淺談計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理上的應(yīng)用

摘要：辦公自動化在當(dāng)今社會信息科學(xué)領(lǐng)域的進(jìn)步十分迅猛，其是一項(xiàng)融合各門學(xué)科的綜合技術(shù)，如今已倍受世界各國信息技術(shù)工作者的廣泛重視。企業(yè)辦公自動化也因計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使計(jì)算機(jī)軟件廣泛運(yùn)用于企業(yè)辦公自動化的管理工作中。就計(jì)算機(jī)軟件于企業(yè)辦公自動化中的應(yīng)用，我們淺析一番此技術(shù)給企業(yè)帶來的積極效應(yīng)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī) 軟件 企業(yè) 辦公自動化

中圖分類號：TP319文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）01（b）-0-01

為了提升企業(yè)自身競爭力，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)辦公自動化管理工作，愈來愈多的企業(yè)注重計(jì)算機(jī)軟件于企業(yè)辦公自動化方面的運(yùn)用，并且建構(gòu)適合本企業(yè)自身發(fā)展特征的計(jì)算機(jī)辦公自動化體系，促使企業(yè)充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息與技術(shù)，提升企業(yè)的生產(chǎn)效率，有效開展企業(yè)辦公自動化管理工作，獲得可觀的管理效益。企業(yè)全面開展辦公的自動化管理，是企業(yè)未來進(jìn)步發(fā)展的必然。

1 企業(yè)辦公自動化概述

從狹義角度來講，辦公自動化只局限文字的編輯與處理；局限文檔的管理及檢索等方面的內(nèi)容。從廣義的角度來講，辦公自動化是建構(gòu)在管理信息體系（Management Information system簡稱MIS）前提上，其辦公項(xiàng)目包含有決策支持體系（Decision Support system簡稱DSS）功能。辦公自動化學(xué)說的基礎(chǔ)系行為學(xué)門類以及系統(tǒng)、人機(jī)等工程學(xué)等，其直接采取的技術(shù)包括計(jì)算機(jī)、通信以及自動化等技術(shù)。所謂企業(yè)辦公自動化即企業(yè)采取Internet抑或Intranet技術(shù)針對企業(yè)辦公實(shí)行自動化管理.致使企業(yè)辦公職員的各種辦公事務(wù)逐漸由各類設(shè)備、人機(jī)信息體系來幫助完成，充分借助現(xiàn)代化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)信息，提升企業(yè)的效率。而且，辦公自動化系企業(yè)實(shí)施管理與履行決策的可靠依據(jù)。一個(gè)企業(yè)完善的辦公自動化體系包含四個(gè)環(huán)節(jié)，即信息的采集、加工、傳輸、保存。企業(yè)辦公自動化的中心任務(wù)就是針對企業(yè)各個(gè)不同領(lǐng)域各個(gè)不同層次的辦公管理者提供所要求的準(zhǔn)確信息，完成自動化模式管理。1

2 計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理上應(yīng)用的意義

企業(yè)辦公自動化原本就是一個(gè)逐漸成長進(jìn)步的概念，其充分借助了現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將計(jì)算機(jī)軟件運(yùn)用在企業(yè)辦公自動化管理方面，愈來愈受廣大企業(yè)的歡迎。計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理方面的運(yùn)用，讓企業(yè)辦公業(yè)務(wù)逐漸物化在現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)施中，促成了由辦公室管理者與設(shè)備一起組成的人機(jī)信息處理體系，從而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)期望的管理目標(biāo)，給企業(yè)帶來最佳的經(jīng)濟(jì)效益。計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理方面的運(yùn)用規(guī)范了以往舊的企業(yè)管理隨意混亂狀態(tài)，其給企業(yè)帶來的是管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及流程化，促使企業(yè)信息管理資源達(dá)到最大程度開放及準(zhǔn)確，此外，企業(yè)信息的傳導(dǎo)形式呈現(xiàn)的多樣化，促成了企業(yè)辦公自動化的扁平化

管理。

企業(yè)辦公自動化不但是信息革命的結(jié)果，而且也是社會信息化技術(shù)的根本保障。計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)用，協(xié)助企業(yè)辦公自動化促成了人、計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)信息于一體的管理體系，提升了企業(yè)管理水準(zhǔn)，給企業(yè)的長足發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。[2]

