高等學校采購內部控制存在的問題及對策

馬淑英

摘要：合理完善的采購內部控制制度是我國高等學校降低費用支出、保證學校正常運行的重要條件。本文針對目前我國高校采購內部控制存在的問題，提出了相應的對策建議。

關鍵詞：高等學校采購內部控制問題對策

著現代信息技術和管理理論的不斷發(fā)展，加之高等學校整體運作環(huán)境的不斷變化，導致我國高等學校采購業(yè)務原有的內部控制方法失去效力。合理完善的采購內部控制制度是我國高等學校降低費用支出、保證學校正常運行的重要條件。因此，制定新的環(huán)境下的內部控制方法就顯得更為重要。

一、高等學校采購的含義

采購業(yè)務是指高等學校購買物資或技術、服務及支付款項等需要進行的各項經濟業(yè)務活動。其中，物資主要包括高等學校的消耗材料、商品、工程物資、固定資產等。采購是高等學校正常運行的起點，既是高等學校的“實物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關聯。采購流程的環(huán)節(jié)雖不很復雜，但隱藏的風險卻是巨大的。

二、高等學校采購業(yè)務流程

總的來說，高校采購業(yè)務流程主要涉及編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應過程、驗收、付款等環(huán)節(jié)。上述采購流程適用于各類高等學校的一般采購業(yè)務，具有通用性。高等學校在實際開展采購業(yè)務時，應結合自身情況予以擴充和具體化。

（一）編制需求計劃和采購計劃

采購業(yè)務從計劃開始，包括需求計劃和采購計劃。實務中，學校各部門一般根據教學需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據需求計劃歸類匯總平衡現有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權限和程序審批后執(zhí)行。

（二）請購

請購是指高等學校教學經營部門根據采購計劃和實際需要，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

（三）選擇供應商

狹義的講，選擇供應商是指高等學校在研究所有的建議書和報價之后，選出一個或幾個供應商的過程。廣義的選擇供應商則包括高等學校從確定需求到最終確定供應商以及評價供應商的不斷循環(huán)的過程，也就是確定采購渠道。它是高等學校采購業(yè)務流程中非常重要的環(huán)節(jié)。

（四）確定采購價格

確保所購物資的成本，以期能確立有利的競爭地位，并在維持買賣雙方利益的良好關系下，使原料、設備供應銜接有續(xù)，確保教學活動正常進行。而如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，則是高等學校采購部門永恒的主題。

（五）訂立框架協(xié)議或采購合同

框架協(xié)議是高等學校與供應商之間為建立長期物資購銷關系而作出的一種約定。采購合同是指高等學校根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等與供應商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權利、義務和違約責任等作出了明確規(guī)定。

（六）管理供應過程

管理供應過程，主要是指高等學校建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學評價供應商的供貨情況，并根據合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應過程的情況。

（七）驗收

驗收是指高等學校按照驗收業(yè)務的流程對采購物資和勞務的檢驗接收，以確保其符合合同相關規(guī)定或產品質量要求。

（八）付款

付款是指高等學校在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應商辦理支付款項的過程。

三、高等學校采購業(yè)務內部控制存在的問題及原因

（一）采購計劃不真實，存在盲目采購現象

物資采購計劃是實施物資采購活動的主要依據，其影響涉及物資采購全過程，一經確定便不能隨意變更，但在實際工作中，物資采購計劃的編制還存在一定的隨意性，如不考慮市場供需形勢，不考慮交通運輸條件，編制采購計劃過大，不僅浪費人力、物力、財力，有時甚至還影響高等學校的教學活動。造成采購計劃不真實、不準確的主要原因是采購計劃不能根據教學計劃實行對應采購，采購人員為了完成工作任務或為了擺脫采購行為對教學的責任，對物料不能按教學需求采購，而是超需求采購物料。

（二）采購方式的選擇不靈活、不科學

目前高等學校主要采用招標、比價兩種方式進行采購。最初，通過招標和比價采購的確大幅度降低了采購成本，積累了豐富的供應商資源，但隨著高等學校自身的發(fā)展，僅僅依靠招標和比價兩種方式進行采購已經不能滿足提升采購效率和效益的需要。這兩種采購方式有一個共同的缺點，就是過多的關注短期收益，過多的關注單筆采購的價格，對采購的綜合成本考慮不夠。其結果是雖然單筆采購價格看似較低，但后期的使用成本比較高，致使采購總成本提高。這個矛盾在設備的招標采購中尤為突出。因此，選擇合理的采購方式不僅可以大大降低高等學校的成本，而且能帶來很高的經濟效益。但目前高等學校管理者對采購工作內部管理所帶來的效益不夠重視，不注意依據采購內容確定采購方式，尚未建立有效的、與時俱進的采購體系。

