淺談如何加強高校成人的學籍檔案管理

韓國曄

（集寧師范學院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

1 引言

由于高校成人教育與普通高等教育相比有其特殊的一面，所以就造成了高校成人學籍檔案的管理工作更加復雜與多樣.就目前的發展形勢來看，學籍檔案對高校成人來說越來越重要.很多企業在招聘時加強了對學生學籍檔案的重視.雖說在學校的成績不能代表將來的成就，但是在他們看來，因為學籍里記錄了學生在校期間的大致表現，通過學籍檔案就可以在一定程度上，了解到這個學生的對待學習態度以及參加活動的積極性等方面的信息，由此來判斷個人的責任感、學習能力和適應工作的能力.本文著重從高校成人學籍檔案管理的重要性出發，來分析高校成人學籍檔案管理工作中所存在的問題.隨后針對出現的問題，再提出完善高校成人教育的學籍檔案管理工作的意見和建議，實現加強高校成人學籍檔案管理的目標，進而推動高校成人教育的發展.

2 高校成人的學籍檔案管理中存在的主要問題

盡管學籍檔案對學生來說很重要，但是很多學校的有關人員甚至于學生自己都沒有充分認識到這一重要性.由于檔案意識的缺乏而造成的管理不到位、檔案資料不齊全等現象普遍存在.再加上高校成人教育本身的特殊性，這就加重了檔案管理工作的難度，使高校成人的學籍檔案工作中存在很多問題與漏洞.

2.1 在高等學校，成人教育工作不如正規的普通高等教育工作受重視，主要有如下幾項表現

2.1.1 成人教育在某些高校看起來與普通高等教育是一樣的，但是眾所周知，很多學校都沒能打破將成人教育工作看成是對正規教育工作的補充這一潛規則.在這種教學理念背景下，成人教育往往不會受到學校領導的重視，更不用說學籍檔案管理工作了.因此，高校成人的學籍檔案往往就會受到忽視，使其成為學校管理工作中被埋沒的一部分.

2.1.2 高校成人教育無論是學生的學習方式還是教師的授課方式都與普通高等教育有所區別.從時間上來說，高校成人教育比正規教育的學習要緊張，學習任務也要重得多.所以，學生和學校就把主要的精力和大量的時間都放在了學習和授課上.因此，對成人的學籍檔案管理工作抓得不嚴，致使檔案管理者在工作態度上就會比較松懈，造成高校成人學籍檔案管理工作不到位的現象普遍存在.又因為檔案管理工作是教學工作的重要組成部分.所以，這種態度與做法，不僅僅只是關系到學生學籍檔案管理工作的好壞，更重要的是從客觀上影響到了高等學校的教育教學質量.

2.2 檔案管理制度欠缺

政府雖有出臺關于高校成人教育的有關規定，但是并沒有專門強調過學籍檔案管理制度的重要性.各大高校更是沒有意識到這一點，沒能建立一個健全的系統來有組織、有次序的對學生的學籍檔案進行管理，沒有從實質上來加強本校的學籍檔案管理工作.有的學校雖然有制定相關的制度，但是在實踐上卻與之完全脫節，甚至有的學校在制定規章制度之時就沒有結合本校實際，使規章制度成為擺設，致使檔案管理工作無章可循、無制度可依.所以，導致本就不受重視的檔案管理工作更加隨意化了，這就大大地降低了學籍檔案的權威性和有效性.

2.3 缺乏專門的管理機構

管理機構是進行管理工作的重要前提.然而，只有少部分學校的學籍檔案管理機構是比較健全的，很多高校都沒有設置專門的檔案管理機構，致使在學籍檔案管理工作中沒有專門的管理人員，連普通高等教育的學籍檔案都沒管理好，更別說成人教育的學籍檔案了.這種做法是對成人學籍檔案不夠重視的、是對其重要性缺乏理解的表現.認識不足，就不能夠將管理行動落實到實處.

2.4 學校和學生的學籍檔案管理意識不強，導致檔案資料不全

學生在填寫學籍檔案的時候，往往會因為缺乏應有的檔案意識，而造成瞎填或不填的現象，這就直接造成了檔案數據缺乏準確性，檔案資料規范性不足等問題.出現這種問題，不光是學校自身的責任，也是因為學校有關人員也沒有意識到它們的重要性，沒能對學生強調學籍檔案對以后會造成什么樣的影響，以及資料不全會造成何種后果.

2.5 學籍檔案管理人員業務素質水平低下

學籍檔案管理人員業務素質水平決定的工作效率的高低，會對學籍檔案管理工作產生直接影響.傳統的學籍檔案基本是采用紙質的，工作人員只需簡單地對這些文件進行保存.所以學校一般會把學籍檔案管理工作交給一些素質水平不是很高的人員.然而，隨著信息技術的發展，學籍檔案管理手段也有了相應的改革.網絡化逐漸運用于其中，這就提高了對管理人員素質水平的要求.而現階段管理人員水平還基本停留在過去紙質化時代要求的層次上.管理人員素質不高的情況，直接妨礙了學籍檔案管理工作的改革與發展.

