水保工程檔案管理存在的問題與對策

黃元發，王孝清，賈建華

(1.邵陽縣水利局，湖南 邵陽 422100;2.邵陽縣檔案局，湖南 邵陽 422100;3.邵陽縣農業綜合開發辦公室，湖南 邵陽 422100)

水保工程具有投資大、建設工期和使用年限長、技術復雜、涉及單位多、涉及公共安全與公眾利益等許多特點。水保項目各建設階段形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，不僅是考證水保工程建設全過程的重要依據，是工程技術和工程驗收的最可靠憑據，而且在質量評定、事故原因分析、階段與竣工驗收、工程質量責任制落實等各個階段發揮著重要作用。尤其是在遭遇重大旱澇災害時，水保工程檔案是幫助各級黨委政府進行科學決策的重要依據。因此，水保部門和農業開發部門要切實抓好水保工程檔案管理工作。

1 檔案管理的“六不”問題

1.1 檔案室管理不規范

檔案室雖備有密集架、滅火裝置、計算機、掃描儀、除濕機、空調等設施，但因管理和執行不力，不能保證檔案管理達到防盜、防塵、防潮、防蟲等“九防”要求，導致一些檔案破損嚴重，甚至出現潮濕、霉變等。近年來，檔案管理方面最為突出的問題是沒有及時更新檔案管理軟件或系統，不利于水保工程檔案管理現代化的實現。

1.2 檔案借閱制度落實不到位

部分單位干部職工甚至領導查閱有關檔案時沒有履行借閱手續，調出的檔案往往不登記、隨查隨看，也不及時歸檔，導致一些檔案去向不明或丟失。

1.3 檔案資料收集不及時、不齊全、不準確

一些管理部門平時在項目建設過程中不注意及時收集、審核、整理資料，工程結束后為應付檢查驗收才臨時抱佛腳，組織大量的人力、物力進行突擊。由于資料收集不及時，造成原始資料遺漏、缺損，甚至散失，影響了水保工程檔案資料的質量。

1.4 檔案意識不強

有的領導不重視水保工程檔案管理工作，認為檔案可有可無，檔案材料由自己保管以后使用方便;有的認為檔案只要在需要用時能找到就行;還有的領導更關注工程質量、進度、安全等工作，忽視了工程建設過程中檔案資料的收集管理，往往是工程施工快結束了才突擊收集資料，導致資料不齊，而且真實性大打折扣。尤其值得指出的是，邵陽縣屬湖南省13個國家農業綜合開發項目實施縣，一些水保部門干部認為水保工程檔案是農業綜合開發部門管理的事，而農業綜合開發部門則認為檔案管理是水保部門的事，相互推責，誰也不注重檔案監管。

1.5 檔案管理人員不穩定

檔案管理人員變換過于頻繁或由其他人員兼職。兼職檔案管理人員疲于應付日常事務，沒有精力和時間投入檔案工作，更談不上加強業務學習、提高業務素質了。

1.6 不注重保護紙質檔案的原始性

紙質檔案與電子檔案的原始屬性各不相同。傳統紙質公文的形成，從擬稿、核稿、簽發、簽署或蓋章到擬辦、承辦、歸檔等一系列程序，每一份紙質公文在定稿上都有擬稿、核稿、簽發人的親筆簽名，在正本上也有簽署或公章，人們可以借助簽名的字跡和印章來確定水保工程紙質公文的原始性。電子文檔的形成，則是由擬稿者輸入電腦形成的電子文檔，它可以不斷地復制、粘貼、拷貝，并存儲在計算機等不同載體上，網絡傳輸時還有可能被黑客非法截獲或更改，而且不再有擬稿、核稿、簽發人簽名的字樣。在已歸檔的電子紙質檔案中出現了有的水保工程紙質紅頭文件連印章都沒有蓋的情況，嚴重影響了檔案的原始性。

2 檔案管理“六強化”措施

針對水保工程檔案管理中存在的“六不”問題，2008年以來邵陽縣水保局和農業開發辦采取了檔案管理“六強化”措施，收到了良好的效果。

2.1 強化檔案管理意識

一是工程主管領導要高度重視。要將檔案工作納入本單位工作計劃，納入領導干部崗位責任制，并把水保工程建設的建檔工作列為先進單位和領導政績的考核條件。同時，要明確水保單位“一把手”為水保工程檔案管理主要負責人，對水保工程建設中的檔案管理實行專人專職，做到一級抓一級、層層抓落實。

二是施工技術人員要高度負責。在水保工程建設中，一線施工技術人員會依據實際情況，因地制宜地進行施工，從而形成一些新工藝、新技術。施工技術人員要有強烈的檔案資料保護意識，及時將這些創新工藝的施工過程記載下來，并報送檔案管理員。

三是檔案管理人員要高度細致。水保工程檔案資料數據多、形式雜、涉及面廣，檔案中一個小小的數字、一句簡單的文字，都可能影響決策者的抉擇和部署。因此，水保部門檔案管理人員要有高度的敬業精神，對水保工程建設各個階段資料的收集和整理，切實做到認真、嚴謹、細致，確保不出現絲毫紕漏，并加強與工程管理人員、項目負責人和現場施工技術人員的配合，深入施工現場進行檔案業務指導工作。

