城建檔案信息化現狀與發(fā)展趨勢

◎ 姜中橋

一、全國城建檔案信息化現狀

城建檔案信息化包括了接收檔案時需要用信息化的手段接收信息，在管理過程中采用信息化的手段管理信息，在向社會提供利用時以數字化的方式提供信息。城建檔案信息化實際上涵蓋了一個檔案館主要的三個職能：一個是收，一個是管，一個是給社會提供利用。

信息化是一個系統(tǒng)的工程，包括五大體系：一是基礎設施的建設；二是信息資源體系建設；三是服務體系建設；四是安全體系建設；五是保障體系建設。這五大體系之間最基礎的設施是網絡建設、軟硬件的購置等，而檔案信息資源建設是最最核心的，我們的目的就是利用有用的檔案數字化信息向社會提供服務。打個比喻，城建檔案信息化建設就像一條高速公路，在這條高速公路上，專業(yè)網絡就像路，軟件硬件就像路上跑的車，信息資源就如同車上拉的貨，服務體系就如同目的地，安全體系相當于路上的巡警和保安，整個保障體系相當于整個高速公路的總調度。

檔案行業(yè)信息化的現狀是什么？總的概括就是：這個行業(yè)信息化的程度還比較低，而且發(fā)展不平衡。在一些大中城市信息化建設搞的非常好，專用網絡、軟硬件，全部數字檔案館建都比較好；相當一部分分的縣級城建檔案，還是非常的落后，基本停留在計算機打一個目錄的階段。

（一）基礎設施建設情況

1、互聯(lián)網、政務網、局域網建設情況：為數不多，情況不容樂觀。目前全國各地共有城建檔案館、城建檔案室近1700個，其中，地級以上城市城建檔案館250個。有人說60%左右的地級市城建檔案館、30%左右的縣級城建檔案室建立了獨立的門戶網站，實際上能夠搜到的只有100多個城建檔案館建立了網站、網頁，1/10都不到。

2、軟硬件配置情況：絕大多數地級以上城市城建檔案館通過自主開發(fā)或引進建立了城建檔案管理信息系統(tǒng)，對館藏城建檔案進行計算機管理；大多數縣級城建檔案管理機構處于手工管理狀態(tài)。

（二）信息資源建設情況

1、紙質檔案數字化情況：有相當一批城建檔案館開展了紙質檔案數字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數字化。武漢是全國全部館藏檔案數字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數字化。目前大部分為此種模式。

2、電子文件歸檔情況：有少數城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領域來看，僅限于工程領域，還沒有發(fā)展到建設系統(tǒng)業(yè)務管理。

工程電子文件歸檔有四種模式：

第一種，無軟件模式，如景德鎮(zhèn)、無錫市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點是簡便；缺點是沒有背景信息，不能前端控制，真實、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對接困難；成本高；占用空間大。

第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點是與檔案軟件對接方便，一定程度上保證了真實、完整、有效性；缺點是成本高，占用空間大。

第三種，“歸檔軟件+格式轉換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優(yōu)點是格式統(tǒng)一，便于保存和利用；節(jié)省掃描費用；節(jié)省存儲空間。缺點是仍不能取代一些文件的掃描。

第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優(yōu)點是更方便建設、施工、設計、監(jiān)理單位；缺點是需要協(xié)調，兩個軟件融合統(tǒng)一有難度。

（三）保障體系情況

政策法規(guī)方面：國家層面發(fā)布的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7 國家檔案局令第6號)；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號）；《國家電子文件管理工作規(guī)劃》（2011-2015）；住房和城鄉(xiāng)建設部2004年發(fā)布了《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》。

標準化建設方面：國家建設部門頒布了5個標準：《城市建設檔案著錄規(guī)范》（GB/T 50323-2002）；《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T 117-2007）；《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》（CJJ/T 158-2011）；《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T 187-2012）；正在修訂《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328）等。

（四）信息資源服務情況

1、信息化對檔案信息資源開發(fā)利用的作用：內部檢索。

2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統(tǒng)彼此獨立，互不相通，形成一個個信息孤島，沒有實現共享。目前沒有全國性和地區(qū)性的城建檔案目錄中心，沒有一個權威的中國城建檔案網站，更沒有全國城建檔案數據中心。城建檔案信息資源與相關單位和部門政務網的鏈接很少。

（五）信息安全管理情況

1、信息安全意識很強（上網檔案幾乎沒有），技術措施有待加強。

2、異地備份：各地開展了異地備份相關工作，按照住房和城鄉(xiāng)建設部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。

二、存在的問題

目前，全國城建檔案信息化存在以下問題：

法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數字化）在法律上沒有憑證作用，這對檔案界是個重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？

觀念陳舊。一是重要性認識不足。對信息化的認識僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現代化的名片沒有認識到；信息化是適應社會環(huán)境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對檔案館的壓力：公文，業(yè)務管理文件，工程資料。不能順應形勢必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對檔案館的壓力：如對地下管線的利用，不能發(fā)揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：

二是檔案是保密信息，不能上網、不能信息化。錯誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網。

三是沒有證據作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達到，由此導致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。

效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負擔。“甩掉圖板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負擔，反而增加了負擔。二是信息化對城建檔案館起到的作用不夠顯著。

動力不足。一是外部沒有用戶導向；二是內部沒有生存壓力。

三、信息化建設的發(fā)展方向

總體來看，城建檔案信息化發(fā)展方向有以下幾個趨勢：

（一）從檔案管理到信息管理。

城建檔案信息化是形勢所迫，全球信息化浪潮、電子計算機的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區(qū)別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調，領上路；信息管理要管檔案內容，你求我供，送到家。

（二）從筑建檔案庫到構建數據庫。

（三）從紙質檔案數字化到接收檔案數字化。

（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。

（五）從孤立建設到融合發(fā)展（數字化城管、數字城市、電子政務等）。

（六）從重視管理檔案到注重利用檔案。