（三）供應商選擇不當

主要表現在：沒有建立對供應商的采購評估體系，不能對供應商做出全面、具體、客觀的評價，對供應商的管理只是主觀臆測。由于對供應成本缺乏科學合理的分析，在談判過程中只是簡單的壓價，或一律直接采取招標手段，當采購價格大大低于市價時，經常造成買方缺貨，或雖然獲得了采購合同，但由于一味追求低價格造成產品質量下降，導致經常性的退貨和各種費用的增加。

此外，高等學校與供應商之間缺少長期合作的思想，彼此缺乏信任，造成一些偽劣產品進入高等學校的采購市場，增加了采購工作的風險，導致采購方不斷更換供應商，不但增加了采購成本和采購庫存，而且還造成了嚴重的損失浪費。另外，高等學校與供應商的聯系主要由采購員單方面進行，由于缺少有效的監(jiān)督控制機制，隨著時間的推移，徇私舞弊的行為難免產生。

（四）驗收標準不明確，驗收程序不規(guī)范

大多數高等學校都設立了采購部門，主管采購業(yè)務并負責掌握供應商及供貨信息等資料。采購部門依據采購計劃進行詢價，從而確定采購計劃及候選供應商名單，并將其提交給上級主管部門審批，申請付款。實質上，上級主管部門、財務部門、質量檢驗僅限于對已發(fā)生的采購業(yè)務進行質量、數量、規(guī)格及價格等方面的一致性復核，而對采購前期工作如物料供應的市場調研、供應商的選擇、供貨談判及訂立合同等工作缺乏監(jiān)督。由于沒有建立規(guī)范的檢驗、驗收制度，或雖有明了的制度，但由于執(zhí)行不到位，導致制度成為一紙空文，采購人員與檢驗人員之間不能形成有效的控制。

（五）采購人員的綜合素質不高

采購人員對采購業(yè)務系統(tǒng)的學習和研究不夠，不了解所需產品的型號和規(guī)格（如儀器或儀表、配品或配件等）及其技術參數，不熟悉采購計劃的審核工作，對采購供應鏈管理知識了解不深，不了解市場資源和市場信息，不知道采購作業(yè)電子商務管理方法等。有的采購人員機械地執(zhí)行業(yè)務部門的采購需求報告，有些不該購的購了，該少購的多購了，產品規(guī)格不符合要求的也購了，嚴重影響到高等學校的采購成本和采購效率，造成很大的浪費。采購工作直接影響到高等學校整個教學業(yè)務活動的進程和質量。要搞好采購供應工作，人是關鍵。但目前各高等學校在選用采購人員時，只重視思想品德素質考察或只重視學歷水平的要求，而忽略了對采購人員專業(yè)知識、業(yè)務能力的培養(yǎng)，使得采購人員綜合素質不高。

四、加強采購業(yè)務內部控制的對策

針對高等學校采購業(yè)務內部控制存在的問題，筆者認為可以采取以下具體措施來加強采購業(yè)務內部控制的力度。

（一）加強采購計劃審計制度的落實

第一，教學、項目建設等部門，應當根據實際需求準確及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料，經專業(yè)技術部門研討后，經具備相應審批權限的部門或人員審批。第二，采購計劃是高等學校年度教學計劃的一部分，在制定年度教學計劃過程中，高等學校應當根據發(fā)展目標實際需要，結合實際情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應納入采購預算管理，經相關負責人審批后，作為高等學校剛性指令嚴格執(zhí)行。第四，定期開展庫存檢查，對無計劃、合同外采購品種、超儲品種，保管員應拒絕入庫。對查出的計劃外、無合同采購、超儲品種采購應追究責任，做到使用去向不明的不買，可買可不買的先不買，能晚買的不早買，能少買的不多買，從源頭堵住新的超儲積壓的產生，避免造成新的浪費。將儲備定額指標具體落實到計劃采購員和保管員，把實物管理與資金控制結合起來。第五，對由于設計變更、技術參數提報不準，造成采購計劃編報失誤，產生新的積壓的采購行為，要追究有關人員責任。