2.2 強化檔案管理制度建設

施工階段，水保工程參建隊伍來自四面八方，多單位分工協作，工期少則半年，有的要2～3年，如果沒有統一管理和切實可行的規章制度，檔案工作會陷于被動和混亂，甚至發生檔案丟失對工程建設造成不利影響，這些都是必須避免的。水保檔案管理工作必須遵循《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《電子文件歸檔與管理規范》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等。要根據項目的實際情況，制定滿足行業標準和符合實際需要的文檔制度、流程和歸檔細則，既有相應部門或專職人員負責檔案資料的收集、整理、組卷、傳遞、借閱等事宜，又有相應的機制約束各參建方共同遵守執行檔案管理的各項要求和規定，以滿足水保工程施工需要和建檔、歸檔要求。同時，實施“誰形成、誰歸檔”也是避免檔案管理無序的有效手段。

水保工程檔案管理人員要在不違背《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等規章制度的前提下，認真做好水保工程檔案資料的借閱工作。同時，將在工程建設過程中采用的新技術、新工藝以及合理有效的管理模式等相關文字、圖片、錄像材料與他人分享，有效利用存檔資料，發揮檔案資料的使用價值。

2.3 強化資料的收集、歸檔、分類

要確保水保工程檔案資料的系統性和完整性，必須做好立項過程中檔案資料、建設過程產生的文件和資料、質量監理過程形成的系列資料以及整個工程建設過程中的重要事件記錄等的整理和歸檔工作。特別是在電子檔案發展迅速、信息技術不斷進步的今天，水保檔案管理要遵循“三同步”原則，即檔案工作與項目立項同步、與施工進度同步、與竣工驗收同步。在組建工程建設單位時，要同步設立工程檔案管理領導機構，配備專職資料收集人員，將工程各個階段形成的報告、批復、文件、合同、圖紙、往來函件及領導視察活動等資料悉數收集。因此，從工程建設開始，水保工程檔案管理單位就應根據國家檔案法和《水利部科學技術檔案管理暫行規定》，以及《重大建設項目檔案驗收辦法》的要求，結合項目實際，制定出詳盡的檔案整理、分類編號、竣工圖編制等制度，并及時將收集的資料進行歸檔，保障工程完工、竣工驗收前檔案驗收合格。

2.4 強化業務培訓和檔案管理隊伍建設

水保工程檔案管理人員要不斷加強業務學習，注重提高業務素質和工作能力，既要有檔案管理專業能力，善于計算機應用和網絡信息管理，又要有強烈的責任心。為此，水保部門要采取內培和送培相結合的方法，不斷提高檔案管理人員的業務水平。水保工程檔案管理工作是一項專業性、技術性很強的工作，尤其是隨著計算機等現代化技術在檔案管理中的運用，以及設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化，管理方法也要不斷改革，因此建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業人員隊伍至關重要。

2.5 強化工程檔案專項驗收

根據《水利工程建設項目檔案驗收辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》，水保工程的檔案驗收由項目竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責，項目法人、監理和施工單位均是被驗收對象。未經檔案驗收或驗收不合格的項目，不得進行竣工驗收。水保工程檔案驗收主要驗收建設項目檔案管理機構和管理制度是否健全，采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式檢查檔案的完整性、準確性和系統性，如《水利工程建設項目檔案驗收辦法》規定:抽查檔案的數量應不少于100卷，抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。

2.6 強化紙質檔案原始性

目前紙質檔案與電子檔案并存是對水保工程檔案管理工作提出的新要求。電子檔案的前身是電子文件或數碼圖像，通常以磁盤和光盤為載體，但由于容易消磁或記錄材料不穩定、易氧化等原因，電子檔案載體材料的壽命與紙質檔案載體相比要短得多，一般僅為5～15年。加之，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，因此在現在的技術條件下，一些具有憑證作用和法律效力的文件，如合同文件、工程量簽證、各類憑據和質量檢驗鑒定資料等還必須以紙質形式保存。考慮到電子檔案信息技術的易修改性，除了將重要的電子文件制成硬拷貝存檔外，還要復制成紙質檔案，以確保數據安全。由此形成了電子文件、紙質文件并存的“雙軌制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。為此，應通過“三要”措施確保形成兩套檔案:一要實施雙套歸檔保存，克服重電子文檔輕紙質公文的傾向，采用多種技術取長補短，建立雙套制歸檔保存制度。二要完善現行紙質公文處理制度，如公文擬稿、核稿、簽發人親筆簽名制度，正本公文與定稿放在一起的歸檔制度，特殊情況下(同一份公文印制份數較多)正式公文必須蓋單位公章。三要堅持領導人在電子文檔上親筆簽名。在進行電子文檔歸檔時，必須將應歸檔的電子文檔轉換成紙質公文，要求單位領導在每份電子文檔上親筆簽名。