探討醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展之路

摘要：檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中所形成的，用以留備查考的有價(jià)值的各種原始資料和歷史文獻(xiàn)。衛(wèi)生單位檔案是各醫(yī)療衛(wèi)生單位在長(zhǎng)期的醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)中所形成的各種有價(jià)值的歷史資料，是國家和衛(wèi)生單位的寶貴財(cái)富。衛(wèi)生單位對(duì)有價(jià)值的歷史資料進(jìn)行歸檔管理、開發(fā)和利用，從而為醫(yī)療衛(wèi)生管理服務(wù)提供了保障。本文通過對(duì)永城市人民醫(yī)院綜合檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查，以期了解目前綜合檔案管理狀況。從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前還有部分綜合檔案管理工作未能與現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生管理同步發(fā)展，存在問題仍待解決。

關(guān)鍵詞：檔案 醫(yī)院檔案管理

1 永城市人民醫(yī)院檔案管理目前存在的問題

1.1 管理體制未健全，沒有統(tǒng)一的管理模式

目前我院在管理模式上還未做到統(tǒng)一，由于檔案管理缺乏規(guī)范，不僅造成管理漏洞，還影響了檔案的綜合利用和信息開發(fā)，使計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段的運(yùn)用造成困難。

1.2 專職檔案管理人員少

我院檔案管理人員一身兼多職，常因兼職過多而無法將精力放在檔案業(yè)務(wù)上，同時(shí)對(duì)檔案法律法規(guī)、專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)不夠，法律意識(shí)不強(qiáng)，缺乏工作方法，隨意性強(qiáng)，使檔案工作管理處于被動(dòng)狀態(tài)。

1.3 檔案管理過度分散

我院仍沿用過往對(duì)檔案分散管理的方法，各科室或各部門各自保存檔案，沒有設(shè)置綜合檔案室，造成不少有價(jià)值的檔案散落在各專業(yè)部門，一方面使大量原始文件資料容易丟失，另一方面檔案利用率低。此外，分散管理還造成重復(fù)保管，造成庫房、人力、物力、空間等資源浪費(fèi)，檔案資料丟失情況時(shí)有發(fā)生，不利于醫(yī)院對(duì)整個(gè)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。

1.4 重管輕用，沒有發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用

受舊的管理模式影響，目前我院檔案管理存在重管輕用現(xiàn)象，檔案收集了，卻忽視了最為重要的檔案信息資源開發(fā)和再利用。

許多珍貴的檔案沉睡在檔案柜內(nèi)，體現(xiàn)不出其應(yīng)有的價(jià)值。

1.5 重病例檔案，輕其它檔案，綜合檔案管理工作相對(duì)滯后

病例檔案在醫(yī)院檔案管理中有著重要作用，我院對(duì)病案保管較為完善，能及時(shí)收集、歸檔、且有專人負(fù)責(zé)管理，體現(xiàn)出我院對(duì)此工作的重視，但是缺乏對(duì)其它檔案，如文書檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案等的重視，造成了我院綜合檔案管理的不完整性。

2 針對(duì)我院檔案管理目前存在的問題進(jìn)行分析和制定對(duì)策

2.1 健全制度，建立統(tǒng)一管理模式

2.1.1 由于醫(yī)院檔案工作具有其獨(dú)特性，因此要建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理模式，健全檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定的執(zhí)行納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中。

2.1.2 我院應(yīng)形成一個(gè)由分管院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主持具體方案，各部門負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員完成日常檔案歸檔管理事務(wù)的醫(yī)院檔案三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，這樣不僅有利于檔案的收集和開發(fā)利用，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作，還有利于醫(yī)院檔案的安全和完整。

2.1.3 我院應(yīng)建立醫(yī)院檔案、資料圖書、情報(bào)信息一體化管理模式，這不僅是醫(yī)院檔案動(dòng)態(tài)管理的需要，也是社會(huì)發(fā)展的需要。

