀眾參觀人數，意向成交額和有效洽談等指標綜合衡量展覽會的效果。

好的預算可以提高工作質量和效益，可以作為參展效果評估的重要標準，并可以作為以后衡量企業營銷工作的重要參考。