集團型企業集中管控模式下的檔案管理系統研究

李春艷

摘要：本文介紹了大型集團化企業集中管控模式下檔案管理面臨的主要難題，以及中國石化作為大型集團企業為解決這些難題所采取的集中式和分布式相結合的管理模式、檔案信息化的總體目標、檔案系統的總體架構。

關鍵詞：集團企業集中管控檔案信息化檔案系統

與單個企業相比，集團型企業檔案材料種類更加繁多，內容更加豐富，檔案管理任務更加繁重。由于分子公司眾多而呈現跨地域分散性和業務水平不均衡等特點，因此，作為集團型企業整體檔案管理信息化建設，其復雜度和挑戰要遠大于單個企業的檔案管理系統。集團型企業檔案信息化體系建設必須遵循企業檔案信息化管理模式和架構才能符合集團型企業管控模式和戰略需求。

一、集團型企業檔案管理面臨的問題

作為中國最大的能源企業之一，中國石化在世界范圍內擁有百余家分子公司、機構，不僅數量眾多、地域分布廣泛，而且業務差異性較大，檔案信息化建設面臨的主要問題如下：

1.檔案系統部署模式分析

為了符合集團檔案“統一領導、分級管理”的管理模式，僅靠各分子公司分散的檔案系統，難以實現集團層面檔案的集中管控和統一領導，發揮不了企業檔案的整體優勢，制約了檔案信息作為知識資源的開發與利用。

集中式模式適用于中國石化實際情況。總部與各分子公司采用的是星形拓撲結構，平均帶寬有限，且需要同時支撐財務、執行決算、MES等多套業務系統的正常穩定運行。電子檔案一般數據量多且單份檔案較大，勢必會對骨干網絡產生很大壓力，導致檔案系統響應速度過慢。

2.歸檔業務系統多樣

目前，集團已形成以ERP為核心的經營管理系統，以MES為核心的生產營運系統，以及OA電子印章辦公系統等。另外，各分子公司也根據自身需求建設信息化系統。有的分公司的信息化系統達到幾十套甚至百余套。

不同系統的數據或內容存儲方式不同，有的采用內容庫管理，如lotusNoes、SharePoint或Documentum；選用的數據庫也各不相同，如Oracle、SQLServer、MySql等。業務系統的部署方式也不相同，有的是集中式，所有分子公司的數據都集中存放在總部；有的是分散式，數據存儲在企業本地。

3.利用與共享需求困難

中國石化是上中下游一體化的集團化企業，各油田、煉化或銷售等企業業務具有較強的可借鑒性。因此，實現跨企業之間檔案資源的共享與利用，有助于提高集團公司整體檔案資源價值，使企業在競爭中獲取優勢。因此檔案系統就要改變被動服務的局面，主動開展多種形式的檔案服務，實現檔案資源跨公司的借閱和利用。

4.管理與運維需求

檔案信息化的建設是一個持續改進和完善的過程，作為統一規劃建設的檔案管理系統，必然會提出不同的問題、意見和需求。另外，機構重組、崗位調換、人員流動等導致檔案人員身兼數職或頻繁調崗，給檔案信息化管理和運維工作帶來很大壓力。

二、集中管控模式下檔案管理系統的網絡架構

基于上述原因，大型集團化企業的檔案管理需要以技術手段實現集中管控、分級管理的管理模式，在整個集團內部建立了統一的檔案管理平臺，實現規范、制度、視圖、類別、流程等的統一管控，各分子公司在此基礎上，可進行個性化定制，以滿足本公司不同業務形態下的檔案管理需求。在集中管控的前提條件下，對檔案資源采用分布式存儲架構，利用分布在各企業分公司本地的獨立服務器分散存儲負荷，不但解決了傳統集中式存儲中單純存儲設備的瓶頸問題，且規避企業與總部之間的網絡條件的制約。基于統一的檔案管理平臺，可實現集團內部檔案資源共享平臺，在權限允許的條件下，以安全的模式最大限度的滿足各分公司之間檔案資源的共享，充分挖掘利用檔案資源的價值。

