高校辦公室工作人員素質淺析

摘 要：高校辦公室人員的素質決定著高校辦公室工作的效率和質量，而作為高校管理中樞神經的各部門辦公室，其工作能否有效開展決定著高校管理工作的成效甚至高校教育事業發展的走向。《高校辦公室人員素質淺談》從闡述高校辦公室人員的工作職責入手，進而分析為圓滿完成工作任務，高校辦公室人員應具備的各項素質，同時對高校辦公室人員素質培養的途徑做簡單思考。

關鍵詞：高校 辦公室 人員素質

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）01（a）-0-02

為保證高校管理工作適應新時期下的要求，充分發揮辦公室的工作職能，對高校辦公室人員的工作職責、應具備的素質以及培養各項工作素質的途徑進行分析和研討就顯得十分重要。

1 高校辦公室人員的工作職責

隨著我國高等教育事業的不斷發展、高校辦學規模的不斷擴大以及社會服務職能的不斷增強，作為高校管理中樞神經的各部門辦公室，其工作職能進一步強化，內政外聯，任務更加繁重。

新時期下，高校辦公室人員的工作職責主要包括：處理本部門行政綜合性事務，管理行政印章，負責公務活動的安排與接待；組織起草本部門綜合性行政工作的規劃、計劃、報告、總結和決議等文件；處理上級及有關單位、校內各單位發送的文件，負責本部門行政對外文稿、信件、公函的起草和發送；組織安排行政會議，做好會議記錄和紀要；督辦領導指示、批示、會議決議，組織協調有關科室的工作；協調本部門信息及統計工作，組織編寫各類年鑒、年報；負責辦公自動化系統及校園網主頁信息的維護；負責有關管理部門網上信息的收集和轉發；負責本部門檔案工作，協助學校檔案館開展歸檔工作；協調、組織本部門重大活動；協助本部門的財務管理、預算、決算、報銷等工作；協助領導組織處理突發事件；承辦領導和上級主管部門交辦的其他工作。

2 高校辦公室人員應具備的素質

工作任務的繁重決定了高校辦公室人員應具備過硬的思想政治素質和較強的政策理解水平、認真負責的工作態度和敬業精神、精湛的業務素養和管理能力以及與時俱進的學習能力和文化素質。

2.1 過硬的思想政治素質和較強的政策理解水平

高校辦公室人員應當具備過硬的思想政治素質和較強的政策理解水平，對各種政策和法規能夠較好地理解和把握，在貫徹和落實國家發展教育事業政策的同時也為本校的科學發展做出實際而且到位的

工作。

保密守則是高校辦公室工作人員必須遵守的工作原則之一，辦公室工作涉及一系列保密內容，只有具備較高的政治覺悟，堅持不該聽的不聽、不該說的不說、不該問的不問、不該抄的不抄，保守工作秘密，才能維護學校和教職工的合法

權益。

此外，辦公室工作人員有協助做好本部門的財務管理、預算、決算、報銷等工作的工作職責，對錢、物有一定的管理權、支配權和審批權，因此，辦公室工作人員必須做到克己自律，樹立正確的“金錢觀”，過好“人情關”、“廉潔關”，在物質享受、制度執行、人事管理、勞動紀律等方面處處嚴于律己、以身作則。[1]

2.2 認真負責的工作態度和敬業精神

認真負責的工作態度和敬業精神是各行各業工作人員都應具備的基本素質，但對于高校辦公室工作人員來說，面對千頭萬緒甚至很瑣碎的日常工作和頻繁的非工作時間的公務活動接待任務以及突發事件的處理任務，面對拋開家務犧牲休息時間超負荷的工作，敬業精神和工作態度就被凸顯到了極其重要的位置。只有把敬業精神放在首位，才能以工作為重，不計較個人得失，以飽滿的熱情投入工作，不怕困難，虛心請教，踏踏實實地做好本職工作；只有牢固樹立實事求是、嚴格要求的辦事作風，耐心細致的工作態度和一絲不茍的工作作風，恪盡職守發揚敬業奉獻精神，才能把高校辦公室的各項管理工作做細做好。

2.3 精湛的業務素養和管理能力

高校辦公室工作人員必須具備精湛的業務素養和管理能力，才能在臺前幕后做好自己的本職工作。在實際工作中，辦公室工作人員會不同程度地接觸到學校各部門及社會各層面的人和事，這就要求高校辦公室工作人員首先要熟悉學校的各項規章制度，熟悉各部門、各單位的職責與關系，更要熟悉國家的法律法規，尤其是高等教育相關的法律法規，立足于全局考慮問題、做好協調。