（二）推進戰(zhàn)略采購方式的實施

戰(zhàn)略采購是從戰(zhàn)略高度上來看待與供應商的關系，強調與供應商的整合。戰(zhàn)略采購注重“最低總成本”，而常規(guī)采購注重“單一最低采購價格”。通過戰(zhàn)略采購，可以彌補招標、比價采購方式上過于關注短期利益的不足。建立供應商資信檔案，根據供應商經營狀況、質量保證能力、供貨價格水平、資信等級以及產品使用情況的綜合評價等評出準入供應商，根據準入供應商的打分結果劃分等級，對不同等級供應商進行不同的供貨安排。與供應商進行運營整合，以實現在技術、成本、速度、質量、安全等方面總體價值的最大化。

1.集中采購管理，建立采購事務的集體決策機制。每年一定時間，高等學校應集中采購管理隊伍將眾多采購計劃進行集中，整合形成一個統(tǒng)一的采購計劃。由采購隊伍與供應商進行洽談，統(tǒng)一完成采購計劃。這樣既可以通過采購數量上的增加，形成規(guī)模采購，從而提高與供應商洽談的籌碼，獲得較優(yōu)的價格，降低采購成本，也可以集中庫存，避免質量驗收標準不一帶來的影響。

2.統(tǒng)一供應商的管理，加強采購內部控制制度。采購部門將訂單輸入電腦資料庫，如果是固定往來廠商，則由電腦訂貨系統(tǒng)向其下達訂單。如果不是固定廠商，則以訂單傳真和信函通知對方。廠商交貨給驗收單位后，驗收單位從電腦資料庫取出訂單資料，與所交的商品核對驗收。如相符，就將驗收合格資料輸入電腦，再由財務部門核對訂單、廠商發(fā)票與收貨情況，并付款給廠商；如驗收不符，也將驗收結果輸入電腦。如此，各相關部門都可以從電腦資料中隨時查詢和了解采購狀況。

（三）建立供應商評估體系

高等學校通常應當在確定供應商前展開多家詢價的過程。通過對眾多潛在供應商進行全面考察后，確定一到兩家供應商為高等學校供貨。這個政策本身就具有預防采購舞弊風險的作用。多家詢價可以提高找到最佳供應商的機會；集中供應商則可以擴大采購數量，達到降低采購成本和簡化采購管理的目的。傳統(tǒng)的采用眾多供應商供貨的辦法，雖然表面上看可以提高供貨的穩(wěn)定性，增加供應商之間的競爭，從而降低采購成本。但從長遠來看，對高等學校并不有利。由于供應商數量過多，每家得到的配額相應減少，其后果就是質量下降并且易產生舞弊行為。在保證供貨穩(wěn)定的前提下，集中供應商應當是預防采購舞弊風險的重要手段。把握好獨家采購與集中采購的度，是高等學校制訂采購政策要考慮的關鍵。

（四）制定規(guī)范的驗收程序和嚴格的驗收制度

主要管控措施：第一，制定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發(fā)票等原始單據與采購物資的數量、質量、規(guī)格型號等核對一致。驗收時涉及技術性強的、大宗的和新、特物資，還應進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超預算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構或人員應當立即向高等學校有權管理的相關機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理。此外，高等學校可以要求所有的采購單據都要及時在計算機中進行維護，使得業(yè)務的可追溯性增強，可隨時查詢任何時候與任何供應商發(fā)生的采購業(yè)務，并可以查出該筆業(yè)務進行的狀態(tài)，減少業(yè)務操作中的人為因素。

（五）提高采購供應人員的綜合素質

采購供應人員應具備的素質包括思想品德素質、知識素質、能力素質。思想品德素質要求采購人員做到胸懷坦蕩，大公無私，樹立良好的職業(yè)道德，把高等學校利益放在首位，嚴格把好進貨關。知識素質要求采購人員具備與采購任務相關的政策、法律知識、市場學知識、業(yè)務基礎知識、自然科學知識、文化基礎知識、社會心理等相關知識。能力素質要求采購人員具有成本分析和價值分析能力、協(xié)作能力、表達能力、預測能力。這些能力的獲得需要自身長期的學習、積累，同時也需要高等學校加強業(yè)務培訓。J

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