為實現功能需求，檔案系統架構應該采用目錄集中、原文分散的方式部署，具體網絡拓撲架構圖如圖1：

各企業的電子原文保存在企業本地平臺中，目錄等數據保存在企業本地緩存數據庫中，所有歸檔數據集中同步至總部，在總部核心系統內對機構、用戶等進行統一管理。各企業利用時不依賴總部至企業的骨干網。

檔案管理系統在總部分生產、支持兩個環境。其中生產環境滿足檔案管理系統的部署及運行，支持環境用于系統的開發、測試、項目管理、業務培訓。企業生產環境為企業檔案業務實際操作環境，確保企業日常檔案操作的真實、有效、可靠。

三、檔案管理系統的建設目標

確定了集團檔案系統采用目錄集中、原文分散的網絡架構后，還需要解決歸檔業務系統眾多、數據結構不同和檔案信息共享利用困難等問題。為此，中國石化提出檔案管理系統建設的總體目標為：實現檔案管理向知識管理轉變。即建立一個平臺（內容管理平臺），一本手冊（制度體系），一支隊伍（運維支持）；實現由傳統檔案管理向企業內容管理轉變，最大限度的保存企業生產經營改革發展所形成的各類文件材料；構建企業內容管理平臺，實現信息資源共享。

為了達到這一目的，檔案信息化工作采用分階段、有步驟的方式，初期的具體目標為：建立自上而下的統一檔案管理系統，實現檔案信息資源的采集自動化、存儲安全化、管理科學化、利用便捷化、服務人性化。具體工作如下：

1.制定統一的檔案信息化建設標準規范。通過建立統一檔案系統規范企業檔案管理業務流程，達到流程一致。

2.實現檔案系統與業務系統的有效銜接，在線接收ERP、OA、財務系統形成的需歸檔電子文件。

3.提高檔案的開發利用水平，進一步增強檔案利用效率。

根據上述目標，這個檔案系統需依托內容管理平臺，可以在線接收ERP系統、公文管理系統、財務管理系統等外部業務系統形成的需歸檔電子文件，除了具有傳統檔案管理系統具有的基本功能外，還要有強大的開發利用功能，為檔案管理向內容管理和知識管理轉變提供便利，系統功能總體架構圖如圖2：

1.業務模塊

（1）客戶訪問：可使用專業客戶端與瀏覽器訪問目標系統各種業務功能，包括檔案歸檔、保管、查詢和借閱等，以及編研和其他協作功能，如文檔協作、交流討論及信息發布等。

（2）業務應用：采用持久層應用架構，充分發揮C/S架構高性能與B/S高便利性的特點，利用Web服務的優勢；AJAX技術實現頁面的無刷新和更好的用戶體驗；緊密結合檔案業務，開發檔案收集整編、統計、利用、系統管理等功能。

2.歸檔接口

（1）可以在線接受ERP、OA、財務等系統形成的結構型和文本型數據，并將這些數據轉換成通用標準格式存儲在檔案系統。基于SOA架構的統一數據交換接口：面向服務的數據交換總線；基于SOAP和XML的統一消息格式。

（2）基礎服務層：基于電子文件管理平臺實現文檔管理服務。

3.內容管理平臺（1）公共組件：基于成熟的內容管理平臺，實現文檔的安全、方便管理；采用NetTiers數據持久層技術，快速、方便交互檔案數據，并能本地緩存，提高用戶訪問速度。基于Lucene全文檢索引擎，方便用戶檢索檔案業務相關資料；依托中國石化統一目錄服務實現多級別、分布式人員權限管理。

（2）基礎服務層：服務器操作系統采用WindowsServer 2008；基于Oracle 11g數據庫系統實現業務數據存儲；基于電子文件管理平臺實現文檔存儲和全文檢索等功能。

中國石化作為大型企業的典型代表，為了適應集團型的檔案管理系統整體建設，充分吸取國際先進經驗與內容管理模式，并考慮到集團型企業的檔案管理模式、基礎物理設施、以及檔案資源的定位和價值，實現了集團型企業集中管控模式下的分級檔案管理。因此，對于分子公司眾多、地域分布廣泛、業務復雜性較大的大型集團化企業的整體檔案管理建設，具有重要的推廣價值和借鑒意義。

作者單位：中國石油化工集團公司辦公廳檔案處