企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制探討

■胡 亮 貴州大學(xué)人民武裝學(xué)院

一、貨幣資金內(nèi)部控制的框架

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的過程是貨幣資金周轉(zhuǎn)并實(shí)現(xiàn)增值的過程，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，貨幣資金都起著不可替代的作用，同時(shí)，也是所有業(yè)務(wù)中發(fā)生最頻繁的，建立嚴(yán)格、周密的貨幣資金內(nèi)部控制流程對(duì)于健全企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制十分必要。

1.貨幣資金內(nèi)部控制的一般原則

企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制必須遵循內(nèi)部控制的基本原則，例如按照不相容職位分離原則設(shè)置會(huì)計(jì)崗位、出納崗位、復(fù)核崗位等，規(guī)定不同崗位的職責(zé)形成貨幣資金崗位責(zé)任制度。按照授權(quán)原則實(shí)施一般授權(quán)與特殊授權(quán)，規(guī)定不同層次管理部門的資金審批權(quán)限，做好資金收支與保管業(yè)務(wù)，明確對(duì)授權(quán)審批的審查稽核崗位職責(zé)與權(quán)限，定期進(jìn)行貨幣資金業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計(jì)等。

2貨幣資金內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)

(1)不相容職務(wù)的崗位分離。這是企業(yè)內(nèi)部控制的普遍原則，在貨幣資金管理方面集中表現(xiàn)為出納人員不能同時(shí)擔(dān)任會(huì)計(jì)記賬、稽核、檔案保管等崗位，出納人員負(fù)責(zé)單位資金的保管、收支，而其他人員不得從事資金的收支業(yè)務(wù)。銀行支票也應(yīng)保證保管人員與印章保管人員的分離，銀行支票可由出納保管，印章則由會(huì)計(jì)記賬或者會(huì)計(jì)復(fù)核人員保管。

(2)現(xiàn)金管理

①日清日結(jié)。企業(yè)現(xiàn)金應(yīng)按照備用金額度留存于企業(yè)內(nèi)，既不能備用金不足而影響正常使用，也不能長(zhǎng)期超過備用金定額。現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)要做到收支兩條線的分離，即不能存在坐支行為，要真實(shí)、完整的反映資金收支業(yè)務(wù)的真實(shí)情況。現(xiàn)金應(yīng)日清日結(jié)，在當(dāng)天現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)結(jié)束后進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn)，核對(duì)庫存現(xiàn)金與現(xiàn)金日記賬是否相符，并將超過備用金定額的部分交存銀行。

②統(tǒng)一管理。企業(yè)所有現(xiàn)金都必須通過現(xiàn)金日記賬核算，不得存在賬外現(xiàn)金，現(xiàn)金支出必須有嚴(yán)格的審批程序，不能存在白條抵庫，更不能設(shè)置小金庫。

(3)單證管理。貨幣資金支出控制要做好關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檢查控制，首先要保證發(fā)票和收據(jù)是否連號(hào)，這項(xiàng)工作可以通過檢查收據(jù)和發(fā)票的存根聯(lián)、記賬聯(lián)進(jìn)行，收據(jù)的領(lǐng)用和保管應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，支票的簽發(fā)也應(yīng)制定專人，并按照收據(jù)和發(fā)票的順序簽發(fā)。嚴(yán)格艷照資金使用范圍使用資金，正確使用現(xiàn)金和銀行結(jié)算。支票的簽發(fā)和印章應(yīng)齊全，否則應(yīng)拒絕支付，支票和印章不能由出納自己保管，不能提前在未使用的支票上簽名蓋章。任何資金支付必須依據(jù)合法有效的原始憑證作為依據(jù)，這也是各級(jí)審核環(huán)節(jié)的主要工作，款項(xiàng)支出憑證上應(yīng)加蓋付訖章。

