在高校資產管理中應用ERP系統的探索

何秉榮

(廣東石油化工學院,廣東 茂名525000)

企業資源規劃 ERP(Enterprise Resource Planning)[1]是一個根據訂單對企業范圍內的資源進行規劃和財務核算的信息系統，其核心目標是優化企業資源，最大限度地降低企業成本，提高效率和效益，從而提升企業的競爭力[2]。企業的經濟屬性與ERP息息相關，近年來在企業中得到較大的發展。從某個角度來看，高校同樣具有其經濟屬性[3]，一方面，高校招收學生，經過培養，使之成為社會需要的人才輸送出去;另一方面，高校根據社會對人才的需求變化及時修改人才培養計劃 (生產計劃)，調整教學資源。可見，高校的“訂單”來自于社會對人才的需求，“采購”來自于教學、科研、實驗等各種經費的投入，其“庫存”體現在各種經費的投入是否過剩，投入過多會造成資源(或資產)過剩，增加教學成本，投入過少又不能滿足教學的需要，影響教學和科研。然而，高校在管理體制、產能結構、人文思想等方面與企業都有很大差別，有其獨特的行業屬性[4]，不能簡單地把企業ERP套用到高校管理中，其實施過程一定會有許多預想不到的困難[5]。雖然近年來ERP在企業有較大發展，然而ERP實施的成功率并不高[6]，更何況在高校實施ERP還處于探索階段。

為此，本文通過借鑒ERP成功實施例子和相關資料，認為ERP的分步實施[7]是較為可行的。由于資產管理是高校相當重要的環節，因此，在高校實施ERP的第一步應是資產管理信息化，將復雜的ERP實施項目分解為相對簡單的幾個步驟，既保證了ERP的整體性應用，又極大地減輕了實施的難度。

1 高校資產管理情況

高校資產管理的內容主要包括對每一物品從購置驗收、使用過程到最終報廢等環節的實時變動情況進行詳細的記錄，并確保資產管理部門、財務部門以及使用單位記錄數據的一致性，做到實物與記錄要相符。學校財務部門與資產部門之間存在賬物不符的現象，其主要原因有：(1)管理體制不完善，數據由使用單位提供，定期資產清查、盤點不到位；(2)部門間不協調，缺乏溝通；(3)相關部門都獨立存有相應的資產數據，其數據不能共享，成了“信息孤島”;(4)使用單位在使用過程中，對資產的變更（包括使用狀態、調動、報修、報廢等）很難及時反映到資產管理部門或財務部門中去，容易造成相關部門數據不一致。

2 ERP在資產管理中的實施方案

2.1 確定資產管理是ERP1的實施范疇

實施ERP的最基本條件是各個業務信息化[8]。在高校管理中把資產購置、教學資源、基礎設施建設、后勤服務、人才引進等所有為教學、科研和人才培養提供應用需要的業務工作劃分為“采購環節”；把教學、科研、人才培養的過程劃分為“生產環節”；把人才對社會的影響力、生源及其他收入源劃分為“銷售環節”。作為采購環節之一的資產管理，在高校資產管理中是一個重要的環節，在ERP開始時，把資產管理信息化作為ERP實施的第一步，實施起來也有一定的可行性(如圖 1所示)；作為采購環節中的一部分，資產管理同時也作為ERP1[4]的實施范疇，根據本校的情況在實施ERP時應做到：

(1)在資產管理信息化過程中，軟件開發人員與各業務科室密切配合，分析、改善業務流程。ERP的精華在于管理思想，其本身具有先進性，因此在實施時不能過多地改動ERP，而應改善原有的業務流程去適應先進的ERP管理思想，這一點部門間應相互協調。

(2)在資產管理業務信息化過程中，必須完成財務業務同步管理，將資產賬目、數據徹底計算清楚。因此，對在“資產管理”動作中產生的各種原始憑證能夠實時地生成記賬憑證，從而將業務發生的情況實時地返饋到財務中去，做到財務對業務的實時監控。

(3)項目負責人由學校一把手負責，應組織一支技術水平高、業務熟悉的軟件開發團隊，并提高各相關部門人員素質，使得相關人員對ERP有整體意識。

圖1 資產購置（管理）作為ERP1的實施范疇

2.2 建立資產數據庫

資產數據庫的基本信息如圖2所示(錄入界面截圖)。

此外，還應考慮資產的新增、變動、報廢的申請、取消等字段，以及資產管理部門的審批、審核、確認等字段信息。還有與財務對應的單據號以及記賬憑證號等字段信息，以便完成財務業務的同步管理。

