ERP在企業(yè)中的管理探討

胡家亞

進(jìn)入21 世紀(jì)，從全球角度看，一個非常激烈的企業(yè)競爭環(huán)境正在形成。在未來以顧客為中心的時代，如何對企業(yè)外部環(huán)境的市場變化和顧客需求的個性化作出靈活快速響應(yīng)，有效地為顧客提供滿意的產(chǎn)品和服務(wù)，并不斷開辟新的顧客市場，是當(dāng)今現(xiàn)代企業(yè)必須考慮的問題。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的日趨進(jìn)步，企業(yè)的管理也正沿著信息化、專業(yè)化、高效化的道路發(fā)展，財務(wù)管理和制造管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理中必不可少的兩大部分而日趨受到高效性、正確性、及時性的挑戰(zhàn)。我們發(fā)現(xiàn)通過管理軟件的實施不僅改變了一些計劃經(jīng)濟體制和市場經(jīng)濟體制新舊混合的、不合理的工作方式與工作理念，同時也促進(jìn)了現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)化、信息化的進(jìn)程。

一、ERP 的產(chǎn)生與發(fā)展

ERP 的產(chǎn)生離不開環(huán)境因素的影響。其環(huán)境包括企業(yè)內(nèi)部環(huán)境和企業(yè)外部環(huán)境。在企業(yè)外部，企業(yè)所處的商業(yè)環(huán)境己經(jīng)發(fā)生了根本性變化。顧客需求日新月異、技術(shù)創(chuàng)新不斷加速、產(chǎn)品生命周期不斷縮短、市場競爭日趨激烈，這些均構(gòu)成了對現(xiàn)代企業(yè)的生存與發(fā)展的影響。

在企業(yè)內(nèi)部，無論是連續(xù)型還是離散型的制造業(yè)，無論是單件生產(chǎn)、多品種小批量生產(chǎn)、少品種重復(fù)生產(chǎn)還是標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品大量生產(chǎn)的制造，制造業(yè)內(nèi)部管理都可能遇到諸如此類問題。而實際上，采購部門的效率過高，倉庫里囤積的某些材料20 年都用不完，倉庫庫位飽和，資金周轉(zhuǎn)很慢，許多公司甚至要用5～10 個星期的時間，才能計算出所需要的物料量，所以訂貨周期只能為5～10 個星期，訂貨單和采購單上的日期和缺料單上的日期都不相同，沒有一個是肯定的。

這種外部和內(nèi)部的矛盾就要求企業(yè)用一種新的管理方式和管理工具來全面管理企業(yè)，使得企業(yè)在競爭激烈的大市場中能快速反應(yīng)、協(xié)調(diào)各部門。這樣ERP 便產(chǎn)生了。

二、ERP 應(yīng)用的基本條件

ERP 系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映了時代對企業(yè)合理調(diào)配資源、最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。ERP 系統(tǒng)中的計劃體系主要包括：主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、能力需求計劃、采購與庫存管理、銷售執(zhí)行計劃、財務(wù)與成本管理和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。因此，ERP 的應(yīng)用是一項龐大而復(fù)雜的工程，企業(yè)必須具備相應(yīng)條件才有可行性。

第一，企業(yè)發(fā)展的實際需求。企業(yè)實施ERP 多數(shù)是自身發(fā)展的一種需要，在這個階段中企業(yè)大多在管理上出現(xiàn)了這樣或那樣的矛盾，已嚴(yán)重制約了企業(yè)的發(fā)展。必須切實解決好這些管理問題，全面提升企業(yè)的管理水平及發(fā)揮管理效益，才能使企業(yè)不至于在激烈的市場競爭中被淘汰。對于企業(yè)決策者來說，與企業(yè)在生產(chǎn)設(shè)備或者銷售渠道等方面的投入相比，ERP 是一筆不小的投入。ERP 又是一項跨功能的工程，不可避免地需要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組和組織機構(gòu)的調(diào)整，它改變企業(yè)模式和人的思維方式，并常伴隨著權(quán)力和利益的轉(zhuǎn)移。同時，ERP 也是信息高度集成的系統(tǒng)，而各部門領(lǐng)導(dǎo)是上下聯(lián)系的橋梁，他們了解部門內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，掌握企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，知道生產(chǎn)經(jīng)營工作中實際存在的問題，也是ERP 系統(tǒng)的主要用戶。