其次，作為紐帶作用的辦公室工作人員，領導的許多信息都來源于他們，這就要求辦公室工作人員及時掌握真實的第一手資料，為學校領導決策和解決問題提供有力的事實依據和合理化建議，同時，辦公室工作人員還要善于推測領導的意圖，把工作做在前面，以節省領導的時間，也有利于提高各部門的工作效率。

再次，頻繁的會議及接待，要求辦公室工作人員有良好的表達能力，語言精確，邏輯性強；高校各項事務及規定、精神的落實最終都要落實到紙面上，形成表述準確的文字材料。這就要求辦公室工作人員具備較強文字能力，熟悉公文寫作規范，行文簡練，用詞準確。作為高校對外的窗口，在代表學校對外交往中，辦公室工作人員要舉止得體，張弛有度，既要堅決維護本校利益，又要合理處理社會關系，樹立良好的社會形象。

最后，協調能力和管理能力是辦公室工作人員的正常開展工作的保證。上級決策一旦作出，辦公室既要主動當好吹鼓手，組織動員，加油鼓勁，主動協調，充分調動各級各部門的積極性和創造性；又要當好勤務員，為各級各部門執行決策鋪路搭橋、排憂解難，要善于根據領導的授權和意圖，按職責分工分解任務，也要機動靈活地處理分工不明確的問題，要進一步加強上下級之間、部門與部門之間的協調，理順方方面面的關系，為有力執行上級決策創造良好外部環境。

同時，在處理問題時要保持敏銳的洞察力，具備“見一葉而知秋”的能力，工作中的問題要做到早發現、早分析、早解決。堅持以科學發展觀為指導，充分發揮各部門的積極性和主動性，保證高校管理工作的順利開展和實施。[2]

此外，辦公室工作人員的業務素養還表現于處事要有寬闊的胸懷，要善于做人的思想工作，動之以情曉之以理，溝通感情，化解矛盾，能夠經得起當面責難和背后非議。

2.4 與時俱進的學習能力和文化素質

高校管理工作面臨的是不同學院、不同專業背景的人員，并且各大高校交叉學科的日益增多，這些都要求高校辦公室人員需要具備與時俱進的學習能力和廣博的文化素質。我們所處的社會是一個學習型的社會，我們工作的校園是一個學習型的校園，隨著現代信息量的無限增長，學科縱橫交叉，知識更新加快，辦公室工作人員只有與時俱進，不斷學習，不斷更新自己的知識才能適應時代發展的需要和辦公室工作的需要。高校辦公室工作廣泛的接觸面決定了工作人員需要具備管理學、心理學、統計學和檔案學等多方面廣博的文化素質，辦公室工作人員應該是個全才，或者盡力做到全才，知識面越廣，水平越高，工作質量就越高。[3]

3 高校辦公室工作人員素質培養的途徑

高校辦公室工作人員應在日常的生活和工作中注意廣泛涉獵各方面的知識，特別是新知識和與工作直接相關的知識。既要豐富基礎理論知識，也要隨時學習黨和政府的有關政策法規；既要通過報刊、書籍、網絡等媒介學習，也要向周圍的前輩、同事學習，不斷擴大自己的知識面，使自己成為專家面前的雜家。當然，上級領導部門也要為高校辦公室工作人員提供一些參加培訓、研討交流、走訪考察的機會，使之開拓眼界、武裝自己，提高綜合文化素質。

做好“傳、幫、帶”的梯隊建設是高校辦公室工作人員素質培養的捷徑。多數高校辦公室工作人員組成包含“老、中、青”三代，老同志經驗豐富，業務能力強；青年同志，尤其是剛剛接觸辦公室工作的青年人，精力充沛、工作熱情高，但工作經驗不足，業務不熟練。因此，老同志要愛護青年人，充分調動他們工作與學習的積極性和主動性，增強他們的責任觀念和團結協作意識；青年人要虛心學習，學習老同志的工作方式方法，借鑒成功的經驗，吸取失誤的教訓，努力提高自身的素質。

參考文獻

[1]姜健.高校辦公室工作人員的基本素質與培養[J].遼寧醫學院學報（社會科學版），2008，6（4）：68-69.

[2]潘敏.高校院系辦公室管理研究[D].武漢：華中師范大學，2001.

[3]聶國欣.新時期高校辦公室工作特點及人員素質要求[J].華北電力大學學報，2006，10（4）：135.