2.3 應用功能界面

對于資產數據庫的管理應包括資產管理部門應用界面、使用單位應用界面和財務部門應用界面等，各界面主要功能有：

圖2 資產數據庫的記錄信息

(1)使用單位：包括資產申購、驗收、查詢、資產變動申請等。其中資產變動應包括資產的新增、修改、刪除以及資產的現狀、調撥、報廢等。

(2)資產管理：包括資產采購管理(含協議庫存采購[8])以及對使用單位資產信息變動申請的審批、審核等。

(3)財務部門：包括對資產購置、轉移、查詢、計提折舊、報廢核銷等功能。

2.4 設計原則

2.4.1 整體性原則

ERP實施是一項復雜的工程，其所需的軟、硬件投資是比較大的，特別是考慮到管理軟件投資的一些特點就更是如此。因此，在資產管理信息化設計過程中，需要一種整體的考慮，不能今天請這個做財務系統，明天請那個做資產管理。其結果必然是造成巨大的浪費。

2.4.2 權限

系統應對各使用單位（系、院、室）、資產管理部門設置相應的權限并建立相應的管理制度，以保證每一物品從購置、使用到報廢等環節的申報和申請，確保資產數據的有效性、及時性和真實性。

2.4.3 共享性

系統設計應在保證業務功能的前提下，最大可能地增強系統的共享性、實用性，盡量使用戶界面友好、操作簡便。因此,技術上可采用WEB三層式結構和B/S模式，客戶端以Windows作為操作平臺，采用統一瀏覽器操作。總之，資產數據庫應為資產管理部門、財務部門和使用單位所共享,如圖3所示。

圖3 資產數據共享

2.4.4 可擴展性

在資產管理信息化過程中，應有完整的概念。因此，在設計上應考慮系統的完整功能,各模塊應有對應接口，以便其他集成管理的添加和擴展，包括基礎設施管理、后勤管理、人才管理以及其他教學資源管理等。

2.4.5 建立評價體系

為配合ERP系統使用的有效性，應針對資產從申購、驗收、使用、報廢等環節以及ERP流程，建立完善的評價體系。主要有：

(1)資產預算率績效評價：在資產管理信息化建設中應把資產利用評價指標加入其中，進一步評價、分析資產預算的費用對改進教學、科研和培養人才所起的效果，如：就業率=畢業生就業人數/畢業生總人數×100%，畢業率=畢業生人數/學生總人數×100%等,以便實現“產出”與“投入”的預算。

(2)資產采購、變動、報廢的評價。

高校資產管理中實施ERP是一項重要復雜的工作，其重點在于如何將業務流程與ERP系統無縫接合，以及軟件技術上的擴展接口問題等。這需要根據實際情況制定相應的實施對策。俗語說萬事起頭難，對ERP在高校實施要從簡單、局部到復雜、全面。因此，本文從高校資產管理中實施ERP開始討論，并希望通過研究、探索不斷推進ERP在高校的全面實施。

[1]程昔武,紀綱.ERP系統實施的成本效益分析[J].中國管理 信 息 化,2006,9(5)：11-13.

[2]胡彬.ERP項目管理與實施[M].北京：電子工業出版社,2004.

[3]李劍芳.ERP在高校固定資產管理中的應用性淺析[J].改 革 與 開 放 ,2012(14)：37-39.

[4]崔曉陽.ERP123：企業應用 ERP成功之路[M].北京：清華大學出版社,2010.

[5](荷)諾伯特.韋爾蒂(Norbert Welti).成功的 ERP項目實施-SAP R/3[M].簡學,趙鳳山,譯.北京：機械工業出版社,2003.

[6]郭立甫.企業ERP實施關鍵成功因素分析[J].商場現代化,2006(5)：48-49.

[7]戚桂杰,張振森.ERP項目實施中關鍵成功因素的因果關系分析—以聯想ERP項目實施為例[J].經濟與管理研 究,2007,9(6)：67-71.

[8]畢子健,王翎穎.ERP協議庫存采購系統平臺設計[J].中國 電 力 教 育 ,2012,12(6)：136-137.