3 加強對高校成人的學籍檔案管理的必要性

首先，從學生個人角度來看，學籍檔案管理作為高校成人管理服務的有機組成部分，是學校重要的資源，是對比成人在接受高等教育后，教育知識與能力提升程度的數據依據與憑證，是檢驗高校成人學習成果的有效手段.其次，從學校角度來說，對高校成人的學籍檔案進行管理是保障他們學習進程和質量的重要因素之一，也是評析高校教學管理水平和檢驗教學管理是否存在漏洞的重要標志，這對高校成人教育事業的發展起著重大的作用.但是目前高校成人的學籍檔案管理卻不盡人意，管理不到位、檔案意識不強等問題直接導致了檔案在利用時的困難.因此，加強高校成人的學籍檔案管理成為高校管理工作中一個亟待解決的問題.一方面，加強學籍檔案的管理，對推進成人教育教學工作的更加有序化、制度化和科學化具有十分重要的意義.另一方面，加強學籍檔案管理工作，還可以將教學水平與教學方法放在更廣泛的平臺上來加以比較，進而形成一種相互競爭的氛圍，使各個學校的領導和教師在競爭壓力下，能夠投入更多的精力來轉變教學理念，改善教育教學方式以及提高教學與管理水平.

4 加強高校成人學籍檔案管理的對策和建議

高校成人學籍檔案記錄了他們在校期間學習、生活、道德成績、思想表現、綜合評價等各方面的發展情況，能夠全面、系統地反映出學生在接受教育期間所參加的各種活動，以及在活動中取得的成就，是他們完成教育的憑證，也是我國教育事業極為重要的組成部分.做好高校成人學籍檔案管理工作是完善高校整體教學水平不可或缺的部分.加強對學籍檔案的管理，就是對教學水平與教育質量的提高.隨著高校成人教育的飛速發展，對學生的學籍檔案管理工作也提出了新的要求.各部門應該與時俱進，努力做好高校成人學籍檔案管理工作.

4.1 從有關部門的角度來看

有關部門應建立健全學籍檔案管理制度，提高科學合理的檔案管理水平，這是提高和加強學校對學生學籍檔案管理工作的有力保障.有關部門還應完善相關的法律法規，讓高校成人學籍檔案管理工作有章可依、有規可循，從而使管理更加制度化、科學化.又由于高校成人教育與普通高等教育之間存在差別，所以，就需要成人教育學校在建立健全成人學籍檔案管理制度的時候要切實地考慮成人教育的特殊性，制定出既有利于提升學籍檔案管理工作效率，又便于實際操作與執行的個性化成人學籍檔案管理工作制度與工作計劃.

4.2 從學校方面來看

4.2.1 高校應加大對成人教育的重視，設置專門管理機構來加強對他們學籍檔案的管理.高校成人教育是高等教育的重要組成部分，也是我國教育事業的特殊成分.管理好學生的學籍檔案，可以用來作為評判一個學校制度是否規范化、制度化的標準.因而，注重成人學籍檔案管理不單單是保護他們信息安全的有效途徑，也是這個學校教學工作與管理態度的直接反應.所以，學校應該重視成人教育工作，重視對他們的學籍檔案進行管理.

4.2.2 應用先進的檔案管理技術，促進成人學籍檔案管理的現代化.高校成人的學籍檔案管理工作，基本延續了傳統人工管理階段時所用的管理模式.這種費時費力管理模式，影響了管理工作效率的提高與信息保密程度的提升，使學籍檔案管理工作不能起到它應有的作用.在信息技術飛速發展的當今社會，信息化日益滲透到社會和人民生活的方方面面，使用先進的技術來完善學籍檔案管理工作是很有必要的.將現代的先進的電子計算機技術應用到高校成人的學籍檔案管理工作中，實現紙質化向電子化的過度，正好可以彌補傳統人工管理方法在對紙質檔案進行存儲、運輸、翻閱等過程中產生的破損與污染的弊端，也可以解決學籍檔案管理工作現狀中存在的很多問題.由于借助高科技的力量，從而會使得高校成人的學籍檔案管理工作更科學、更可靠、更合理.同時也解放了大量人工勞動力，從根本上加強了高校成人的學籍檔案管理工作，進而就會推動高校成人教育事業進一步發展.

4.2.3 作為學籍檔案管理人員，應該經常性的接受業務培訓，切實提高自身的整體業務水平.當前，隨著信息技術的發展，在網絡化普及的狀態下，管理人員素質不高的現象已經嚴重地影響了學籍檔案管理工作的進一步規范化.所以，提高學籍檔案管理工作人員的管理水平迫在眉睫.作為高校成人學籍檔案管理人員，首先要做的就是借鑒與學習專業性、先進性的管理方法.其次，在學習和引進專業性的檔案管理知識與方法的同時，為了從根本上提高自身的學籍檔案管理業務素質水平和能力，就需要接受多種形式的崗位培訓.不僅要從各種培訓中尋找適合本校的管理方法與管理模式，還要學習其他學校的學籍檔案管理知識，以確保各項學籍檔案管理工作都能得到保障.

5 結語

總而言之，高校成人的學籍檔案管理不是一項簡單的系統工程，有關部門應該完善相應的法律法規，建立健全高校成人的學籍檔案管理機制來支持學校的管理工作.作為一名從事高校成人學籍檔案管理者，應該充分認識到學籍檔案管理的重要性，從而轉變管理意識，改變以往的松懈態度，加強對本職工作的研究.學校應該完善和提升相關教育教學體制，營造出一個管理高校成人學籍檔案的良好工作環境；加強對學籍檔案管理者的教育，努力提高他們的管理素質；利用信息技術時代的高科技、現代化手段來提高學籍檔案管理工作的質量.在真正地做好學籍管理工作的基礎上，來提高學校教育教學等方面的整體水平，進而培養出大量的國家棟梁之才.

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〔2〕溫永花.重視普通高校成人學籍檔案管理工作[J].經濟師，2011（08）.

〔3〕邵媛，魏勇健，孫靜.普通高校成人學籍檔案管理的思考與建議[J].黑龍江教育，2012（08）.