2.2 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

重視檔案，培養(yǎng)專業(yè)人才，加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)，是重視和發(fā)展檔案事業(yè)的根本。我院可通過組織繼續(xù)再教育，積極參加檔案管理部門舉辦的實(shí)習(xí)班；鼓勵(lì)檔案員在職自學(xué)，加強(qiáng)新知識(shí)和有關(guān)知識(shí)的補(bǔ)充；大力開展檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，請(qǐng)檔案專家講課或組織檔案員外出參加學(xué)習(xí)來提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，同時(shí)要大力宣傳學(xué)習(xí)《檔案法》，從而提高醫(yī)院社會(huì)群體的檔案意識(shí)和法制觀念，使每個(gè)職工和領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理的好壞是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理是《檔案法》的要求，是檔案管理體系的核心內(nèi)容，是檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院具有門類多，載體多樣化等特點(diǎn)，因此，正確處理醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一與分散的關(guān)系，如圖書館、病案室、X片室、CT室等可列入檔案管理網(wǎng)，接受綜合檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.4 多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源

檔案管理的最終目的就是利用，就是使檔案發(fā)揮其潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。我院檔案管理工作者應(yīng)多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為我院各項(xiàng)工作，特別是為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)。

2.5 重視管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是指先進(jìn)設(shè)備的配置，還應(yīng)包括檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，管理思想的現(xiàn)代化，管理設(shè)備和管理技術(shù)的現(xiàn)代化。

3 實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理的具體措施

檔案管理走法制化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理的正確軌道已成為醫(yī)療衛(wèi)生單位現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。我院要想實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理的要求，主要要做到以下幾點(diǎn)：

3.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，完善機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)

3.1.1 成立綜合檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由單位負(fù)責(zé)人擔(dān)任主要領(lǐng)導(dǎo)，由各職能科室負(fù)責(zé)人擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組成員，從而對(duì)檔案管理工作實(shí)行全面領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一行動(dòng)，協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.1.2 成立綜合檔案室：綜合檔案室為辦公室隸屬部門，設(shè)置1-2名專職人員，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)檔案收集、歸檔、保管等管理職能，同時(shí)指導(dǎo)和督促各部門兼職檔案員的規(guī)范工作。

3.1.3 設(shè)立部門兼職檔案員：各職能科室設(shè)立兼職檔案員一名，主要負(fù)責(zé)對(duì)本科室在日常工作中形成的有價(jià)值材料的收集，定期上送綜合檔案室歸檔，同時(shí)對(duì)科室正在進(jìn)行中的資料進(jìn)行登記和保管。

3.2 建章立制

根據(jù)綜合檔案管理要求，制定各種管理制度，如：文書檔案管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、圖書資料管理制度、綜合檔案室管理制度，還制定：檔案管理分類方案、檔案管理崗位職責(zé)、檔案工作人員考核辦法等相關(guān)規(guī)定。

3.3 開張宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一是利用專題會(huì)議，對(duì)單位職工開展《檔案法》宣傳，使全體職工了解國家對(duì)檔案工作的法律法規(guī)；二是利用宣傳欄，重點(diǎn)宣傳開展檔案管理的意義和基礎(chǔ)知識(shí)，使職工對(duì)檔案綜合管理認(rèn)識(shí)不斷提高；三是邀請(qǐng)上級(jí)檔案專業(yè)人員對(duì)專職、兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；四是派出骨干人員參加各級(jí)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班及外出參觀，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平；五是將各種制度和規(guī)定匯編成冊(cè)，發(fā)至各部門學(xué)習(xí)，從而統(tǒng)一思想，為檔案管理規(guī)范化運(yùn)作打基礎(chǔ)。

3.4 改善設(shè)施，重視投入

按照檔案分類保管標(biāo)準(zhǔn)，把綜合檔案室分成文書檔案、財(cái)會(huì)檔案、專門檔案等區(qū)域，配備檔案工作必備的空調(diào)機(jī)、吸濕機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝具等現(xiàn)代檔案管理設(shè)備，為檔案管理提供較好的物質(zhì)條件。

3.5 突出“三率”，狠抓管理

“三率”指的是歸檔率、完整率、合格率。檔案管理是一門科學(xué)，要掌握檔案的規(guī)律，樹立現(xiàn)代化意識(shí)，以科學(xué)發(fā)展觀辦事，才能使醫(yī)院檔案工作向現(xiàn)代化管理發(fā)展。

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