電子信息技術視角下的慈善組織機構管理研究

趙汝平

（河海大學公共管理學院 江蘇南京 210098）

近年來，慈善組織規模不斷擴大，人為地管理已經不能夠完全滿足其組織機構的需要，只有加大電子信息技術的運用，在信息技術的支撐下進行智能化、自動化的管理，才能進一步讓慈善管理上一個新的臺階。

1 電子信息技術管理概述

電子信息技術管理作為一項利用現代技術進行管理的手段已經被大量運用于各個組織管理中。該項技術的目的是能夠解放人力、腦力等，進行信息資源的智能化、自動化管理，強化管理的力度和精確度，加強關于數據、動態化管理以及未來趨勢的走向分析等。該項管理的手段主要是通過對信息技術的有效開發以及合理利用進行的。總的來說，信息技術管理就是通過信息科技實現對原先需要人為進行管理的工作，在整個信息管理的過程中，通過電子科技對信息的收集、加工和輸入、輸出，可以大大解放人們的勞動力，同時提升管理的精準程度。一般來說，信息管理主要包括四個方面的任務：首先是信息收集過程、然后是信息的傳達運輸過程，再次是信息的加工分析過程，最后是將這些信息進行儲存的過程。

2 電子信息技術在慈善組織機構中的應用

電子信息技術在慈善組織機構中的應用主要包括四個方面：首先是慈善信息的收集過程、然后是慈善信息的傳達運輸過程，再次是慈善信息的加工分析過程，最后是將這些慈善信息進行儲存的過程。下面就這幾個過程進行詳細的論述：

2.1 慈善組織機構的信息收集過程

信息的收集過程就是最原始的對初始數據的獲取過程。這個過程是最具有復雜性的工作，需要進行人力方面的使用，并且占用的時間較長。

在慈善組織機構的管理中，需要進行的信息收集工作有慈善組織人員的工作情況、慈善物資（包括慈善基金和慈善物品）的來源情況、慈善物資的使用、輸出情況等。在這里尤其需要注意的是，在慈善物資的管理中，并不是單純的進行輸入和輸出的管理，還要加大對物資使用情況的跟蹤跟進，以及尚未使用的慈善物資的儲藏管理等。這些信息都是需要進行長時間的跟蹤調查才能夠得到確切的消息，所以信息收集是一個比較艱苦的、需要長時期堅持并進行及時更新的工作。該項工作是后面所有工作的基礎，只有做好關于慈善信息的相關收集工作，才能將后續工作良好的開展下去。

2.2 慈善組織機構的信息傳輸問題

信息傳輸指的是在信息收集之后的后續工作中，將收集到的信息進行及時有效的傳遞，將信息以最快捷的方式送到信息需要者的手中。在以電子信息為主要傳輸工具的今天，慈善組織機構的信息傳輸問題主要由信息技術進行傳輸，這保證了信息傳輸的速度和精準程度，在一定程度上也加快了后續信息加工工作的進程。

需要注意的是，在慈善信息的傳輸過程中，要首先保證慈善信息的準確性。這是在信息收集的基礎之上進行的工作，信息傳輸的工作人員雖然沒有全程參與慈善信息收集的過程，但是在信息收集的過程中，信息傳輸的相關負責人最起碼應該對信息收集的流程有一個大體的認知，這樣在進行慈善信息的傳輸工作時，才會起到一個監督的作用，不至于將重要的數據或者名稱等弄錯。

慈善信息傳輸還要注意慈善信息的保密性。這是非常重要的一點，關系到整個慈善操作的穩定性?，F在的慈善機構名目眾多，無論是捐助者還是被捐助者，有些信息是不能隨意透露的，在一般的慈善信息中，都會包括信息者的聯絡方式、捐助物資的數目和形式等，一旦這些信息被泄露出去，必將造成眾多的困擾，甚至被不法分子利用，造成一些安全事故。在慈善信息的保密工作方面，這要求信息傳輸人員首先要有足夠的忠心和責任心，明白自己的工作關系到眾多方面的進展等；其次要具備一定的保密技術技能，比如進行文件加密、及時進行文件的銷毀等等。在文件加密方面，信息技術的發展為此提供了較多的選擇，可以選擇用文件夾加密超級大師等軟件，將這些軟件進行安裝后，在需要加密的文件夾上單擊右鍵、設置密碼就可以選擇加密了。或者可以選用WINDOWS系統自帶的加密功能，具體的操作步驟如下：對想要進行加密的慈善信息文件夾右鍵單擊然后單擊“屬性”，在“常規”選項卡中進行“高級”選項的選擇，然后選中“加密內容以便保護數據”復選框，就可以加密了。