(4)賬務(wù)處理。貨幣資金收支業(yè)務(wù)必須及時(shí)入賬，任何部門和個(gè)人不能開具收據(jù)憑證或白條收取業(yè)務(wù)款項(xiàng)，所有取得收入都要有完整的業(yè)務(wù)記錄并入賬，不能有賬外資金，不得開設(shè)小金庫，要做好現(xiàn)金盤點(diǎn)與現(xiàn)金日記賬的核對(duì)、銀行存款與銀行日記賬的核對(duì)，編制銀行存款調(diào)節(jié)表，跟蹤未到款項(xiàng)，核對(duì)賬實(shí)不符的情況并調(diào)查報(bào)告相關(guān)部門。

二、貨幣資金內(nèi)部控制的具體措施

1.貨幣資金收入業(yè)務(wù)的控制

會(huì)計(jì)人員在辦理收款業(yè)務(wù)時(shí)必須嚴(yán)格按照現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)程序，要求會(huì)計(jì)人員開具現(xiàn)金收據(jù)，交出納人員辦理，出納人員對(duì)現(xiàn)金收據(jù)填列項(xiàng)目、金額審核無誤后支付現(xiàn)金并加蓋現(xiàn)金收訖業(yè)務(wù)章，再將對(duì)應(yīng)聯(lián)交給客戶、留存、交由會(huì)計(jì)人員記賬。開具的收據(jù)應(yīng)保持編號(hào)的連續(xù)性，作廢的單據(jù)應(yīng)全部留存，聯(lián)數(shù)不能有缺失。

匯款業(yè)務(wù)不需要開具現(xiàn)金收據(jù)使得資金的監(jiān)控存在漏洞，有可能發(fā)生截留挪用的情況，為此，收件部門需要做好匯款收入清單，核查無誤后會(huì)計(jì)人員交送出納人員辦理取款或者存入公司銀行賬戶，會(huì)計(jì)人員根據(jù)銀行對(duì)賬單核對(duì)匯款是否交存銀行以及交存的金額，會(huì)計(jì)人員根據(jù)現(xiàn)金收入原始憑證與存款單核對(duì)無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理并編制收款憑證，并登記相關(guān)賬簿。

2.貨幣資金支付業(yè)務(wù)的控制

貨幣資金支付必須嚴(yán)格按照支付流程進(jìn)行。現(xiàn)金支付需要相關(guān)部門或者用款人提交申請(qǐng)，申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明資金用途、金額、支付方式以及相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證等方面的內(nèi)容，審批人員根據(jù)審批權(quán)限、相關(guān)程序?qū)ι暾?qǐng)人的資金使用申請(qǐng)進(jìn)行審批，不符合資金使用規(guī)定的應(yīng)拒絕批準(zhǔn)，不符合申請(qǐng)程序或者申請(qǐng)手續(xù)不完整的，應(yīng)退回要求其重新填寫。審批復(fù)核是資金支付的另一環(huán)節(jié)，要求復(fù)核人對(duì)資金支付內(nèi)容是否復(fù)核原始憑證提供的說明、審批金額是否與申請(qǐng)金額一致、審批程序是否正確、相關(guān)單證是否完備等。會(huì)計(jì)人員根據(jù)接到的申請(qǐng)批復(fù)單辦理會(huì)計(jì)核算、賬簿登記等會(huì)計(jì)處理，填寫支付憑證，按照支付金額大小和批準(zhǔn)權(quán)限交送負(fù)責(zé)人簽字審閱，最后交送出納人員支付。

3.現(xiàn)金控制程序

業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生情況開具發(fā)票或者將收到的發(fā)票等單據(jù)匯總，交由出納人員，出納收到現(xiàn)金后開具收款憑證或者付款憑證，并將記賬聯(lián)交會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)人員根據(jù)收付款憑證、現(xiàn)金存款單等做好現(xiàn)金賬、銀行存款及其他相關(guān)賬簿的登記。業(yè)務(wù)部門的零星支出而領(lǐng)用現(xiàn)金的需要填寫現(xiàn)金借款單，經(jīng)相關(guān)部門責(zé)任人批準(zhǔn)后可向出納支取現(xiàn)金，業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后根據(jù)取得的發(fā)票按照上述向會(huì)計(jì)部門報(bào)銷沖賬。