3 計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理上的應(yīng)用所帶來的積極影響

企業(yè)辦公自動化體系的實(shí)行，給企業(yè)辦公管理帶來很多的積極作用，主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

3.1 優(yōu)化擴(kuò)大了企業(yè)辦公環(huán)境 改善了企業(yè)辦公流程

計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)用，可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互相協(xié)調(diào)，一同合作，真正達(dá)到人機(jī)辦公體系的自動化。此外，各個(gè)企業(yè)之間借助運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件也建構(gòu)了互通橋梁，促成了跨地跨行業(yè)之間的相互交流及合作。可以預(yù)見，目前及未來一定會有愈來愈多的企業(yè)辦公室在實(shí)行自動化管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件。從改善企業(yè)流程方面分析，主要表現(xiàn)在如下兩個(gè)因素。

3.1.1 同步進(jìn)行

如企業(yè)工程部門與企業(yè)財(cái)務(wù)部門可以同步實(shí)行會審，企業(yè)工程部門注重在合同的工程方面的內(nèi)容，而財(cái)務(wù)部門則注重合同的資金方面地內(nèi)容。

3.1.2 可越過性

如遭遇比較著急的合同會審時(shí)，部分環(huán)節(jié)不確定一定要參與的環(huán)節(jié)可越過。[3]

3.2 企業(yè)管理成本的降低

計(jì)算機(jī)軟件于企業(yè)辦公自動化管理中的運(yùn)用，可以讓企業(yè)辦公所需要的材料逐漸大幅度降低，同時(shí)，計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)用，提升了企業(yè)辦公管理的效率，減低了辦工事務(wù)中無需去做的環(huán)節(jié)，壓縮了成本投資；而且也減低了企業(yè)辦公職員的成本。計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)用給企業(yè)辦公成本營造了節(jié)儉形式，為企業(yè)創(chuàng)造了顯著的經(jīng)濟(jì)效益。辦公自動化的實(shí)行對企業(yè)辦公成本的影響主要表現(xiàn)在如下兩個(gè)方面。

3.2.1 辦公成本

實(shí)行辦公自動化，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，能夠大幅度的節(jié)約辦公費(fèi)用。例如：平日往來函件、貨單傳真發(fā)送等，不但提升了傳遞速度，而且節(jié)約了復(fù)印方面所需紙張等。

3.2.2 交通成本

企業(yè)部門與企業(yè)、企業(yè)部門以及企業(yè)部門內(nèi)部因?yàn)榈赜虻木窒蓿嗷贤ú槐憷话阋驗(yàn)橐豁?xiàng)業(yè)務(wù)的達(dá)成，需車輛往來耗時(shí)耗油耗費(fèi)等成本很大。實(shí)行辦公自動化以后，部分業(yè)務(wù)可以利用互聯(lián)網(wǎng)授權(quán)實(shí)施，大大減低交通成本。[4]

3.3 激發(fā)企業(yè)創(chuàng)造力 辦公效率提升

運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理的宗旨就是促成企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及流程化等管理，把人從繁忙緊張的環(huán)境里解脫出來，最大程度的發(fā)揮人的創(chuàng)造力。促使企業(yè)辦公的效率的大幅度提升。企業(yè)實(shí)施辦公自動化運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件需要辦公職員具備掌握一定能力的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)能力，因此，企業(yè)每位員工一定要充分利用自己的創(chuàng)造力去實(shí)現(xiàn)自動化管理。

隨著辦公自動化理論深入研究以及信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動化體統(tǒng)將會在社會的各個(gè)領(lǐng)域得到更加廣泛的運(yùn)用。面對日益激烈的市場競爭趨勢，企業(yè)若尋求發(fā)展，獲得先機(jī)，處于不敗之地，就一定要實(shí)施辦公自動化管理，機(jī)動靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的先進(jìn)性，不斷提升企業(yè)的辦公的效率，為企業(yè)創(chuàng)造更加可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]施明，劉鏑.辦公自動化在企業(yè)的應(yīng)用[J].上海煤氣，2010（5）.

[2]呂迎春.計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用[J].信息與電腦（理論版），2011（6）.

[3]陳奇.辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用探究[J].城市建設(shè)理論研究，2012（13）.

[4]周麗平.淺談辦公自動化在中小企業(yè)管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)家天地：下旬刊，2011（6）.