慈善信息的傳輸還 要注重信息的傳輸及時性。慈善信息只有及時準確地送到需要者的手中才能發揮作用。

2.3 慈善信息的加工過程

慈善信息的加工主要包括慈善信息的統一整理以及慈善信息內容的處理兩個方面。在進行信息的分析之前，要首先對慈善信息進行科學的篩選和判別。在上文中提到，慈善信息的收集是后續工作的基礎和后盾，雖然在進行慈善信息收集的過程中盡量利用科學合理的方式進行，但是在信息加工之前，還需要進行這些信息的篩查整理，以便于進行下一步操作。

經過信息的篩查處理，就可以進行慈善信息的分析和研究。這主要通過電子科技中的自動整理功能進行，可以為這些信息劃定不同的標準，通過關鍵字查找等方式進行信息分類，這樣，就能夠方便工作人員進行信息的及時有效地利用，同時可以通過數據庫中的動態監測系統看出這些信息的變化情況，了解慈善工作的走向，便于管理人員進行方針政策方面的制定等工作。

3 電子信息技術在慈善組織機構管理中出現的問題及其解決措施

3.1 電子信息系統的建立后得不到充分利用

由文章中可以看出，在慈善機構的管理中，電子信息技術系統發揮著巨大的功效，只有將這些系統建立起來然后進行充分利用，才能實現真正的信息方面的及時溝通。在一般情況下，要想在慈善機構中建立相應的電子信息系統，是需要進行大量的資金投入以及相關技術人員的支撐的。但是在現實情況中，很多慈善機構在建立信息系統之后，難以得到充分利用。最主要的原因除了缺乏相應的專業技術方面的人才之外，還因為很多慈善機構的內部管理和運營難以支撐起龐大的信息系統的運營負擔，這就造成了電子信息系統的大量閑置問題。一般情況下，電子信息系統在慈善機構管理中的應用可以包括很多方面，比如慈善組織人員的工作情況、慈善物資（包括慈善基金和慈善物品）的來源情況、慈善物資的使用、輸出情況等，這些方面如果能夠被運用到位，就可以進行很便捷的管理工作。但是在現實中，很多工作都得不到有效的信息管理，尤其是慈善物資的使用情況，這一點是支撐一個慈善機構運轉的重要工作，慈善物資的使用情況應該包括資金的投入使用、被資助人的信息情況、剩余資金物品的儲存情況等。有一些物品是需要進行及時處理的，一旦沒有及時處理，就有可能造成物品的積壓甚至毀壞，造成人們愛心的浪費，達不到慈善的目的。電子信息系統的建立有的時候是徒有虛名的，在大量的占據財力的情況下卻不能得到積極有效的運用，是對慈善組織機構財力的巨大浪費。

3.2 電子信息系統整體性較差

上文提到，電子信息系統在慈善機構管理中的應用可以包括很多方面，有的時候這些技術都是獨自存在的，沒有很好地進行整合和聯系，比如慈善物資的輸入輸出情況是需要進行相互關照和對比的，但是在現實中，有時候會出現這些工作關系之間的脫節現象，使得電子信息系統在慈善組織機構中的作用減弱，整體性得不到體現，在進行相關慈善信息的輸出、管理中，難以進行統一聯系和分析，降低了信息分析和傳達的精準程度，因為一些慈善信息無法共享，或者存在監管訊息傳達不順暢的問題，當各個獨立的子系統之間沒有緊密聯絡的時候，就會造成慈善信息不通暢的問題，既有可能造成慈善事業的運行失誤，影響整體慈善機構的作用效果。

3.3 加強電子信息技術在慈善機構的應用

既然建立起整體的電子信息技術，就要進行相關的利用，不要棄之不管。慈善組織機構在接受社會人士的捐贈以后，可以運用相關的技術對捐贈人的信息進行編號，這樣便于及時對捐贈數據庫進行更新和管理，等捐助者進行下一次捐助的時候，可以通過調用數據庫查找上次捐助的信息，可以為多次捐助的人員進行獎勵。

4 結語

經過文中的探討可以得知，在慈善組織機構的日常管理中，電子信息技術發揮了巨大的作用，并且將要漸漸成為最主流的慈善機構管理方式。電子信息技術在慈善組織機構管理的應用中，不可避免的會出現一些問題，這就需要相關的管理人員進行自我調整的同時，加強電子信息技術的發展，爭取能夠將組織管理盡早納入自動化、智能化的條件中，加強組織管理的力度。為慈善組織節約人力資源等方面提供堅實的后盾。

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