要按照國家規(guī)定的現(xiàn)金使用范圍來使用現(xiàn)金，這些開支項(xiàng)目包括職工薪酬、差旅費(fèi)、借款、結(jié)點(diǎn)以下零星支出等，超過結(jié)算額度的支出需要通過銀行結(jié)算核算。現(xiàn)金結(jié)算要一日一結(jié)，對(duì)于超過庫存現(xiàn)金額度的部分要及時(shí)交送銀行，并編制現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，堅(jiān)持現(xiàn)金收付復(fù)核制度，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。定期編制現(xiàn)金報(bào)表，由出納人員定期編制現(xiàn)金收支情況表，統(tǒng)計(jì)現(xiàn)金發(fā)生額，核查現(xiàn)金結(jié)存額和現(xiàn)金結(jié)存數(shù)，并分析現(xiàn)金使用過程中存在的問題，提高資金使用效率和資金安全。

4.及時(shí)進(jìn)行賬實(shí)盤點(diǎn)

企業(yè)要及時(shí)進(jìn)行賬實(shí)盤點(diǎn)，確保企業(yè)貨幣資金的安全，一般應(yīng)一日一盤點(diǎn)，貨幣資金業(yè)務(wù)的特殊性要求出納人員必須每日清點(diǎn)貨幣資金余額，清查當(dāng)日的貨幣支出金額、收入金額，登記現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬，確保每一筆支出都記錄完整、單據(jù)完全，確保每一筆資金支出都合法、合理，審計(jì)人員要定期、不定期對(duì)現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬進(jìn)行審核，確保資金賬簿與資金收支業(yè)務(wù)完全相符。

5.加強(qiáng)庫存限額控制

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行貨幣資金的備用金制度，確定合理的備用資金限額，既要保證企業(yè)正常的資金需要，又要避免在企業(yè)存放過多的現(xiàn)金，企業(yè)應(yīng)當(dāng)日將超過庫存限額的資金送存銀行，降低貨幣資金存放于企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，還能夠及時(shí)將資金集中，統(tǒng)籌使用，提高企業(yè)貨幣資金周轉(zhuǎn)率。

6.嚴(yán)格執(zhí)行崗位職責(zé)

實(shí)物隔離控制是采取妥善措施確保除實(shí)物保管之外的人員不得接觸實(shí)物的控制方法。比如，現(xiàn)金只能由出納保管，銀行承兌匯票也只能由一人專管，否則將導(dǎo)致責(zé)任不清，不法分子很可能會(huì)渾水摸魚，侵占貨幣資金。同時(shí)還應(yīng)采取選擇合格的保險(xiǎn)箱、選擇安全的場(chǎng)所等保障措施，以確保貨幣資金實(shí)物安全。

7.嚴(yán)格執(zhí)行崗位分離

建立內(nèi)部監(jiān)督制約機(jī)制，資金的管理人員要實(shí)行不相容的職務(wù)相互分離制度，合理設(shè)置會(huì)計(jì)、出納及相關(guān)的工作崗位，職責(zé)分明、相互制約，確保資金的安全。會(huì)計(jì)出納不能相互兼職，不得由一人辦理貨幣資金流通的全部過程。比如:會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)分類賬的登記、收支原始單據(jù)的復(fù)核和收付記賬憑證的編制.出納人員負(fù)責(zé)現(xiàn)金的收付和保管、收支原始憑證的保管、簽發(fā)銀行有關(guān)票據(jù)和日記賬的登記.內(nèi)審人員應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)收支憑證和賬目的定期審計(jì)和現(xiàn)金的突擊盤點(diǎn)及銀行脹的定期核對(duì)。

[1]張濤.信息化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制[J].開發(fā)研究,2012,(6):66-68

[2]王曉軍.中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的現(xiàn)狀與對(duì)策研究[J].特區(qū)經(jīng)濟(jì),2011,(12):87-89

[3]陳瑞峰.對(duì)企業(yè)建立和完善內(nèi)部控制制度的思考[J].財(cái)會(huì)研究2012,(10):71-73

[4]陳玉榮.基于公司治理的企業(yè)內(nèi)部控制研究[J].理論探討,2011,(06):69-70

[5]馬崇明,賈成.論現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制理論與實(shí)務(wù)的發(fā)展與完善[J].當(dāng)代財(cái)經(jīng),2011，(l2):75-77