富士施樂助政府“紅頭文件”輕松印

印有“紅頭”、“紅章”的政府公文通常被統稱為“紅頭文件”，作為上情下達的正式官方文件，“紅頭文件”是各級黨、政機關、企事業單位日常應用最廣、打印量最多的文件類型。特別在各種會議期間，“紅頭文件”的印制要求就更高了：不僅印量龐大，而且時間緊迫，通常要在短時間內完成高質量的印制和裝訂。

以往這類政府公文的印制，需要事先到印刷廠預印大量紅頭紙，當需要打印紅頭文件時，將預印好紅頭的紙放入打印機的紙盒，打印文件內容，之后再由人工完成折頁、裝訂、加蓋公章的工序。然而，這種預印紅頭的印制模式需要大量人工操作環節，不僅操作繁瑣、效率低，還要提前印刷大量紅頭紙，常常會出現紙張不統一、占壓庫存或庫存不足等各種問題。而當遇到一些需要收回或銷毀的機密文件時，還必須在文件首頁打印體現文件份數的序號以便記錄并追蹤其去向，這使得印制流程更加繁瑣。

富士施樂“政府公文解決方案”不僅最大程度地優化了“紅頭文件”的印制流程，大幅提升了制作效率，更重要的是將傳統繁瑣的手工操作環節轉化為電子化自動流程，自動完成紅頭、正文、公章、序號編注的一鍵打印輸出，并直接自動裝訂成冊，大大縮短了“紅頭文件”的印制時間。

采用富士施樂“政府公文解決方案”后，無需事先預印紅頭紙，利用富士施樂的一臺彩色數碼多功能機和一臺黑白數碼多功能機以及DocuWorks軟件就可以解決所有問題。當操作人員選擇“紅頭文件功能”并發送打印指令后，DocuWorks軟件會自動篩選黑白內頁及紅頭、紅章頁，并將黑白頁發送到黑白數碼多功能機的機密信箱，紅頭、紅章頁由彩色數碼多功能機直接打印，工作人員只需將打印出的紅頭、紅章頁放入黑白數碼多功能機的插頁器，再從機密信箱找出黑白頁選擇打印即可直接打印并自動制作成小冊子。這種全新的“政府公文解決方案”將以往需要7個人工操作步驟降低為1步，不僅有效提高了印制效率，更將出錯率降至最低，在提高政府辦公效率的同時，大大節省了人工及文印成本。

此外，“政府公文解決方案”還具有包括序號打印等諸多專為解決政府文件印制過程中的特殊需求的便捷功能。在為機密文件首頁打印序號時，只需設置編碼范圍、標識內容、字體和位置，就可以自動完成印有序號的“紅頭文件”的印制，省時又省事。目前，這些功能不僅在各級政府機關得到廣泛應用和好評，更在法院、銀行等對信息安全要求比較高的機構受到歡迎。

長期以來，具有豐富文件管理經驗的富士施樂一直致力于文件管理解決方案的開發，更與各政府機構及企事業單位密切合作，為其量身定制能滿足各種特殊需求的政府公文解決方案。富士施樂的文件管理解決方案和服務不僅得到政府等行業客戶的歡迎，富士施樂也因此陸續收到了來自政府客戶的表揚信，并榮獲了“2011年度政府采購優秀解決方案獎”、“政府文印之友”等多個政府機構頒發的獎項。相信隨著富士施樂“政府公文解決方案”的不斷普及，各政府機構也將不斷提升工作效率、降低文印成本，并逐步實現現代化的文件管理。