因此，ERP 不僅是企業(yè)一把手工程，而且也是企業(yè)各部門一把手工程。ERP 在沿海地區(qū)、經(jīng)濟發(fā)達(dá)地區(qū)的私營企業(yè)、合資企業(yè)實施的成功率較高，而在國有大、中型企業(yè)的成功率較低，成功率高低的主要原因是取決于企業(yè)各級管理者采用先進(jìn)技術(shù)和管理方法決心的大小。前者由于承擔(dān)的市場風(fēng)險大，有強烈的盈利目的，所以實施ERP 的阻力相對較小；而后者由于其歷史原因造成機制不活，思想不解放，觀念沒有更新，所以實施阻力較大，成功率也較低。因此，企業(yè)的各級管理者富有改革、開拓與進(jìn)取精神以及能從大局出發(fā)的全局觀念，是ERP 應(yīng)用的前提。

第二，企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組（BPR）的基礎(chǔ)。BPR 的核心精神是以流程運作為中心，擺脫傳統(tǒng)組織分工的束縛，提倡面向客戶、組織變通、員工授權(quán)及正確地運用信息技術(shù)，達(dá)到快速適應(yīng)市場變化的目的。對于我國的大多數(shù)企業(yè)，業(yè)務(wù)流程通常是按照職能分工設(shè)計的，這是幾十年來人們一貫奉行的準(zhǔn)則。

企業(yè)員工習(xí)慣在其他部門需要某個數(shù)據(jù)的時候從計算機系統(tǒng)中倒出數(shù)據(jù)來，重新整理、加工、制表后再進(jìn)行人工傳遞。而實施ERP 系統(tǒng)追求的是整個企業(yè)內(nèi)部一次性地采集信息并共享信息。換言之，ERP 強調(diào)企業(yè)變“結(jié)果管理”為“過程管理”。因此，實施ERP 必先實施BPR，才能確保企業(yè)有一個科學(xué)的、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ)。這個階段的工作是不可逾越的，對于我國大多數(shù)長期處于粗放管理的企業(yè)更是如此。

三、ERP 應(yīng)用的風(fēng)險及應(yīng)對策略

我國企業(yè)ERP 應(yīng)用成功率不高的事實表明，實施ERP項目存在著很大的風(fēng)險，主要有投入成本巨大的財務(wù)風(fēng)險，項目過程中的各種實施風(fēng)險和由實施帶來業(yè)務(wù)錯亂的業(yè)務(wù)流程風(fēng)險，以及內(nèi)部管理風(fēng)險和外部環(huán)境風(fēng)險等。要有效地應(yīng)對和防范這些風(fēng)險，必須切實做好以下幾個方面的工作。

首先，實施ERP 是對現(xiàn)行業(yè)務(wù)的改革與創(chuàng)新。由于企業(yè)現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程要進(jìn)行變更與改革，實行業(yè)務(wù)流程重組，企業(yè)的各級管理人員和基層員工可能會因此事關(guān)涉到本部門、本單位及個人利益，或是業(yè)務(wù)人員的工作習(xí)慣會受到?jīng)_擊，從而對實施會產(chǎn)生各種各樣的阻力。這種情況下，企業(yè)必須強化領(lǐng)導(dǎo)，采用堅定有力的措施，以排除實施阻力，提高企業(yè)人員的業(yè)務(wù)技術(shù)水平、綜合素質(zhì)和參與實施的積極性。

其次，在企業(yè)實施ERP 項目之前，必須十分明確ERP 項目需求，搞清項目的主要目的、特點、實施的范圍和策略并細(xì)化成文存檔。企業(yè)選定的ERP 廠商在實施項目前都要根據(jù)企業(yè)的實際情況及項目需求來設(shè)計企業(yè)的系統(tǒng)范圍、系統(tǒng)架構(gòu)，并根據(jù)實際情況對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組提出建議。

最后，ERP 軟件運行的基礎(chǔ)是企業(yè)的數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)實施之初，就要規(guī)范數(shù)據(jù)的收集整理工作。必須把追求系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性、完善性作為提高企業(yè)管理水平的一項重要工作抓實抓好。

四、ERP 應(yīng)用的成功標(biāo)志

ERP 系統(tǒng)的實施成功對于企業(yè)是來之不易的，需要項目組成員及全體員工在各階段付出艱苦的努力，還需一絲不茍地對軟件的功能、項目的需求及實施過程進(jìn)行整理和評價。對于如何評價一個ERP 系統(tǒng)是否實施成功，驗證的標(biāo)準(zhǔn)是多方面的，但根據(jù)企業(yè)的一般共性情況主要應(yīng)從以下幾個方面來進(jìn)行評定。

第一，系統(tǒng)運行集成化。企業(yè)選購的系統(tǒng)能全部正常運轉(zhuǎn)起來，已成為各部門管理人員日常工作離不開的有效工具，這是ERP 應(yīng)用成功在技術(shù)解決方案方面最基本的表現(xiàn)。ERP系統(tǒng)是對企業(yè)物流、資金流、信息流進(jìn)行一體化管理的軟件

系統(tǒng)，其核心管理思想就是實現(xiàn)對“供應(yīng)鏈”的管理，軟件的應(yīng)用將跨越多個部門甚至多個企業(yè)。

第二，業(yè)務(wù)流程合理化。這是ERP 應(yīng)用成功在改善管理效率方面的表現(xiàn)。ERP 應(yīng)用成功的前提是必須對企業(yè)實施業(yè)務(wù)流程重組，這種對流程的變革不是進(jìn)行簡單的膚淺的改變或修補，其目的也不是使企業(yè)的效益略有改善或簡單提升，而是拋棄所有陳規(guī)陋習(xí)、毫無效益或效益低下的作業(yè)方式，創(chuàng)造全新的工作方法，從而使企業(yè)效益有顯著增長或極大飛躍。

第三，績效監(jiān)控動態(tài)化。ERP 的應(yīng)用將為企業(yè)提供豐富的管理信息，如何用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過程中真正起作用，這是衡量ERP 應(yīng)用成功的另一個標(biāo)志。在ERP 系統(tǒng)完全投入實際運行后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)管理需要，利用ERP 系統(tǒng)提供的信息資源設(shè)計出一套動態(tài)監(jiān)控管理績效變化的報表體系，以期即時反饋和糾正管理中存在的問題。

第四，管理改善持續(xù)化。隨著ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的合理化，企業(yè)管理水平將會明顯提高。實施ERP 的一項重要目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是提高企業(yè)員工的素質(zhì)，企業(yè)能因此而建立一支既熟悉現(xiàn)代管理、又能熟練應(yīng)用計算機技術(shù)的雙專業(yè)員工隊伍。

五、結(jié)束語

總而言之，ERP 為企業(yè)提供的是一套融合先進(jìn)的管理理念和生產(chǎn)模式的完整管理體系，提供了企業(yè)達(dá)到更高層次經(jīng)營管理能力的系統(tǒng)構(gòu)架、平臺。但企業(yè)能否成功應(yīng)用這樣的管理系統(tǒng)，以及系統(tǒng)平臺能否達(dá)到理想的境界，則取決于企業(yè)自身素質(zhì)與條件。

（作者單位：河南中達(dá)信會計師事務(wù)所有限公司）